Waarom WoodWing
Waarom WoodWing

Hoe we helpen

icon-woodwing-enterprise-information-management-eim

Enterprise Information Management

Neem de controle over je content en informatie met Enterprise Information Management

icon-woodwing-unlock-your-potential

Unlock your potential

Unlock your potential met WoodWing's innovatieve oplossingen

icon-woodwing-content-orchestration

Content Orchestration

Het beheren van content op grote schaal is nog nooit zo gemakkelijk geweest

Oplossingen
Oplossingen

Content Creatie

icon-woodwing-print-to-digital

Content Creatie

Werk samen en creëer kwalitatieve, kanaal-neutrale content

icon-woodwing-dam

Digital Asset Management

Beheer en verspreid digitale assets voor efficiënte contentproductie

icon-woodwing-devices

Multichannel Publishing

Groter bereik met multichannel content publishing op alle kanalen


Content Management

icon-logo-woodwing-document-management

Documentmanagement

Centraliseer en beheer je documenten op één plek

icon-logo-woodwing-information-management

Informatiemanagement

Meer flexibiliteit, minder risico's en benut data met informatiebeheer

icon-woodwing-knowledge-management

Kennismanagement

Deel kennis voor betere samenwerking en productiviteit

icon-logo-woodwing-quality-management

Kwaliteitsmanagement

Zorg voor consistente en compliant kwaliteitsnormen in je organisatie

icon-woodwing-process-management

Procesmanagement

Documenteer en optimaliseer bedrijfsprocessen voor efficiëntie


Content Services

icon-woodwing-creative-workflow-services

Creative Workflow Services

Benut je volledige creatieve potentieel met hulp van experts

icon-woodwing-digital-publishing-service

Digital Publishing Services

Verbeter je digitale publicatie- strategie met deskundige diensten

icon-woodwing-integrate

App integraties

Integreer WoodWing naadloos in je bestaande software

icon-woodwing-cloud

WoodWing Cloud

Ervaar stressvrije hosting, automatische updates, en meer


Aanbevolen content

Albelli

Hoe het op groei gerichte fotogeschenkmerk Albelli zijn product en processen verbeterde met Digital Asset Management.

Lees verder
Producten
Producten

Take charge of your content

WoodWing Studio

Stroomlijnt het creatieve proces van het maken, bewerken en automatisch publiceren van print en digitale content

WoodWing Assets

Versimpelt digital asset management bij het beheer van grote collecties digitale bestanden. Met krachtige integratiemogelijkheden

WoodWing Swivle

Eenvoudige en intuïtieve, web-based digital asset management-oplossing voor het beheer van digitale bestanden

WoodWing Scienta

Platform voor efficiënt kennis-, kwaliteits- en procesmanagement, voor sectoren met strikte wet- en regelgeving

WoodWing Xtendis

Aantoonbaar veilig digitaal archiveer- en documentbeheersysteem voor organisaties met grote hoeveelheden documenten in complexe omgevingen

WoodWing Connect

Verbindt talloze systemen en applicaties met WoodWing software. Veelzijdig pakket aan integratiemogelijkheden

WoodWing Smart Styles

Versnelt het creatieve designproces in Adobe InDesign door het slim kunnen hergebruiken van zelfgedefinieerde stijlen

Branches
Branches

Wij kennen jouw uitdagingen

icon-woodwing-agencies

Agencies

Geoptimaliseerde workflow, verbeterde samenwerking en merkconsistentie

icon-woodwing-finance

Financiële dienstverlening

Efficiënter risicobeheer en procesoptimalisatie met document- en kwaliteitsbeheer

icon-woodwing-franchise

Franchise

Zorg voor eenheid met document-, kwaliteits- en kennismanagement

icon-woodwing-transport-logistic

Handel & Logistiek

Verhoog de efficiëntie met proces-, document- en kwaliteitsmanagement

icon-woodwing-manufacturing

Maakindustrie

Overwin content-, data- en kwaliteitsuitdagingen in de maakindustrie

icon-woodwing-retail-ecommerce

Retail & eCommerce

Efficiënte productie van catalogi en marketing content voor een kortere time-to-market

