Enterprise Information Management uitgelegd – voor een slimmere, compliant organisatie

Enterprise Information Management componenten

EIM is geen losstaand platform, maar een gecoördineerd systeem van werkwijzen, processen en technologieën die organisaties helpen om hun informatie gestructureerd, veilig en doelgericht te beheren. Effectief EIM zorgt ervoor dat informatie betrouwbaar, toegankelijk en bruikbaar is voor alle afdelingen.

Hieronder vind je een opsomming van de belangrijkste componenten van EIM, aangevuld met praktijkvoorbeelden van hoe organisaties ermee omgaan:

Data governance: structuur, ownership en regels

Data governance stelt het beleid, de rollen en de verantwoordelijkheden vast die bepalen hoe informatie binnen de organisatie wordt beheerd, geraadpleegd en gebruikt, en handhaaft deze. Data governance zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie met dezelfde definities werkt, dezelfde procedures volgt en voldoet aan de wettelijke vereisten.

Goed uitgevoerde data governance zorgt voor consistente dataverwerking binnen de organisatie garandeert een accurate naleving van normen zoals ISO 27001, AVG of sectorspecifieke regelgeving.

In de praktijk
Woningcorporatie Eigen Haard gebruikt WoodWing Xtendis om data governance in de dagelijkse bedrijfsvoering te integreren. Door documenten centraal op te slaan, communicatie automatisch vast te leggen en toegangsrechten af te dwingen, waarborgen ze de dataintegriteit en kunnen teams vertrouwen op de actuele informatie waarmee ze werken.
Lees het Eigen Haard succesverhaal >>

Datakwaliteit: nauwkeurigheid, consistentie en betrouwbaarheid

Informatie van hoge kwaliteit is essentieel voor het nemen van goede beslissingen. Datakwaliteit richt zich op het waarborgen van de volledigheid, nauwkeurigheid, actualiteit en consistentie van informatie in alle systemen, en omvat vaak:

• het identificeren en corrigeren van dubbele of verouderde gegevens
• het standaardiseren van formaten en naamgevingsconventies
• het automatiseren van controles en herinneringen om de nauwkeurigheid te behouden

Als je datakwaliteit van twijfelachtig niveau is, leveren geavanceerde analyses en automatisering geen zinvolle resultaten op. En dat heeft gegarandeerd een negatieve impact op je besluitvorming.

Beveiliging: bescherming van gevoelige informatie

Informatiebeveiliging zorgt ervoor dat gegevens vertrouwelijk, volledig en beschikbaar blijven voor geautoriseerde gebruikers – en níét toegankelijk voor alle andere gebruikers. EIM-systemen handhaven die beveiliging door:

• toegangsrechten en gebruikersrollen te beheren
• opgeslagen en getransporteerde gegevens te versleutelen
• volledige audittrails bij te houden
• bewaar- en vernietigingsbeleid toe te passen

In de praktijk
Organisaties die Xtendis gebruiken, profiteren van de naleving van ISO 27001, ISAE 3402 en NEN 7510. Deze normen en de bijbehorende kaders garanderen een goede bescherming van ‘gevoelige’ documenten – patiëntendossiers, financiële overzichten, etc. – gedurende elke fase van de levenscyclus.

Data-integratie: silo's en versnippering

De meeste organisaties gebruiken verschillende systemen om gegevens te verzamelen en te verwerken (ERP, CRM, HRM, intranet, e-mail, DM), wat vaak leidt tot datasilo's, inconsistenties, dubbel werk en dubbele data. Dataintegratie zorgt ervoor dat informatie naadloos tussen systemen stroomt, waardoor één enkele bron van waarheid (‘single source of truth’) ontstaat. Effectieve integratie betekent dat werknemers niet op meerdere platforms hoeven te zoeken om een document te vinden, maar het rechtstreeks uit het systeem kunnen ophalen waarin ze op dát moment werken.

Business intelligence en analytics: van informatie naar inzicht

Veel organisaties verzamelen grote hoeveelheden data, maar beschikken niet over betrouwbare analytics. Maar wat heeft het voor zin om data te verzamelen als je deze niet adequaat kunt analyseren? Business intelligence en analytische tools helpen bij het omzetten van ruwe data in bruikbare inzichten. Enterprise Information Management biedt deze tools, zodat je:

• rapporten kunt genereren over prestaties, compliance of workflows
• trends en risicogebieden kunt identificeren
• de effectiviteit van processen kunt evalueren
• beslissingen kunt nemen op basis van analytisch bewijs in plaats van aannames

