Het stimuleren van duurzame en verantwoorde bedrijfsgroei

We streven ernaar onze kantoorvoetafdruk efficiënt en verantwoord te houden door zorgvuldig om te gaan met ruimte en energie. Op alle WoodWing-locaties geven we prioriteit aan praktische maatregelen, zoals energiezuinige verlichting en klimaatbeheersing, op bezetting gebaseerde kantooropstellingen die zich automatisch aanpassen naargelang een ruimte in gebruik is, en verantwoorde inkoop en afvalscheiding – in overeenstemming met de lokale energiebesparingvoorschriften.

Hoe dit eruitziet

• Energiezuinige kantoorsystemen en facilitair beheer
• Naleving van lokale energiebesparingsvoorschriften
• Een mentaliteit van ‘continue verbetering’: kleine optimalisaties die samen een groot verschil maken
  • Actieve afvalscheiding
  • Afvalvermindering door het gebruik van herbruikbaar keukengerei
  • Hergebruik van IT-apparatuur

Onze ecologische voetafdruk is vooral zichtbaar in onze digitale infrastructuur. Een groot deel van de infrastructuur van WoodWing draait op AWS – hun publieke duurzaamheidsbeloften zijn van invloed op de milieu-impact van onze diensten. We maken ook gebruik van AWS Spot Instances – capaciteit die anders onbenut zou blijven – om verspilling tegen te gaan en efficiënter met hulpbronnen om te gaan.

Andere IT-infrastructuurpartners, zoals Previder, maken gebruik van groene energie en efficiënte koelsystemen om de uitstoot in verband met hosting en datacenteractiviteiten te helpen verminderen.

Onze aanpak voor een ‘groenere cloud’:

• Samen met onze providers optimaliseren we cloudresources voor efficiëntie en een lager energieverbruik
• Kiezen waar mogelijk voor resource-efficiënte rekenopties (zoals Spot Instances)
• Kiezen voor IT-infrastructuurpartners die duurzaamheid hoog in het vaandel hebben staan

We stimuleren thuiswerken om de uitstoot door woon-werkverkeer te verminderen, in overeenstemming met ons beleid inzake hybride werken. Wanneer woon-werkverkeer noodzakelijk is, moedigen we het gebruik van het openbaar vervoer en de fiets aan, ondersteund door een vergoeding voor openbaar vervoer, een scala aan mobiliteitsopties en een beleid voor fietslease.

Wat dit oplevert

• Minder uitstoot door woon-werkverkeer
• Flexibiliteit voor medewerkers
• Duurzamere vervoerskeuzes

Hoe we de voortgang meten

Zodra de gegevens over mobiliteit en woon-werkverkeer – zoals het gebruik van leasefietsen en het openbaar vervoer – zijn verzameld, zullen deze vanaf 2026 worden opgenomen in onze milieurapportage.

Wanneer reizen noodzakelijk is, streven we ernaar de impact ervan te beperken. We moedigen medewerkers aan om, waar mogelijk, milieuvriendelijkere alternatieven te overwegen – zoals het openbaar vervoer, reizen per trein en digitale samenwerking – en om zakenreizen af te wegen tegen de milieu-impact ervan.

Wat we aanmoedigen

• Overwegen van digitale samenwerking voordat een reis wordt geboekt
• De voorkeur geven aan de trein of het openbaar vervoer voor regionale reizen
• Gebruik van elektrische voertuigen waar beschikbaar en passend

Hoe we de voortgang meten

Vanaf 2026 worden reisgerelateerde gegevens – zoals de verhouding tussen vluchten, treinreizen en virtuele vergaderingen – opgenomen in onze milieurapportage.

