Als Enterprise Information Managementsysteem zorgt Xtendis voor een veilige omgeving waarin je snel je informatie kunt vinden. Xtendis functioneert als zelfstandig systeem, maar het kan ook gekoppeld worden met andere systemen. Je moet dan denken aan een koppeling met CRM-, financiële-, ERP-systemen. Lodder Software heeft een ERP-systeem ontwikkeld, specifiek voor partijen die actief zijn in de markt voor Oliehandelaren en Tankstations. Een specifieke markt, met specifieke behoeften. In dit artikel ga ik in op de koppeling tussen Lodder en Xtendis.
De administratieve en logistieke processen binnen deze markt zijn zoals gezegd specifiek en dynamisch. Lodder heeft hiervoor de juiste oplossingen in huis om deze processen te ondersteunen, onder andere via hun ERP-oplossing. Echter, het puzzelstukje voor het digitaal verwerken van facturen ontbreekt. Xtendis vult dit ontbrekende gedeelte in met de digitale oplossing voor factuurverwerking.
Organisaties die zonder deze koppeling werken, verzamelen de benodigde handtekeningen voor goedkeuring nog op papier. Hierdoor is er minder inzicht in het goedkeuringsproces en kan een factuur sneller kwijtraken.
Het boeken van de facturen is veelal ook nog handwerk, dat de nodige tijd en kennis van de financieel medewerker vraagt.
Bovendien print men de facturen vaak uit. Kosten- en milieutechnisch niet de meest optimale werkwijze, maar noodzakelijk om de goedkeuring op papier te verkrijgen.
Xtendis zorgt voor de scanning, archivering én de herkenning van de binnenkomende facturen. Via een eenduidig digitaal proces worden zowel de papieren als de gemailde facturen verwerkt. De gegevens op de factuur herkent de software automatisch. Dit leidt tot een boekingsvoorstel in het ERP-systeem. Hierna is deze factuur ook direct opvraagbaar vanuit het Lodder.
De koppeling met Lodder zorgt in grote lijnen voor 4 zaken, waarbij variaties op de onderstaande handelswijze mogelijk zijn:
1. bij het herkennen van de crediteur worden de stamgegevens erbij gehaald vanuit Lodder;
2. na het registreren van de factuur worden de (voorlopige) boekingsgegevens doorgegeven aan Lodder;
3. na het volledige doorlopen van het goedkeuringsproces wordt de factuur in Lodder vrijgegeven voor de betaling;
4. de factuur is vanaf het moment van scanning direct raadpleegbaar vanuit Lodder.
Organisaties kiezen voor de Xtendis in combinatie met Lodder, omdat deze oplossing perfect aansluit bij hun werkwijze en vanwege de bestaande koppeling. Xtendis is complementair aan Lodder en vergemakkelijkt de boeking, de goedkeuring en de vindbaarheid van facturen. De Haan Minerale Oliën ging je al voor.
WoodWing Xtendis heeft meer dan 100 koppelingen met diverse systemen, waaronder met Lodder Software. Wil je er meer over weten, of ben je benieuwd wie er al met deze oplossing werkt? Neem dan vandaag nog contact met ons via het contactformulier.