Enterprise Information Management voordelen

• Efficiëntie – een centraal ecosysteem voor bedrijfsinformatie verbetert de efficiëntie doordat je informatie makkelijker vindt, deelt en gebruikt. Niemand is meer onnodig tijd kwijt met zoeken in verspreide informatiebronnen, wat ook onnodige frustratie voorkomt.
• Consistentie – door alle bedrijfsinformatie in één ecosysteem onder te brengen, kun je consistentie handhaven in termen van datakwaliteit, metadata en beheerprocessen. Daarmee verminder je het aantal gemaakte fouten en zorg je ervoor dat iedereen binnen je organisatie toegang heeft tot dezelfde betrouwbare gegevens.
• Compliance en beveiliging – het centraliseren van bedrijfsinformatie in een goed beveiligd ecosysteem helpt je voldoen aan wettelijke vereisten en beveiligingsnormen. Door gegevens op één locatie te beheren, oefen je eenvoudiger controle uit over wie toegang heeft tot welke informatie, en hoe deze wordt gebruikt. En dat kun je óók inzichtelijk maken aan toezichthouders.
• Schaalbaarheid – het ecosysteem voor bedrijfsinformatie helpt je omgaan met de groeiende hoeveelheid gegevens en de behoefte aan meer geavanceerde informatiebeheerfuncties. Schaalbaarheid gaat ook specifiek over de in te zetten EIM-software zodat deze meegroeit wat betreft aantal gebruikers, verschillende locaties van waaruit je organisatie opereert, en functionaliteit om een paar voorbeelden te noemen. Meer hierover lees je in ‘Geschikte Enterprise Information Management software kiezen’

In welke sectoren voegt Enterprise Information Management significant waarde toe?

Enterprise Information Management creëert waarde overal waar informatie cruciaal is, maar de impact ervan is vooral groot in sectoren die (nog meer dan andere sectoren) afhankelijk zijn van nauwkeurigheid, compliance en efficiëntie.

• Banken: in de financiële sector vormt informatie de basis voor vertrouwen. Banken verwerken enorme hoeveelheden gevoelige data, van klantgegevens tot transactiedocumentatie en compliance-rapportages. EIM helpt bij het consolideren en beveiligen van die informatie, zodat die altijd nauwkeurig, traceerbaar en controleerbaar is. Dit ondersteunt de naleving van regelgeving zoals de AVG, en verbetert bovendien de operationele transparantie en het vertrouwen van klanten..
• Verzekeraars: voor verzekeraars heeft betrouwbaar informatiemanagement een directe invloed op de afhandeling van claims, het beheer van polissen en de klantervaring. EIM biedt verzekeraars centraal inzicht in alle polisdocumenten, communicatie en risicobeoordelingen. Dit stroomlijnt workflows, versnelt de afhandeling van claims en zorgt voor consistente service, waarbij industrienormen en databeschermingsvereisten 
  bovendien volledig worden  nageleeefd.
• Pensioenfondsen: pensioenfondsen verwerken decennia aan zeer gevoelige financiële en persoonlijke gegevens. EIM biedt een gestructureerd, conform en makkelijk doorzoekbaar systeem voor het beheer van deze langetermijninformatie. Het zorgt ervoor dat records door de tijd heen volledig en toegankelijk blijven, wat meer transparantie, eenvoudigere audits en veilige samenwerking tussen afdelingen, beheerders en toezichthouders mogelijk maakt.
• Woningcorporaties: woningcorporaties hebben te maken met grote hoeveelheden informatie over woningen, huurders, onderhoud en financiën. EIM centraliseert deze gegevens, waardoor het eenvoudiger wordt om huurovereenkomsten te beheren, het onderhoud van gebouwen te bewaken en te voldoen aan wettelijke en veiligheidsvoorschriften. Door documenten, communicatie en workflows te verbinden, kunnen woningcorporaties sneller reageren op verzoeken van huurders, de samenwerking met partners verbeteren en de kwaliteit van de dienstverlening verhogen.

Drie bekende valkuilen van Enterprise Information Management

Het implementeren van Enterprise Information Management is niet alleen een technisch project. Naast inzicht in de technische kant moet je ook begrijpen welke gevolgen EIM heeft voor de dynamiek binnen jouw organisatie. EIM verandert de manier waarop informatie door een organisatie stroomt, hoe teams samenwerken en hoe beslissingen worden genomen. Veel organisaties – van woningcorporaties tot dienstverleners en overheidsinstanties – hebben dit proces al doorlopen en daarbij veelvoorkomende valkuilen ontdekt. Wees verstandig en profiteer van hun ervaringen om deze valkuilen te vermijden en een soepele implementatie van EIM te garanderen.