We streven naar een personeelsbestand dat een afspiegeling vormt van diverse achtergronden en perspectieven op het gebied van geslacht, etniciteit, leeftijd en cultuur. Wij zijn ervan overtuigd dat inclusieve teams beter samenwerken en betere beslissingen nemen. We zetten ons in voor gelijke kansen bij werving, ontwikkeling en in de dagelijkse werkwijze, en hanteren een nultolerantiebeleid ten aanzien van discriminatie en intimidatie.

Wat we doen

• Bewustwording vergroten en een inclusieve samenwerking binnen alle teams stimuleren
• Blijven volgen hoe representatie en inclusie zich ontwikkelen terwijl we groeien
• Zorgen voor een respectvolle, inclusieve werkomgeving met een nultolerantiebeleid ten aanzien van discriminatie en intimidatie

Hoe we vooruitgang meten

• Ontwikkelingen in diversiteit binnen teams en het leiderschap
• Feedback van medewerkers over het gevoel erbij te horen en inclusie

Onze cijfers

• 9 kantoren wereldwijd (Nederland (4), België, het VK, de VS, APAC, Portugal)
• Een multidisciplinair team van ongeveer 250 medewerkers
• Een divers personeelsbestand met meer dan 20 nationaliteiten

Gezonde, duurzame prestaties beginnen met een realistische werkdruk, flexibiliteit en ondersteuning voor mentaal en fysiek welzijn. Daarom bieden we flexibele werktijden en ondersteuning voor het welzijn.

Wat we doen

• Het faciliteren van flexibele werktijden
• Welzijnsprogramma's aanbieden (bijv. sportschoolabonnementen, meditatie-apps)
• Zorgen voor een gevarieerd aanbod aan gezonde snacks op onze kantoren
• Ondersteuning van initiatieven om de betrokkenheid van medewerkers te vergroten (sportactiviteiten, teamuitjes, spelletjesavonden, enz.)
• Organiseren van gerichte gemeenschapsprogramma's zoals 'Women of WoodWing', gericht op welzijn, veerkracht en inclusie
• Ondersteunen van voortdurend leren en groei via ons beleid voor persoonlijke ontwikkeling en toegang tot online leermogelijkheden

Hoe we de voortgang meten

• De betrokkenheid en het welzijn van medewerkers worden bijgehouden via regelmatige, bedrijfsbrede peilingonderzoeken
• Personeelsbehoud en verzuimpatronen (voor zover dit wettelijk is toegestaan en passend wordt bijgehouden)

Wij steunen organisaties die aansluiten bij onze waarden. Momenteel sponsoren we actief WarChild en het Wereld Natuur Fonds (WWF). Daarnaast moedigen we onze medewerkers aan om vrijwilligerswerk te doen bij lokale gemeenschapsprojecten en liefdadigheidsevenementen.

Wat we doen

• We onderhouden langdurige partnerschappen en sponsorrelaties met organisaties die aansluiten bij onze waarden en doelen nastreven waarin wij geloven
• Vrijwilligerswerk, betrokkenheid bij de lokale gemeenschap en deelname aan liefdadigheidsevenementen bevorderen

Hoe we de voortgang meten

• Deelnamepercentages (aantal betrokken medewerkers)
• Mijlpalen in de partnerschappen
• Soorten ondersteunde initiatieven (thema's, bereik), continuïteit van de ondersteuning
• Periodieke toetsing van de afstemming op onze bedrijfswaarden en -doelen

We hanteren een duidelijke ethische gedragscode en streven ernaar onze bedrijfsvoering transparant te houden voor belanghebbenden. We hanteren richtlijnen inzake gegevensprivacy en -beveiliging die in overeenstemming zijn met ons ISO 27001-gecertificeerde informatiebeveiligingsbeheersysteem (ISMS).

Verantwoord gebruik van AI
We maken op doordachte wijze gebruik van AI en communiceren duidelijk wanneer AI onze processen of producten ondersteunt. We zorgen voor menselijk toezicht waar dat van belang is en beoordelen AI-toepassingen op privacy, beveiliging en mogelijke onbedoelde gevolgen (zoals vooringenomenheid of desinformatie). Naarmate de technologie en regelgeving zich verder ontwikkelen, blijven we onze aanpak verfijnen.