icon-woodwing-publishing

Uitgeverijen

Efficiënte contentcreatie, samenwerking en multichannel publishing

icon-logo-woodwing-housing-corporations

Woningcorporaties

Vereenvoudig documentatieprocessen en verhoog de operationele efficiëntie

icon-woodwing-healthcare

Zorg & Welzijn

Vind altijd de laatste versie van ieder proces, protocol, richtlijn of afspraak


Aanbevolen content

Yamaha Motor Europe

Hoe Yamaha Motor Europe zijn ontwerpworkflows voor content optimaliseerde

Lees verder
Inspiratie
Inspiratie

Kenniscentrum

icon-woodwing-success-stories

Succesverhalen

Lees succesverhalen van organisaties die vertrouwen op de producten van WoodWing

icon-woodwing-ebooks-whitepapers

eBooks & whitepapers

Leer alles over onze oplossingen met onze uitgebreide eBooks en whitepapers

icon-logo-woodwing-videos

Video’s

Leer meer over WoodWing's producten via onze video's en tutorials

icon-woodwing-events-and-webinars

Events & Webinars

Ontmoet ons persoonlijk of virtueel tijdens een van onze events of webinars


Laatste blogs

“De meesten krijgen al hoofdpijn bij het denken aan metadata, ik zie juist potentieel om taken te stroomlijnen”

“De meesten krijgen al hoofdpijn bij het denken aan metadata, ik zie juist potentieel om taken te stroomlijnen”

Hoe waardegedreven zorg de gezondheidszorg verandert

Hoe waardegedreven zorg de gezondheidszorg verandert

Total Quality Management (TQM): door continue procesoptimalisatie naar een optimaal product

Total Quality Management (TQM): door continue procesoptimalisatie naar een optimaal product

Bekijk alle blogs

Aanbevolen content

Medium Rare

Hoe Medium Rare een betere klantbeleving - en resultaten behaalt met WoodWing.

Lees verder
Over ons
Over ons

Over ons

icon-woodwing-about-woodwing

Over ons

Maak kennis met WoodWing. Ontdek onze visie, missie en innovatieve oplossingen

icon-woodwing-management-team

Management Team

Maak kennis met de leiders die het succes en de groei van WoodWing stimuleren

icon-woodwing-contact

Contact

Neem contact met ons op voor vragen, ondersteuning en samenwerking


Vacatures & pers

icon-woodwing-job-opportunities

Vacatures

Ontdek carrièremogelijkheden en sluit je aan bij ons getalenteerde wereldwijde team

icon-woodwing-press-release

Persberichten

Blijf op de hoogte van ons laatste bedrijfsnieuws en aankondigingen


Partners

icon-woodwing-partners

Partners

Bekijk de lijst met onze vertrouwde partners voor lokale ondersteuning en uitgebreide mogelijkheden

icon-woodwing-become-a-partner

Partner worden

Sluit je aan bij ons wereldwijde partnernetwerk en groei met ons mee


Uitgelichte Vacature

Developer

Als Full Stack Developer ben je verantwoordelijk voor het complete softwarepakket. Ben jij onze nieuwe collega die de cloudapplicatie voor onze klanten ontwikkelt?

Bekijk vacature
Nederlands
Selecteer taal
Support Support Support Contact sales Contact sales Contact sales Login Login Login
Login

Kies een product

icon-woodwing-login-scienta

WoodWing Scienta

icon-woodwing-login-swivle

WoodWing Swivle


Neem contact op
Zoeken Support Support Support Contact sales Contact sales Contact sales Login Login Login

Kies een product

icon-woodwing-login-scienta

WoodWing Scienta

icon-woodwing-login-swivle

WoodWing Swivle

Nederlands Nederlands

English

Waarom WoodWing

Hoe we helpen

icon-woodwing-enterprise-information-management-eim

Enterprise Information Management

Neem de controle over je content en informatie met Enterprise Information Management

