Finnair - Informes anuales
Miltton Oy, una firma finlandesa de consultoría, introduce a Finnair a su bien probada forma de producir reportes anuales: con Smart Communications de WoodWing.
Acerca de Finnair
Finnair, una de las líneas aéreas en operación más antiguas del mundo, fue establecida en 1923 y se enfoca en el transporte de pasajeros entre Europa y Asia, vía Helsinki. Con una plantilla laboral de 9,700 empleados, las operaciones del Grupo Finnair abarcan tráfico programado de pasajeros y tráfico de placer, operaciones técnicas y terrestres, alimentos, agencias de viaje, información sobre viajes y servicios de reservación. Las subsidiarias proporcionan servicios de soporte al tráfico aéreo u operan con áreas estrechamente relacionadas.
La importancia de los informes anuales
Un informe anual no es solamente la tarjeta de presentación de una empresa. También es un documento para la toma de decisiones para los nuevos inversionistas. Además, tanto los informes trimestrales como los anuales son extremadamente importantes para los accionistas. En resumen, las finanzas de la compañía dependen de ellos. Las imprecisiones o el no cumplimiento con una fecha de publicación anunciada pueden tener consecuencias legales severas.
Generalmente un reporte anual consta del perfil de la empresa y los estados financieros. El primero es típicamente un librillo aparte con mucho diseño. Para el segundo la precisión es de máxima importancia para apegarse a los estándares de contabilidad internacionales como IFRS y US GAAP.
En Finnair, el departamento de Relaciones con Inversionistas es responsable de proporcionar a tiempo información financiera y pronósticos para publicarse con el informe anual.
Informes anuales a la manera tradicional
Debido a que Finnair no es una compañía editorial, contrata a una agencia de comunicación para manejar el contenido, la fotografía y el diseño. Personal de Finnair, tanto del departamento de Relaciones con inversionistas como del departamento de Finanzas proporcionan el contenido y la agencia lo incorpora al diseño. El continuo proceso de actualización tanto del contenido como del diseño, con una fecha de cierre apremiante, estaba distribuido en muchos lugares y se tenía que usar e-mail, fax e incluso taxis. En la confusión, la agencia algunas veces usaba una versión incorrecta de un documento, o bien las actualizaciones y correcciones no alcanzaban a aparecer en el siguiente borrador. Esto causaba muchas rondas de corrección innecesarias.
El señor Taneli Hassinen, Vicepresidente de comunicaciones financieras y relaciones con inversionistas de Finnair: "El control de las versiones era una pesadilla. Se hacían correcciones que no se procesaban. Esto resultaba en frustración para el personal y grandes pérdidas de tiempo en revisiones adicionales".
Adopción de una forma de trabajo comprobada
Finnair comisionó a Miltton Oy para asistirlos con su informe anual. Miltton es una firma finlandesa de consultoría de rápido crecimiento que ofrece soluciones para planeación estratégica e implementación operativa de comunicaciones. Ellos permitieron a Finnair adoptar su forma de trabajo comprobada. Basándose en muchos años de experiencia con clientes corporativos, Miltton propuso una solución usando Adobe InDesign e InCopy y Enterprise, la Plataforma de publicación de contenido de WoodWing. Esta plataforma de arquitectura abierta es la base de Smart Communications.
Leena Löytömäki, Directora de cuenta de Miltton para Finnair: "Enterprise asegura que la información no desaparezca y proporciona claridad en la comunicación con los clientes". Taneli Hassinen agrega: "Era vital para nosotros retomar el control de todo el proceso de edición, pero también lo era trabajar con un sistema confiable".
El nuevo informe anual
Smartium Oy, por largo tiempo socio de WoodWing e integrador de sistemas tanto para Miltton como para Finnair, proporcionó toda la capacitación, instalación y soporte de IT referente a los productos WoodWing y Adobe. Adobe InCopy es un programa intuitivo y su integración con Smart Communications es casi invisible. Por lo tanto el personal de Finnair requirió solamente una capacitación menor para prepararlos para su nuevo informe anual.
Los diseñadores de Miltton usaron Adobe InDesign para crear y mantener el diseño. Después de eso, el personal de Finnair solamente requirió de Adobe InCopy para escribir el contenido directamente "en su lugar". Con Smart Communications controlando los archivos y sus versiones, todos los cambios que hacen los redactores y analistas se registran adecuadamente y aparecen de forma instantánea en el lugar correcto.
De hecho, debido a que todos los redactores, analistas y diseñadores ahora trabajan con Smart Communications, su ubicación se ha vuelto irrelevante. Pueden trabajar incluso desde su casa. Las actualizaciones de último minuto por e-mail son cosa del pasado y la precisión ha mejorado enormemente. Pero más importante, las rondas de revisión se han reducido al mínimo. Estas son buenas noticias especialmente para el departamento de Finanzas, que no se enfoca principalmente en el informe anual.
Lo que viene
El nuevo informe anual de Finnair ha sido un gran éxito, tanto para Miltton como para el departamento de Relaciones con inversionistas de Finnair. Otras publicaciones internas como Share Issues son ahora candidatas serias a producirse usando Smart Communications. Hassinen: "Trabajar con Miltton y usar Smart Communications ¡ha sido un matrimonio feliz!".
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