Een té complexe oplossing creëren

Over-engineering is een veelgemaakte fout. In een poging om ‘alles in één keer op te lossen’, introduceren organisaties vaak te veel workflows, te veel verplichte velden of zeer gedetailleerde classificatiestructuren. Dit is contraproductief omdat het leidt tot:

• Verwarring over hoe informatie moet worden gearchiveerd of opgehaald
• Weerstand van gebruikers (“het is te veel werk”)
• Vertragingen bij de implementatie, acceptatie en onboarding
• Systemen die er op papier goed uitzien, maar in de dagelijkse praktijk falen

Een praktisch voorbeeld komt opnieuw van Eigen Haard, een van de grootste woningcorporaties in Nederland. Vóór de implementatie van Xtendis was Eigen Haards informatie verspreid over verschillende afdelingen en systemen, met overdreven gedetailleerde en moeilijk te onderhouden archiveringsprocessen. De overstap naar EIM heeft de acceptatie aanzienlijk verbeterd, de tijd die werd besteed aan het zoeken naar documenten verminderd en één enkele bron van waarheid (single source of truth) gecreëerd voor duizenden vastgoeddossiers.

Belangrijkste conclusie
Streef naar een goede balans tussen de behoeften van de organisatie en de gebruikers en de haalbaarheid van de oplossing om onnodige complexiteit te voorkomen.

Onvoldoende aandacht voor datakwaliteit

Geen enkel EIM-platform kan optimaal presteren als de datakwaliteit slecht is. Ontbrekende metadata, inconsistente bestandsnamen, onvolledige dossiers en verouderde content ondermijnen (het vertrouwen in) het systeem en leiden tot:

• Onjuiste rapportages en gebrekkige analyses
• Dubbel werk als gevolg van onbetrouwbare informatie
• Compliance-risico's (bijv. onjuist gebruik van bewaartermijnen)
• Eindeloos zoeken en opnieuw valideren van gegevens

Toen AddComm WoodWing Xtendis als standaard informatiemanagementsysteem ging gebruiken, was een van de eerste stappen het consolideren van content uit verouderde systemen en het toepassen van geautomatiseerde classificatie en metadata-validatie. Door zich eerst te richten op het verbeteren van de datakwaliteit, verhoogde AddComm de nauwkeurigheid van communicatieprocessen en versterkte het de naleving van regelgeving zoals de AVG en NIS2.

Belangrijkste conclusie
Een EIM-project is nooit alleen een verandering in je IT-setup, maar ook een oefening in databeheer. Zonder betrouwbare en nauwkeurige gegevens kan geen enkel systeem waarde leveren en aan de verwachtingen van de gebruiker voldoen.

Overdreven nadruk op technologie

Een andere belangrijke valkuil is de veronderstelling dat ‘het systeem het wel zal oplossen’. Technologie is zonder twijfel een cruciale factor. EIM kan echter alleen slagen als rollen, verantwoordelijkheden en gedragingen aansluiten bij die technologie. Kies je ervoor om té veel nadruk te leggen op technologie, dan krijg je vaak te maken met de volgende problemen:

• Onduidelijkheid over het eigendom van informatie
• Inconsistente uitvoering van processen tussen teams
• Weerstand tegen nieuwe manieren van werken
• Governance-gebreken die compliance-risico's met zich meebrengen

Als Nederlandse woningcorporaties ervoor kiezen om hun informatiebeheer te moderniseren met Xtendis, hangt succes niet alleen af van slimme integraties met ERP-, CRM- of DM-systemen, maar ook van duidelijk gedefinieerde governancemodellen (wie is eigenaar van welk dossier, wie mag archiveren, wie keurt verwijdering goed) en hoe compliance controles worden uitgevoerd.

Belangrijkste conclusie
EIM werkt uitstekend wanneer mensen het begrijpen, processen het ondersteunen en governance het afdwingt. Technologie is de motor en is zéker essentieel, maar mensen sturen het voertuig en bereiken de bestemmingen.

Geschikte Enterprise Information Management software kiezen

We hebben het al eerder gezegd: zonder ondersteunende technologie is er geen EIM. De hoeveelheid informatie, systemen, samenwerkingen en regelgeving is zo groot dat het onmogelijk is om het zonder moderne tools te beheren.

Begin met het identificeren van de specifieke EIM-uitdagingen waarmee jouw organisatie wordt geconfronteerd. Is er sprake van grote hoeveelheden data, wil je datakwaliteit verbeteren, processen stroomlijnen, samenwerking tussen teams verbeteren, of gaat het vooral om het voldoen aan wet- en regelgeving?

Als je de doelstellingen hebt bepaald, dan kun je deze koppelen aan een lijst van functionele en technische vereisten waaraan de EIM-software moet voldoen. Denk aan mogelijkheden voor data governance, data-integratie, master data management, metadata management, beveiliging, rapportage en analyse.