icon-woodwing-unlock-your-potential

Unlock your potential

Unlock your potential met WoodWing's innovatieve oplossingen

icon-woodwing-content-orchestration

Content Orchestration

Het beheren van content op grote schaal is nog nooit zo gemakkelijk geweest

Oplossingen

Content Creatie

icon-woodwing-print-to-digital

Content Creatie

Werk samen en creëer kwalitatieve, kanaal-neutrale content

icon-woodwing-dam

Digital Asset Management

Beheer en verspreid digitale assets voor efficiënte contentproductie

icon-woodwing-devices

Multichannel Publishing

Groter bereik met multichannel content publishing op alle kanalen


Content Management

icon-logo-woodwing-document-management

Documentmanagement

Centraliseer en beheer je documenten op één plek

icon-logo-woodwing-information-management

Informatiemanagement

Meer flexibiliteit, minder risico's en benut data met informatiebeheer

icon-woodwing-knowledge-management

Kennismanagement

Deel kennis voor betere samenwerking en productiviteit

icon-logo-woodwing-quality-management

Kwaliteitsmanagement

Zorg voor consistente en compliant kwaliteitsnormen in je organisatie

icon-woodwing-process-management

Procesmanagement

Documenteer en optimaliseer bedrijfsprocessen voor efficiëntie


Content Services

icon-woodwing-creative-workflow-services

Creative Workflow Services

Benut je volledige creatieve potentieel met hulp van experts

icon-woodwing-digital-publishing-service

Digital Publishing Services

Verbeter je digitale publicatie- strategie met deskundige diensten

icon-woodwing-integrate

App integraties

Integreer WoodWing naadloos in je bestaande software

icon-woodwing-cloud

WoodWing Cloud

Ervaar stressvrije hosting, automatische updates, en meer


Aanbevolen content

Albelli

Hoe het op groei gerichte fotogeschenkmerk Albelli zijn product en processen verbeterde met Digital Asset Management.

Lees verder
Producten

Take charge of your content

WoodWing Studio

Stroomlijnt het creatieve proces van het maken, bewerken en automatisch publiceren van print en digitale content

WoodWing Studio

Vereenvoudig het maken van content. Werk efficiënt samen en lever sneller hoogwaardige content met WoodWing Studio.

WoodWing Assets

Versimpelt digital asset management bij het beheer van grote collecties digitale bestanden. Met krachtige integratiemogelijkheden

WoodWing Assets

Neem de controle over je digital assets. Sla je bestanden op, beheer ze en deel ze in één centrale hub met WoodWing Assets.

WoodWing Swivle

Eenvoudige en intuïtieve, web-based digital asset management-oplossing voor het beheer van digitale bestanden

WoodWing Swivle

Transformeer je digital asset management. Centraliseer, deel en werk samen aan je bestanden met WoodWing Swivle.

WoodWing Scienta

Platform voor efficiënt kennis-, kwaliteits- en procesmanagement, voor sectoren met strikte wet- en regelgeving

WoodWing Scienta

Maak je complexiteit weer behapbaar en simpel voor iedereen. Manage kennis, kwaliteit en processen met WoodWing Scienta.

WoodWing Xtendis

Aantoonbaar veilig digitaal archiveer- en documentbeheersysteem voor organisaties met grote hoeveelheden documenten in complexe omgevingen

WoodWing Xtendis

Beheer moeiteloos je documenten en informatie. Organiseer, bekijk en verspreid je bestanden veilig met WoodWing Xtendis.

WoodWing Connect

Verbindt talloze systemen en applicaties met WoodWing software. Veelzijdig pakket aan integratiemogelijkheden

WoodWing Connect

Een krachtige integratie suite, inclusief API's, webhooks, plug-ins en de beste iPaaS-oplossing in zijn klasse (powered by Workato).

WoodWing Smart Styles

Versnelt het creatieve designproces in Adobe InDesign door het slim kunnen hergebruiken van zelfgedefinieerde stijlen

WoodWing Smart Styles

Een plug-in voor Adobe InDesign waarmee ontwerpers snel voorgedefinieerde stijlen kunnen toepassen en ontwerp workflows kunnen stroomlijnen.

