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Para la realización de informes de negocios y otras publicaciones, la empresa ubicada en Munich confía en la seguridad y precisión de la plataforma de publicación de contenido WoodWing Enterprise.

"Münchener Rückversicherungs-Gesellschaft Aktiengesellschaft in München" es la compañía holding de Munich Re, una de las empresas más grandes del mundo en el ramo de los reaseguros, seguros primarios y administración de recursos.

Desde su fundación en 1880 ha sido pionera en reaseguros, con una experiencia construida a lo largo de 130 años y el conocimiento de 44,000 empleados. Las oficinas centrales de la compañía se ubican en Munich, con muchas sucursales alrededor del mundo.

Plataformas petroleras y tecnología satelital
La empresa tiene un rico historial y actividad en casi cualquier tipo de seguro. Además ofrece seguros técnicos, personales, para transportación, aviación y fuego. Munich Re reasegura, por ejemplo, los riesgos de plataformas petroleras, tecnología satelital y catástrofes naturales.

Está en la cima de los seguros primarios en Alemania con su subsidiaria ERGO, que cubre todo tipo de seguros personales con las marcas D.A.S., Victoria y Hamburg-Mannheimer, y su subsidiaria de seguros de viaje Europäische Reiseversicherung. Además ofrece administración de recursos y servicio de inversión de fondos.

Gastos de corrección extremos
Ya que Munich Re se encuentra en el mercado de valores, debe publicar informes anuales y trimestrales. Estos contienen información financiera detallada, clarifican el desarrollo de negocios y presentan el rango completo de productos de Munich Re y su misión: convertir el riesgo en valor.

La producción de este tipo de informes es una actividad crucial en la comunicación corporativa. A esto se añade la presión del tiempo, enormes gastos de corrección y un complejo flujo de información entre los muchos participantes. Y como la información de los informes es importante para el valor de las acciones, debe mantenerse absolutamente confidencial hasta su publicación.

Reducción de las rondas de corrección
Munich Re estaba buscando un proceso de producción más eficiente para los informes y una mayor transparencia en el flujo de trabajo sin sacrificar la seguridad de la información. Por lo tanto, en  octubre de 2006, la compañía decidió utilizar una solución editorial dedicada a sus informes anuales.

Hasta entonces Munich Re producía sus informes anuales y otras publicaciones de la manera usual. Los textos se preparaban en Microsoft Word, las tablas en Excel, y el diseño se hacía con QuarkXPress, Photoshop e Illustrator. Augustin Luginger, gerente de proyectos de Munich Re, recuerda: "Los requerimientos básicos que teníamos para una solución editorial corporativa eran: seguridad de los datos, ahorro en tiempo y costos, reducción de las rondas de corrección, identificación de responsabilidades por los cambios en las versiones, y un sistema elaborado pero fácil de administrar para los roles y derechos de acceso".

Compatibilidad y precio
Munich Re investigó extensamente los medios especializados y empleó 10 meses examinando detalladamente tres soluciones editoriales, usando tanto presentaciones como pláticas con usuarios. Al final Enterprise superó a sus competidores en compatibilidad y precio.

Los prerrequisitos internos acerca de la base de datos también jugaron un papel sustancial. Augustin Luginger describe las razones para seleccionar Enterprise: "El uso de una base de datos estándar (Oracle) fue decisivo, en comparación con la solución propietaria de la competencia. Otra solución salió pronto de la carrera debido a consideraciones de costo".

Alto estándar de seguridad en la información
La instalación e implementación de Enterprise inició a fines de agosto de 2007. En un mes se instalaron alrededor de 50 asientos para InCopy e InDesign en el modo de usuarios concurrentes.

La implementación de Enterprise se realizó de acuerdo con los altos estándares de seguridad de Munich Re, protegiendo toda la información, computadoras y redes sensibles. Enterprise se sometió a varias pruebas de seguridad que realizó el propio centro de competencia de la compañía en Toronto. Enterprise ofrece un muy alto estándar de seguridad pero se optimizó aun más durante estas pruebas. La flexibilidad de Enterprise permitió un ajuste gradual y sencillo a los estándares de seguridad requeridos. A pesar de estos requerimientos y la cooperación descentralizada de las partes involucradas en Munich, Toronto y Hamburgo, esta fase temprana de la instalación pudo completarse exitosamente en un tiempo corto. "La instalación en Munich Re fue compleja debido a nuestros altos estándares de seguridad, pero el intenso trabajo en equipo entre nuestro personal de IT y el integrador de sistemas ProPublish AG, de Hamburgo, aseguró una implementación fluida", explica Augustin Luginger.