Inventariseer met welke systemen de EIM-software moet integreren. Denk bijvoorbeeld aan ERP-systemen, CRM-systemen, datawarehouses, en cloudplatforms waar je organisatie al mee werkt. Het is belangrijk dat de gekozen software makkelijk te koppelen, schaalbaar en flexibel is.

Onderzoek de beschikbare EIM-softwareoplossingen op de markt en vergelijk ze op basis van hun mogelijkheden, functionaliteiten, prijs, schaalbaarheid, gebruiksvriendelijkheid en klanttevredenheid. Check zeker ook referenties, vraag demo's aan en check beoordelingssites om te zien hoe anderen het gebruik van de oplossing in de praktijk ervaren.

Top 5 veelgestelde vragen over Enterprise Information Management

Waarom hebben we Enterprise Information Management nodig?

EIM is cruciaal omdat het organisaties helpt hun waardevolle informatie effectief te beheren, te gebruiken en te beschermen. Zonder gestructureerd informatiebeheer loop je het risico op inefficiëntie, inconsistentie, veiligheidsrisico's en gemiste kansen om informatie te benutten voor het creëren van waarde voor je organisatie.

Hoe kan EIM helpen bij het naleven van wet- en regelgeving zoals de AVG?

EIM ondersteunt de naleving van wettelijke vereisten door processen voor databeheer te implementeren, metadata vast te leggen, toegangsrechten te beheren en de veiligheid en privacy van gegevens te waarborgen. Door een gestructureerde aanpak van informatiebeheer in het algemeen en door specifiek te beepalen wat een EIM-oplossing moet doen en kunnen, kost het je minder inspanning om aan wettelijke vereisten te voldoen en boetes, juridische problemen en reputatieschade tee voorkomen.

Welke rol speelt EIM bij het ondersteunen van organisaties tijdens digitale transformatie-initiatieven?

EIM biedt de noodzakelijke infrastructuur, processen en tools voor het beheren en gebruiken van informatie, het faciliteren van verandering en het versnellen van digitale transformatie door nieuwe technologieën te implementeren en de operationele efficiëntie te verbeteren.

Zijn de voordelen van EIM alleen merkbaar op de lange termijn, of zijn er ook directe voordelen?

Hoewel sommige voordelen van EIM, zoals verbeterde datakwaliteit en betere besluitvorming, pas op de lange termijn merkbaar zijn, kun je ook directe voordelen verwachten. Denk bijvoorbeeld aan het makkelijker opvragen van informatie, betere samenwerking tussen afdelingen en teams, en eenvoudige rapportage met behulp van dashboards en rapportagetemplates. Met dergelijke directe voordelen heb je ook op korte(re) termijn rendement op je EIM-investering.

Kan Enterprise Information Management ons helpen bij het versterken van onze concurrentiepositie?

Absoluut! Met effectief beheer, analyse en gebruik van informatie kan EIM je helpen om sneller en nauwkeuriger beslissingen te nemen, innovatie te stimuleren, operationele processen te optimaliseren, kosten te verlagen en nieuwe zakelijke kansen te identificeren, waardoor de klantenservice wordt verbeterd en de klanttevredenheid en loyaliteit toenemen. Uiteeindelijk leidt dit tot een sterkere concurrentiepositie.

EIM begrippenlijst

Om beter je weg te vinden in het EIM-landschap, hebben we in onderstaand overzicht de veel voorkomende termen en bijbehorende uitleg op een rijtje gezet.

• Business intelligence en analytics: het gebruik van gegevens en analyses om inzichten te genereren, trends te identificeren en besluitvorming te ondersteunen.
• Data governance: het vaststellen van beleid, procedures en processen voor het beheren van informatie binnen de organisatie, inclusief regels voor gegevenskwaliteit, privacy en beveiliging.
• Data-integratie: het integreren van gegevens uit verschillende bronnen en systemen om een compleet beeld van de organisatie te creëren en datatoegankelijkheid te verbeteren.
• Datakwaliteit: het waarborgen van de nauwkeurigheid, volledigheid, consistentie en tijdigheid van de gegevens om te voldoen aan de behoeften van de organisatie.
• Informatiebeveiliging: Het implementeren van maatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie te waarborgen en te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, datalekken en andere dreigingen.
• Master Data Management (MDM): het beheren van cruciale bedrijfsgegevens, zoals klantinformatie, productgegevens en leveranciersinformatie, om ervoor te zorgen dat er een consistente single source of truth is.
• Metadata Management: het beheren van de beschrijvende informatie over de gegevens, (zoals hun betekenis, herkomst, structuur en gebruik) om de vindbaarheid en bruikbaarheid van informatie te verbeteren.