Branches

Wij kennen jouw uitdagingen

icon-woodwing-agencies

Agencies

Geoptimaliseerde workflow, verbeterde samenwerking en merkconsistentie

icon-woodwing-finance

Financiële dienstverlening

Efficiënter risicobeheer en procesoptimalisatie met document- en kwaliteitsbeheer

icon-woodwing-franchise

Franchise

Zorg voor eenheid met document-, kwaliteits- en kennismanagement

icon-woodwing-transport-logistic

Handel & Logistiek

Verhoog de efficiëntie met proces-, document- en kwaliteitsmanagement

icon-woodwing-manufacturing

Maakindustrie

Overwin content-, data- en kwaliteitsuitdagingen in de maakindustrie

icon-woodwing-retail-ecommerce

Retail & eCommerce

Efficiënte productie van catalogi en marketing content voor een kortere time-to-market

icon-woodwing-publishing

Uitgeverijen

Efficiënte contentcreatie, samenwerking en multichannel publishing

icon-logo-woodwing-housing-corporations

Woningcorporaties

Vereenvoudig documentatieprocessen en verhoog de operationele efficiëntie

icon-woodwing-healthcare

Zorg & Welzijn

Vind altijd de laatste versie van ieder proces, protocol, richtlijn of afspraak

Aanbevolen content

Yamaha Motor Europe

Hoe Yamaha Motor Europe zijn ontwerpworkflows voor content optimaliseerde

Lees verder
Inspiratie

Kenniscentrum

icon-woodwing-success-stories

Succesverhalen

Lees succesverhalen van organisaties die vertrouwen op de producten van WoodWing

icon-woodwing-ebooks-whitepapers

eBooks & whitepapers

Leer alles over onze oplossingen met onze uitgebreide eBooks en whitepapers

icon-logo-woodwing-videos

Video’s

Leer meer over WoodWing's producten via onze video's en tutorials

icon-woodwing-events-and-webinars

Events & Webinars

Ontmoet ons persoonlijk of virtueel tijdens een van onze events of webinars


Laatste blogs

“De meesten krijgen al hoofdpijn bij het denken aan metadata, ik zie juist potentieel om taken te stroomlijnen”

“De meesten krijgen al hoofdpijn bij het denken aan metadata, ik zie juist potentieel om taken te stroomlijnen”

Hoe waardegedreven zorg de gezondheidszorg verandert

Hoe waardegedreven zorg de gezondheidszorg verandert

Total Quality Management (TQM): door continue procesoptimalisatie naar een optimaal product

Total Quality Management (TQM): door continue procesoptimalisatie naar een optimaal product

Bekijk alle blogs

Aanbevolen content

Medium Rare

Hoe Medium Rare een betere klantbeleving - en resultaten behaalt met WoodWing.

Lees verder
Over ons

Over ons

icon-woodwing-about-woodwing

Over ons

Maak kennis met WoodWing. Ontdek onze visie, missie en innovatieve oplossingen

icon-woodwing-management-team

Management Team

Maak kennis met de leiders die het succes en de groei van WoodWing stimuleren

icon-woodwing-contact

Contact

Neem contact met ons op voor vragen, ondersteuning en samenwerking


Vacatures & pers

icon-woodwing-job-opportunities

Vacatures

Ontdek carrièremogelijkheden en sluit je aan bij ons getalenteerde wereldwijde team

icon-woodwing-press-release

Persberichten

Blijf op de hoogte van ons laatste bedrijfsnieuws en aankondigingen


Partners

icon-woodwing-partners

Partners

Bekijk de lijst met onze vertrouwde partners voor lokale ondersteuning en uitgebreide mogelijkheden

icon-woodwing-become-a-partner

Partner worden

Sluit je aan bij ons wereldwijde partnernetwerk en groei met ons mee


Uitgelichte Vacature

Developer

Als Full Stack Developer ben je verantwoordelijk voor het complete softwarepakket. Ben jij onze nieuwe collega die de cloudapplicatie voor onze klanten ontwikkelt?

Bekijk vacature
Neem contact op
Home Inspiratie Blog

Documentmanagement

4 minuten leestijd

Digitaal archiveren en duurzaam informatiemanagement: waarom zou je?

Wat is het verschil tussen informatie opslaan en archiveren, en hoe zorg je ervoor dat digitaal archiveren bijdraagt aan duurzaam informatiemanagement? Het antwoord op deze en andere vragen vind je in dit artikel.

Shape

Wat is (digitaal) archiveren?

