Veel ERP-, financiële of branche specifieke systemen bieden voorzieningen om documenten op te slaan. Je zou je kunnen afvragen waarom dan nog een apart documentmanagementsysteem (DMS) nodig is. De ervaring leert dat hier goede redenen voor bestaan. Deze blog gaat hier nader op in.
Leveranciers van primaire systemen, zoals SAP Exact en AFAS, claimen vaak dat zij een volledig geïntegreerde oplossing bieden waarin ook het documentbeheer is geregeld. In sommige gevallen is die claim terecht. Als het aantal documenten en hun diversiteit niet al te groot is en er weinig regelgeving van toepassing is, dan kun je een eind komen. Echter, er zijn nog maar weinig organisaties waar dit op van toepassing is.
Technologische en organisatorische ontwikkelingen zorgen er juist voor dat documenten uit steeds meer verschillende bronnen komen. Daarnaast is de laatste jaren steeds meer wet- en regelgeving ontstaan die een goed documentbeheer vereist.
Primaire systemen hebben over het algemeen zelf geen voorzieningen om op eenvoudige en efficiënte wijze documenten uit verschillende bronnen te importeren. Alleen documenten die vanuit het systeem zelf worden gegenereerd kunnen eenvoudig worden bewaard, maar voor externe documenten en bestanden is het vaak omslachtig.
Eenmaal vastgelegd, heeft een gemiddeld primair systeem geen voorzieningen om de digitale duurzaamheid te bewaken. Bestanden blijven bewaard in het formaat waarin ze zijn aangeleverd. Dit veronderstelt vaak de beschikbaarheid van de applicaties waarin de bestanden zijn aangemaakt (Word, Excel, Outlook, etc.). Voor bestanden die lang bewaard moeten worden is dit een risico. Als de native applicatie wordt vervangen is het bestand vaak niet meer (goed) raadpleegbaar. Daar komt nog bij dat de architectuur van veel primaire systemen niet geschikt is om grote hoeveelheden bestanden te beheren. Bij het groeien van de documentvoorraad gaat het systeem langzamer werken en duurt het langer voordat het juiste bestand geraadpleegd kan worden.
Dit wordt allemaal voorkomen door voor het digitaal archiveren en beheren van documenten beheren een volwaardig Document Management Systeem (DMS) te gebruiken.
Het Xtendis-platform van WoodWing is hier een voorbeeld van. Het biedt een uitgebreid portfolio aan connectoren waarmee documenten en bestanden op uiterst efficiënte wijze kunnen worden opgeslagen, direct vanuit de bronsystemen. Denk hierbij aan een Plugin voor Outlook waarmee e-mails snel kunnen worden opgeborgen en veilig gesteld, samen met onder meer output uit ERP-systemen, gescande binnenkomende documenten, PDF- en andere Officebestanden.
Bij de invoer worden uiteenlopende technieken gebruikt om documenten, zo veel mogelijk automatisch, van metadata te voorzien. Voorbeelden hiervan zijn Optical Character Recognition (OCR), Barcodeherkenning, QR-codeherkenning, indexextractie uit bestandsnamen en bestandsinhoud.
Vastlegging van documenten vindt binnen een goed document management systeem plaats in een digitaal duurzaam formaat, zodat de levensduur die van de bronsystemen overstijgt. Indien gewenst kan overigens ook het bronbestand worden vastgelegd.
Alle handelingen rondom documenten kunnen worden gelogd, zodat audit trails en rapportages beschikbaar zijn.
Een goed DMS is voorbereid om het beheren van grote volumes aan documenten. Onze grootste klanten slaan dagelijks honderdduizenden documenten op in archieven die al snel honderden miljoenen documenten bevatten. De snelheid waarmee een gebruiker een document kan vinden en raadplegen wordt hierdoor niet beïnvloed.
Maar misschien wel het belangrijkste argument voor een DMS is dat het documenten toegankelijk kan maken vanuit verschillende systemen en omgevingen. Niet alleen intern maar steeds vaker ook extern, zodat relaties hun documenten via portalen kunnen inzien.
Vanzelfsprekend kunnen ook de primaire systemen documenten uit het DMS oproepen. In feite is dus sprake van The Best Of Both Worlds: een goed DMS kan nauw geïntegreerd worden in een primair systeem zodat het voor de gebruiker lijkt alsof documenten zich binnen dat systeem bevinden. Technisch gezien wordt echter van alle voordelen van een volwaardig DMS geprofiteerd.