Definición del flujo de trabajo
Durante la segunda fase se personalizó la plataforma editorial. Antes que todo se definió un flujo de trabajo durante un taller realizado por ProPublish AG. Para esto se identificaron secuencias de procedimientos de trabajo en el proceso de creación, por ejemplo, para la producción de páginas y artículos, especificando la forma en que se implementarían en Enterprise posteriormente. Después se programaron sesiones de capacitación para los futuros usuarios. A finales de septiembre de 2007 Enterprise arrancó con el informe trimestral 3/2007. Este informe fue algo así como el proyecto piloto, ya que el proceso de producción es similar al de un informe anual.

Seis semanas
Augustin Luginger justifica esta decisión: "Deliberadamente seleccionamos un proyecto crítico en lugar de una publicación sencilla a fin de generar suficiente atención de todos los involucrados, cosa esencial durante la introducción de un reto tan extenso. De esta forma pudimos estimar con más precisión los costos de nuestro próximo informe anual". El informe trimestral 3/2007 se publicó el 5 de noviembre de 2007, seis semanas después de la instalación de Enterprise.

Ahora el flujo de trabajo para la producción de los informes trimestrales y anuales es como sigue. Los empleados de los departamentos de Información del grupo y Contabilidad de reaseguros de Munich Re usan datos del sistema SAP de la compañía. Estos se importan a Excel, donde se preparan para el informe. Se utiliza Smart Mover y Smart Styles – herramientas adicionales de Enterprise – para conectar SAP, Excel e InDesign. La información de SAP se prepara en Excel igual que antes, pero ya no tiene que capturarse en InDesign. Se usa Smart Mover para importar los datos a Enterprise, y Smart Styles proporciona formateo automático a las tablas de Excel en InDesign. Este proceso de automatización ahorra tiempo y evita errores que pueden ocurrir durante la transferencia.

Solución elegante en la integración
Augustin Luginger estaba totalmente convencido de la capacidad de integración de Enterprise. "La transferencia de Excel a InDesign fue un requerimiento especial. Smart Mover y Smart Styles ofrecieron una solución elegante".

En septiembre de 2008 Munich Re cambió completamente de Windows XP a Vista. La compatibilidad de Enterprise con Vista permitió que el cambio fuera fácil para el personal de IT interno, ProPublish AG y WoodWing.

Pensamiento colaborativo
A pesar de las exigencias de la conversión técnica, el mayor beneficio de la introducción de Enterprise en Munich Re lo notaron los propios usuarios, de acuerdo con Augustin Luginger: "Hemos exhortado a nuestros empleados a trabajar y pensar de forma colaborativa. Todos aquellos que aportan materiales ahora tienen una responsabilidad individual mayor con respecto al ambiente de trabajo más transparente".

La primera publicación realizada con Enterprise mostró ya un incremento en la productividad en todos los niveles. Los empleados tuvieron acceso simultáneo e ilimitado al contenido y al diseño, permitiendo a Munich Re la producción de sus estados financieros completamente in-house por primera vez. La ausencia de interfases externas permitió un incremento en la seguridad de la información durante la etapa de producción.

Menores costos, mayor productividad
Enterprise también introdujo un proceso de producción más estructurado. La publicación siempre tiene un estado de versión autentificada, excluyendo procesos paralelos. En un momento dado, cualquiera de los involucrados puede solicitar el estado de partes individuales de los informes trimestrales y anuales. De esta forma el proceso de producción puede ajustarse significativamente. Augustin Luginger menciona aun más ventajas: "Con Enterprise podemos reducir los costos de producción al tiempo que incrementamos la productividad claramente. Y nos agradó mucho descubrir que manejar Enterprise fue aun más fácil que lo esperado".

La exitosa producción de los estados financieros impulsó la conversión de "Diálogo en conocimiento" (un seminario en folleto para los clientes en seis idiomas), y "Schadenspiegel", que ha aparecido por más de cinco décadas en cinco idiomas. Ahora ambas se producen usando Enterprise, y hay más proyectos en camino.

Alta aceptación
Para extender Enterprise en Munich Re el número de usuarios se incrementará pronto. Content Station – la nueva aplicación para administración de contenido, independientemente del medio – también se observará de cerca. El contenido puede hacerse disponible para diferentes medios simultáneamente en un solo paso. WoodWing recibió la solicitud de integrar el software de traducción SDL Trados con Enterprise a fin de enlazar más estrechamente los folletos multiidioma en el ambiente de producción.

Augustin Luginger tiene un muy buen concepto del integrador de sistemas ProPublish AG: "La capacitación que nos proporcionaron fue perfecta. Casi no experimentamos problemas durante la producción del primer informe. Como resultado la aceptación de Enterprise entre los colegas fue muy alta desde el principio. El equipo es competente, confiable y enfocado al cliente".