In feite is archiveren niets anders dan informatie zodanig opbergen dat je deze op een later tijdstip weer kunt raadplegen. Het doel is dus niet het opslaan van informatie, maar het vinden ervan. Het grote verschil tussen het opslaan en archiveren is dan ook dat archiveren een zoekmethodiek impliceert die het vinden van informatie makkelijker maakt.

Digitaal archiveren is simpel gezegd het proces van het opslaan, organiseren en beheren van elektronische documenten en gegevens, in een geordend systeem voor toekomstig gebruik. In tegenstelling tot traditioneel archiveren, waarbij fysieke documenten worden opgeslagen in archiefkasten of opslagruimten, worden documenten en gegevens bij digitaal archiveren opgeslagen in elektronische vorm. Dit gebeurt op servers, cloudopslag of andere digitale opslagmedia.



Digitaal archiveren is echter niet beperkt tot het eenvoudigweg opslaan van elektronische bestanden op een harde schijf of server. Het is ook niet alleen maar het digitaliseren van fysieke documenten zonder een gestructureerd systeem voor organisatie en toegang. Digitaal archiveren is veel meer dan alleen een kwestie van technologie; het vraagt ook aandacht voor beleid (denk bijvoorbeeld aan de Archiefwet), procedures en naleving van regelgeving met betrekking tot gegevensbescherming en -beveiliging. En tenslotte is digitaal archiveren geen eenmalige actie. Het is een doorlopend proces van beheer, onderhoud en verbetering van de digitale archieven zodat deze in lijn blijven met de veranderende eisen en wensen van je organisatie.

De 4 grootste misverstanden rond digitaal archiveren

Digitaal archiveren is hetzelfde als bestanden opslaan op een harde schijf
Digitaal archiveren gaat juist niet alleen over het opslaan van bestanden. Ook het organiseren, indexeren en beheren van digitale documenten op een gestructureerde en toegankelijke manier horen erbij.

Alles bewaren is beter
Sommige mensen denken dat digitaal archiveren betekent dat je zonder uitzondering elk document en elk bestand moet bewaren. In werkelijkheid is het belangrijk om een beleid te hebben voor het bewaren en verwijderen van documenten, om op die manier archieven beheersbaar en relevant te houden.

Het digitaliseren van documenten lost alles op
Het digitaliseren van fysieke documenten is een belangrijk onderdeel van digitaal archiveren, maar het is zeker niet het enige. Het is ook essentieel om een goed systeem te hebben voor het beheren en organiseren van digitale documenten, net als het zorgen voor de beveiliging en naleving van regelgeving.

Digitaal archiveren is alleen een taak voor de IT-afdeling
Natuurlijk speelt de IT-afdeling een belangrijke rol bij het implementeren en onderhouden van digitale archiveringssystemen. Maar digitaal archiveren is een verantwoordelijkheid die de hele organisatie aangaat. Het vereist betrokkenheid van alle afdelingen om ervoor te zorgen dat documenten correct worden gearchiveerd en beheerd.

Is een digitaal archief echt nodig?

Volgens Wikipedia is digitalisering ‘de overgang van informatie naar een digitale vorm, dat wil zeggen in een vorm die gebruikt kan worden door elektronische apparaten zoals computers.’ Door deze apparaten aan elkaar te koppelen en informatiebronnen te combineren, ontstaan er nieuwe inzichten, staan traditionele businessmodellen op hun kop, en volgen veranderingen elkaar in snel tempo op.

Het informatielandschap van vandaag de dag is geen passief, stoffig concept. Het is een productiemiddel geworden, een onmisbare schakel en tevens ingrediënt van ontelbare processen. Onderliggende informatie en documenten dienen bijvoorbeeld als onderbouwing van besluitvorming, ze zijn een bron van gegevens die verwerkt moet worden, of zorgen voor de (wettelijke) bewijslast.

In deze dynamiek past het niet meer dat je tijd verliest aan het zoeken van een fysiek dossier dat zich ‘ergens’ in je organisatie bevindt. Bovendien is ruimte kostbaar, dus waarom zou je dat aan een statisch en fysiek archief besteden? Snelheid en efficiënte en 24x7 beschikbaarheid van documenten is de norm. Het liefst op verschillende apparaten, op willekeurig welke plek. Een digitaal archief maakt dit mogelijk.

