Efficiënt samenwerken dankzij digital asset management

Digital Asset Management is het strategische beheerproces van digitale bestanden, zoals logo's, afbeeldingen, video, audio, artwork enzovoort. 

Naarmate organisaties meer content creëren, publiceren en samenstellen, groeit hun bibliotheek van digitale assets. Op een bepaald moment gaan deze onbeheerde digitale assets een bedrijfsrisico vormen. 

• Het zoeken naar digitale assets kost veel tijd en productiviteit

• Onduidelijke gebruikersrechten vergroten het juridisch risico

• Assets raken geïsoleerd en zijn niet beschikbaar voor andere teams 

Het antwoord op deze problemen is een Digital Asset Management-systeem. 

Digital Asset Management-software is één systeem voor het naadloos opslaan, beheren, organiseren, creëren, vinden en publiceren van jouw digital assets. Je kunt het zien als een intuïtieve bibliotheek voor al je digitale bestanden, maar dan met veel meer opslagruimte dan een standaard apparaat biedt. En met meer nuances dan dat het "slechts een betere bestandsopslag- en synchronisatieservice is".

Heb je wel eens iemand horen zeggen: "Ik heb iets meer nodig dan Google Drive of Dropbox"? DAM-software oplossingen, ook wel Digital Asset Management-systemen genoemd, richten zich meestal op het helpen van gebruikers om hun productietijd te verkorten, kosten te besparen en hun ROI te vergroten.

Een definitie van digitale assets is dat het digitale bestanden zijn die eigendom zijn van een persoon of bedrijf die digitaal worden opgeslagen om in een later stadium mogelijk opnieuw te worden gebruikt. Deze digitale bestanden worden assets genoemd omdat ze meer waarde vertegenwoordigen dan een normaal digitaal bestand en zaken omvatten zoals beeldbanken, foto's, ontwerpbestanden, brandlogo's, PowerPoint en Keynote -presentaties, spreadsheets, digitale aantekeningen, documenten en nog veel meer. 

Iedereen die dagelijks met digitale assets werkt. Of jouw bedrijf nu werkzaam is in het bedrijfsleven, de medische, onderwijs-, advertentie- of de productiesector (om maar enkele voorbeelden te noemen), teams die op marketing-  tot en met financiële afdelingen werken maken gebruik van Digital Asset Management -systemen. 

Digital Asset Management (DAM) oplossingen zijn ontwikkeld om gecentraliseerd beheer, organisatie en distributie van digitale assets te bieden, zoals foto's, video's, audiobestanden, grafische bestanden en overige multimediacontent. Hieronder volgen de belangrijkste redenen waarom bedrijven en organisaties DAM-oplossingen gebruiken: 

Betere efficiëntie: DAM-oplossingen automatiseren en stroomlijnen vele tijdrovende handmatige taken die voortvloeien uit het beheren van digitale assets, zoals het organiseren van bestanden, het taggen van metadata en de distributie van bestanden. Zo kunnen teams zich richten op hun eigen taken wat leidt tot een hogere productiviteit. 

Betere samenwerking: DAM-oplossingen bieden een centrale locatie voor het opslaan en delen van digitale assets, zodat teamleden eenvoudiger samen aan projecten kunnen werken, toegang hebben tot de laatste versies en efficiënter samenwerken. 

Consistente branding: DAM-oplossingen zorgen ervoor dat alle digitale assets goed gelabeld, getagged en georganiseerd worden conform de brandrichtlijnen. Zo kun je ervoor zorgen dat alle creatieve en marketingmaterialen consistent en on-brand zijn, ongeacht wie ze gemaakt heeft. 

Beter beveiligd: DAM-oplossingen bieden geavanceerde beveiligingsfuncties zoals op rollen gebaseerd toegangsbeheer, codering en digitaal rechtenbeheer om digitale assets te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang en verspreiding. 

Kostenbesparingen: DAM-oplossingen helpen bedrijven te besparen op kosten voor verloren of verkeerd opgeslagen digitale assets, inefficiënte workflows en overbodige assetcreatie. Bovendien maken zij de noodzaak voor dure opslagoplossingen overbodig, zoals externe harde schijven en servers. 

Verbeterde klantenervaring: met DAM-oplossingen kunnen bedrijven klanten toegang bieden tot digitale assets zoals productafbeeldingen, video's en handleidingen wat de algemene klantenervaring en -betrokkenheid verbetert. 

Wanneer je je realiseert dat je op zoek bent naar een oplossing die verder gaat dan "gewoon een betere bestandsopslag- en synchronisatieservice", dan is de tijd gekomen om te investeren in een DAM. Of je nu een jaar aan digitale assets hebt of twintig, de DAM-opslagcapaciteit is enorm — en in bepaalde gevallen zelfs oneindig.