Een nieuw tijdperk deed Microsoft besluiten dat het tijd was voor een nieuwe Outlook-versie. Om dezelfde reden besloot WoodWing Xtendis om nieuwe add-ins te introduceren. Een nieuw tijdperk dus – waarin je je geen zorgen meer hoeft te maken over lokale techniek, maar waarin alles veilig en up-to-date via het internet wordt geleverd.
De Xtendis add-ins integreren naadloos met Outlook Desktop, Web en Mac, en koppelen automatisch met Microsoft 365 via Entra ID. Geen gedoe meer met wachtwoorden of handmatige installatie. Elke gebruiker werkt altijd met de nieuwste versie, ongeacht welke Xtendis 7 versie je organisatie gebruikt.
Slimme configuraties vullen metadata-velden automatisch aan, en via het beheerportaal bepaalt je organisatie zelf hoe deze nieuwe Outlook add-in zich gedraagt. De add-in herkent bovendien wanneer correspondentie al eerder is gearchiveerd – door jezelf of door een collega – en helpt duplicaten te voorkomen.
Na archivering is de correspondentie direct beschikbaar om te delen via een beveiligde Xtendis-link. Zo combineer je gebruiksgemak, beveiliging en volledige controle in één moderne oplossing.
De Outlook add-in maakt het beheren van e-mails en bijlagen moeiteloos en veilig. Correspondentie wordt met één klik gearchiveerd in Xtendis en direct gekoppeld aan het juiste dossier of proces. Alle informatie is meteen vindbaar en alléén beschikbaar voor bevoegde gebruikers, wat bijdraagt aan compliance en informatiebeveiliging. Het onderliggende e‑mailbestand wordt als origineel bestand geborgd én de correspondentie zelf, plus bijlagen, worden automatisch geconverteerd naar PDF/A voor langdurige opslag en eenvoudige raadpleging vanuit Xtendis.
De add-in herkent wanneer correspondentie al eerder is gearchiveerd – door jezelf of door een collega.
Vervolgacties kunnen direct worden uitgestuurd indien gecombineerd met de Xtendis Workflow‑module. Zo bespaar je tijd, voorkom je fouten en houdt je organisatie de volledige controle over haar communicatie (correspondentie beheren, bijlagen opslaan, bijlagen direct koppelen aan dossiers of workflows).
De Office add-in integreert rechtstreeks met Microsoft Word, PowerPoint en Excel. Hierdoor worden waardevolle documenten zoals vergadernotulen, implementatiesheets, calculaties, contracten, handleidingen en verkooppresentaties moeiteloos en veilig opgeslagen in Xtendis. Door de integratie met Xtendis-versiebeheer blijven alle versies van belangrijke documenten overzichtelijk bij elkaar, zodat je altijd precies weet wat de actuele status van een bestand is.
Word Merge-templates maken het mogelijk om documenten automatisch te verrijken op basis van metadata, waardoor je fouten voorkomt en processen versnelt. Bovendien kun je vanuit de add-in eenvoudig eerder gearchiveerde documenten terugvinden en vergelijken met de actuele archiefversie. Zo werk je sneller en consistenter en houd je de volledige controle over elke versie van je Office-documenten.
Met de nieuwe generatie WoodWing add-ins komt alles samen: Outlook en Office werken naadloos samen met Xtendis, zodat elke vorm van correspondentie en documentatie veilig, vindbaar en toekomstbestendig wordt opgeslagen. Je werkt slimmer, zonder lokale installaties of technische zorgen, en profiteert automatisch van de nieuwste functies en beveiligingsstandaarden.
Met de nieuwe add-ins brengt WoodWing de eenvoud van de cloud samen met de kracht van document management – een moderne balans tussen gebruiksgemak, beveiliging en controle.
Wil je ook klaar zijn voor de uitfasering van de oude Outlook (in 2029) en direct profiteren van deze moderne manier van werken? De overstap is eenvoudig en kan makkelijk stapsgewijs plaatsvinden, zodat je organisatie zonder onderbreking profiteert van de nieuwe add-ins.
Ook overstappen? Neem snel contact op met de experts van WoodWing Xtendis!