Welke eisen stel je aan een digitaal archief?

Behalve dat digitaal archiveren vaak over documenten gaat en logischerwijs sterk aan documentmanagement en informatiemanagement gelieerd is, zien we ook steeds meer vraag naar de mogelijkheid om geluidsfragmenten en afbeeldingen op te slaan. Het digitale archief moet de bijbehorende specifieke bestandsformaten in de importprocessen ondersteunen. Het kunnen beschikken over goede integratiemogelijkheden met andere systemen, minimaal via de gangbare koppelvlakken webservices en XML data, is daarom een absolute voorwaarde.

De tijd dat archiveren aan het eind van het werkproces kwam, ligt al ver achter ons. Op het moment dat een document wordt gescand, een e-mail binnenkomt of een whatsappbericht wordt gearchiveerd, is het direct voor iedereen beschikbaar. Het digitale archief moet daarom meerdere kanalen (multichanneling) ondersteunen met de juiste importprocessen.

Digitale documenten vormen steeds meer een onderdeel van de actieve bedrijfsvoering. Een modern digitaal archief heeft om deze reden meestal een workflow component in zich. Het kan de status van documenten actief veranderen en andere systemen triggeren. Bijvoorbeeld een behandelaar die in het primaire systeem een melding krijgt op het moment dat een document in een specifiek dossier is opgeslagen.

Het delen en beschikbaar stellen van informatie vraagt om een juiste autorisatie. Een goed autorisatiebeleid zorgt ervoor dat informatie alleen voor diegene beschikbaar is die er recht op heeft. Een systeem moet je beleid ondersteunen en hetzelfde geldt voor de leverancier van de software. Kijk daarom naar een ISO 27001 keurmerk. Dit geeft je nooit 100% garantie, maar wel de zekerheid dat de organisatie heeft nagedacht over de veiligheid van jouw informatie.

Nu dat we weten wat digitaal archiveren wel en niet inhoudt, wat je eraan hebt en welke eisen je stelt aan een digitaal archief, maken we de stap naar hoe het bijdraagt aan duurzaam informatie management.

Duurzaam informatiemanagement

‘Duurzaam’ is een woord dat je wellicht in eerste instantie doet denken aan het milieu, het tegengaan van de opwarming van de aarde. Maar duurzaam in de context van informatiemanagement gaat over het zodanig beheren en bewaren van digitale documenten en informatie, dat het de integriteit, authenticiteit, toegankelijkheid en bruikbaarheid ervan op lange termijn waarborgt.

Een digitaal archief draagt bij aan duurzaam informatiemanagement omdat het je helpt bij het faciliteren en bewaken van:

  • authenticiteit: het verzekeren dat de digitale documenten en informatie zijn wat ze beweren te zijn en dat je hun oorsprong en herkomst kunt verifiëren.
  • duurzaamheid: het implementeren van archiveringspraktijken en -processen die ervoor zorgen dat je de opgeslagen digitale documenten en informatie op lange termijn kunt bewaren en gebruiken. Zelfs wanneer de gebruikte technologie gaandeweg verandert.
  • integriteit: het waarborgen dat de opgeslagen digitale documenten en informatie niet worden gewijzigd of aangetast in de loop van de tijd en dat hun inhoud betrouwbaar blijft.
  • toegankelijkheid: het garanderen dat geautoriseerde gebruikers de opgeslagen digitale documenten en informatie gedurende hun hele levenscyclus gemakkelijk kunnen vinden, terughalen en raadplegen.

Kortom, een digitaal archief is een onmisbaar onderdeel van duurzaam informatiebeheer omdat het helpt om informatie op een efficiënte, toegankelijke, veilige en milieuvriendelijke manier te beheren én te behouden voor toekomstige generaties.

Shape

Gepubliceerd op april 18, 2024

Wim Vis

Wim Vis is Managing Director van WoodWing Xtendis. Wim heeft meer dan 25 jaar ervaring in het adviseren van organisaties bij uitdagingen op het gebied van digitale archivering, document management en informatiemanagement.

Terug naar het overzicht

Placeholder