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La agencia de comunicaciones financieras FIRST RABBIT utiliza Smart Communications de WoodWing para producir informes anuales para muchas corporaciones reconocidas, y está muy complacida con su alta eficiencia.

El informe anual es la publicación más importante en toda compañía y corporación. No solamente debe contener los números fríos, sino expresar de manera contundente la imagen corporativa. Al mismo tiempo el contenido debe apegarse a una cantidad impresionante de lineamientos legales.

Del concepto a la preprensa
FIRST RABBIT, la agencia ubicada en Colonia, se enfoca exactamente en estas demandas contradictorias. Se describe a sí misma como una especialista en comunicación para Branding y Posicionamiento, así como en revistas e informes anuales. La organización cubre todo el campo, desde el concepto hasta la preprensa, y desde la creación hasta la consultoría en administración de proyectos.

La labor del equipo alrededor del gerente de la empresa, Dirk Röhricht, es presentar la información de un informe anual con la mayor transparencia para tantos accionistas e inversionistas como sea posible. Por lo tanto, la agencia es en parte responsable de que el cliente tenga una exitosa posición en las acciones.
 

Premio de Platino
Röhricht está convencido de que los informes anuales impresos seguirán siendo el medio de comunicación corporativa número uno: "Es el heraldo de la filosofía de la compañía y de sus éxitos". Para comunicar los éxitos de sus clientes, la agencia recurre a su experiencia y conocimiento usando flujos de trabajo personalizados para la producción de los informes anuales.Y con mucho éxito: FIRST RABBIT ha producido informes anuales sobresalientes para muchas corporaciones reconocidas y ha recibido muchos premios. En 2007, de entre 3,000 trabajos participantes provenientes de 20 países, el informe anual de D.Logistics recibió el Premio de Platino por ser el reporte anual más creativo de la Liga de Profesionales Americanos de la Comunicación.

Este informe anual galardonado fue producido por FIRST RABBIT con Enterprise.

Requerimientos especiales
Hasta hace poco, los informes anuales se hacían más o menos manualmente usando QuarkXPress, sin contar con sistema editorial o de administración de contenido alguno. El proceso se caracteriza por tener requerimientos muy especiales. La información debe ser absolutamente correcta y actualizada. Las demandas organizacionales son igualmente fuertes. Por el lado del cliente pueden estar involucrados múltiples departamentos como Relaciones con inversionistas, Comunicaciones corporativas y Finanzas.

Esta situación genera una cantidad extremadamente alta de correcciones concurrentes. Todas estas correcciones deben procesarse en el documento final. En un proceso tradicional, usando aplicaciones individuales, estos cambios y ciclos de revisión pueden costar 200 horas o más. Es la mayor amenaza para la eficiencia y el cierre. Además, debe garantizarse la seguridad. Ni un solo fragmento de información debe alcanzar el mundo exterior antes de la fecha de publicación.

Plataforma cruzada y fuente abierta
Con estos requerimientos altamente específicos en mente, FIRST RABBIT decidió seleccionar un sistema editorial para sus informes anuales. La meta era lograr un proceso de revisión más corto y fluido. Cada informe debía tener sus propios archivos de proyecto actualizados y centralizados donde todos los involucrados tuvieran acceso al trabajo de los otros.

El equipo seleccionó dos productos y los probó exhaustivamente durante dos meses. Finalmente seleccionó Smart Communications de WoodWing , y no solamente por su precio atractivo. El soporte para plataforma cruzada fue una ventaja mayor debido a que FIRST RABBIT usa Windows, Mac y Linux. La compatibilidad con sistemas de fuente abierta como MySQL y servidor Web Apache constituyen un argumento igualmente convincente.

La apertura del código fuente significó una motivación adicional. De ser necesario, el sistema puede adaptarse fácilmente para satisfacer las necesidades específicas de la agencia. Por último pero no menos importante, la impresionante trayectoria de WoodWing en la industria editorial fue un criterio decisivo.

Las correcciones pueden costar 200 horas o más. Smart Communications redujo esto a menos de la mitad.

Implementación en 5 días
Se eligió al integrador de sistemas Jeberien Consulting, ubicado en Hamburgo, para realizar la implementación. Röhricht: "Queríamos una compañía pequeña que tuviera costos de operación tan bajos como fuera posible. Jeberien implementó Smart Communications exitosamente en cinco días, mientras que el producto de la competencia habría sido un proyecto de 30 días-hombre".

Dirk Röhricht estaba muy complacido con el resultado general. "El proceso completo, incluyendo capacitación tanto para empleados como clientes, tomó alrededor de tres meses. También el soporte fue excelente". Desde entonces, FIRST RABBIT ha usado Smart Communications para producir informes anuales para D.Logistics, HAHN, Nemetschek y Praktiker. Ahora los clientes pueden realizar las correcciones ellos mismos, lo que reduce dramáticamente los tiempos de producción. Las publicaciones también están más actualizadas debido a que el cierre de edición puede acercarse a la fecha de publicación.

Retorno de la inversión
El uso de Smart Communications para informes anuales resultó en un enorme ROI. Un feliz Röhricht: "No más horas y horas de procesamiento de correcciones. Podemos concentrarnos otra vez en nuestro negocio real: creatividad, soporte y producción de alto nivel". Está muy impresionado con la relación precio/rendimiento, y tiene planes para producir más informes anuales con Smart Communications.

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