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El Grupo Allianz seleccionó el sistema editorial WoodWing Enterprise para producir sus informes anuales y consiguió incrementar la eficiencia y reducir costos al mismo tiempo.

Líder del mercado en Alemania
El Grupo Allianz es uno de los proveedores de servicios líderes en el campo de los seguros, banca y administración de recursos. Es uno de los administradores de recursos más grandes del mundo, con la administración de inversiones por 765 mil millones de euros. La compañía atiende a más de 80 millones de clientes en unos 70 países alrededor del mundo. Allianz ha mantenido su liderazgo en el mercado en el negocio de los seguros en Alemania.

La primera compañía Societas Europaea
La confiabilidad, servicio y experiencia de Allianz se basa en el compromiso continuo de sus más de 180,000 empleados. En el año fiscal 2007 el Grupo Allianz obtuvo ingresos totales por 102 mil millones de euros aproximadamente. En 2006, Allianz SE, la holding, se convirtió en la primera compañía del índice DAX y Dow Jones EURO STOXX 50 en adoptar la forma legal de una Societas Europaea, que es una nueva forma legal para corporaciones que cotizan en bolsa.

Tres sistemas sometidos a prueba
Debido a que Allianz cotiza en el mercado de valores, tenía que cumplir con muchos requerimientos de entrega de informes. El Grupo Allianz tiene que  publicar informes trimestrales y anuales, y Allianz SE debe publicar su informe anual de la empresa y mucho más. El equipo de Allianz no tomó una decisión inmediata. Probaron tres sistemas extensamente, que se seleccionaron en gran medida basándose en pláticas con usuarios que ya empleaban estas soluciones.

Proceso de producción complejo
De acuerdo con Bettina Stoob, de Administración de informes de Allianz Group, todos los materiales de medios se han producido de la forma usual en cooperación con una agencia. Allianz creaba el contenido usando aplicaciones de Microsoft Office, y la agencia usaba QuarkXPress para el diseño, y más después adoptó Adobe InDesign.

El flujo de trabajo de la producción de informes financieros es complejo y demanda tiempo – muchos colaboradores de varios departamentos trabajan en conjunto bajo presión extrema. Además el número de ciclos de revisión y corrección usualmente es enorme.

Tres meses en evaluación
Por eso la compañía decidió implementar un sistema editorial para optimizar el proceso. Los objetivos eran obvios – ahorrar tiempo y dinero, incrementar la calidad y la flexibilidad y, por supuesto, el sistema tenía que cumplir con altos requerimientos de seguridad.

Tras una larga fase de evaluación de tres meses se decidió integrar el sistema editorial Enterprise de WoodWing.
Bettina Stoob: "Comparado con los otros sistemas, la solución cumplió con la mayoría de nuestras necesidades".

Soporte de un socio competente
Debido a que el proyecto se inició justo antes de la producción del siguiente informe había poco tiempo para la conversión. Esta es exactamente el tipo de situación en la que un socio fuerte y experimentado hace toda la diferencia.

Bettina Stoob recuerda: "Debido a que nuestro integrador de sistemas, A&F Computersysteme, nos dio un soporte perfecto, la fase de conversión transcurrió bien – aunque, por supuesto, tuvimos uno o dos momentos de nerviosismo. A&F estaba ahí para ayudar, incluso muy tarde en las noches o los fines de semana. Siempre sentimos que recibíamos consejo competente y orientado al cliente".

Alta aceptación
Los mayores cambios los tuvo el flujo de trabajo, dice Stoob. Tuvo que establecerse el proceso y el personal tuvo que ser convencido y capacitado. Al final, todos se acostumbraron a él muy rápidamente. El personal estuvo agobiado por un proceso obsoleto y complicado durante mucho tiempo, así que la aceptación del nuevo sistema fue muy buena desde el principio.

Bettina Stoob saca una conclusión admirablemente positiva: "Nos ahorramos tiempos de espera, con lo que obtenemos documentos finalizados más rápidamente. Y conseguimos reducir claramente la complejidad del flujo de trabajo. Es más rápido, menos propenso a los errores y muchísimo mejor estructurado". Comparado con el procedimiento anterior, lograron considerables ahorros en los costos con una inversión razonable. Bettina Stoob: "Tenemos el control del proceso y evitamos duplicaciones innecesarias".

Gracias a las experiencias positivas, más colegas y departamentos tendrán acceso al sistema editorial en el futuro cercano.

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