Het zorgen voor een goede adoptie begint al voor dat het intranet überhaupt uitgerold gaat worden. Daarom is het belangrijk dat je al vanaf het eerste moment de medewerkers erbij betrekt. Vraag aan je medewerkers wat zij graag terug zien in een sociaal intranet. Gebruik deze input bij het kiezen van de juiste tool voor jullie intranet. Zo weet je zeker dat als het intranet uitgerold wordt, dat de medewerkers het intranet van toegevoegde waarde vinden.
Als je de juiste tool hebt uitgekozen kom je bij het volgende punt terecht. Kies een groep medewerkers uit die de tool gaan testen. Wil je dat alle medewerkers veel gebruik maken van het intranet, dan moet je er voor zorgen dat de tool makkelijk te gebruiken is. Stel daarom een team samen dat alles test en ga met hun feedback aan de slag. Als het intranet dan organisatiewijd wordt doorgevoerd, kan iedereen er gemakkelijk mee aan de slag.
Vanaf het moment dat je het intranet in gebruik neemt, is het verstandig om alle interne communicatie via het nieuwe intranet te laten verlopen. Het geeft een duidelijk signaal af dat dit de plek is waar voortaan gecommuniceerd wordt. Verder moet je bij de uitrol consistent praten over de voordelen van het intranet en niet over de consequenties die de introductie van het intranet met zich meebrengen. Zo creëer je een positieve toon over het intranet.
Na de uitrol moet je zorgen dat je collega’s duidelijk weten waar ze terecht kunnen met vragen. Zorg voor een duidelijke handleiding en een contactpersoon waar de medewerkers naartoe kunnen met hun vragen, iemand die hulp en ondersteuning biedt. Sta ook open voor de feedback van de collega’s. Hoor je een bepaalde klacht of opmerking veel terug komen, ga dan na of je hier wat aan kan doen. Blijf vooral je collega’s goed op de hoogte houden over veel voorkomende problemen en de oplossingen.