Wat we doen

• Onze gedragscode handhaven en regelmatig herzien, met duidelijk omschreven verantwoordelijkheden en praktische richtlijnen voor teams
• Versterken van de interne afstemming over ‘hoe we zaken doen’ naarmate we groeien
• Voortdurend evalueren van ons gebruik van AI om te voldoen aan normen op het gebied van transparantie en verantwoordelijkheid

Hoe we vooruitgang meten

• Bewijs van naleving, waaronder ISO 27001-certificering en naleving van ons beleid
• Patronen in gemelde zorgen (waaronder meldingen van klokkenluiders) en de tijd die nodig is om deze op te lossen
• Signalen van klantvertrouwen,  zoals beveiligings- en privacybeoordelingen en terugkerende feedbackthema’s over AI-gestuurde functies

Vertrouwen staat niet ter discussie; daarom hanteren wij een ISO 27001-gecertificeerd informatiebeveiligingsbeheersysteem (ISMS) en beschikken wij over duidelijke beleidsregels en controles op het gebied van privacy en beveiliging.

Wat we doen

• Ons ISO 27001-gecertificeerde ISMS onderhouden en voortdurend verbeteren, inclusief de bijbehorende beleidsregels en controles
• Bevorderen van veilige werkwijzen binnen alle teams
• Regelmatige risicobeoordelingen uitvoeren om prioriteit te geven aan verbeteringen op het gebied van beveiliging en privacy
• Een incidentbeheerproces onderhouden om te reageren, te leren en te verbeteren

Hoe we de voortgang meten

• Voltooiing van de jaarlijkse beveiligingstraining
• Resultaten van audits/beoordelingen en tijdige afronding van corrigerende maatregelen
• Ontwikkelingen in incidenten en lessen uit de opvolging

Een sterk beheer is afhankelijk van betrouwbare informatie, goed beheerde processen en een duidelijke verantwoordingsplicht. Met WoodWing Scienta, Assets en Xtendis helpen we organisaties om gedurende de gehele levenscyclus controle te houden over bedrijfskritische informatie, kwaliteitsdocumentatie, digitale assets en archiefstukken. Hierdoor kunnen organisaties consistenter werken, voldoen aan wettelijke vereisten en continue verbetering ondersteunen.

Wat we doen

• We helpen organisaties bij het centraliseren van beleidsregels, procedures, werkinstructies, archiefstukken en digitale assets in gecontroleerde omgevingen
• Ondersteunen van documentbeheer, beoordelingscycli, goedkeuringsworkflows, versiebeheer en traceerbaarheid om de verantwoordingsplicht en auditgereedheid te versterken
• Zorgen voor gestructureerde bewaring, archivering en levenscyclusbeheer, zodat informatie gedurende de gehele levensduur accuraat, toegankelijk en conform de voorschriften blijft
• We bieden medewerkers eenvoudige toegang tot de meest recente, goedgekeurde informatie, waardoor het risico op verouderde documentatie, dubbele informatie en inconsistente werkwijzen wordt verminderd
• We ondersteunen kwaliteitsmanagement, compliance-initiatieven en continue verbetering door beheerprocessen transparant, meetbaar en gemakkelijker te onderhouden te maken

Hoe we de voortgang meten

• Toepassing van bestuursfuncties zoals documentbeheer, goedkeuringsworkflows, levenscyclusbeheer, archiefbeheer en procesverantwoordelijkheid
• Vermindering van verouderde informatie, dubbele inhoud en beheer-gerelateerde bevindingen die aan het licht zijn gekomen via audits, beoordelingen of nalevingsbeoordelingen
• Feedback van klanten over de mate van nalevingsgereedheid, de toegankelijkheid van informatie, de transparantie van processen en het gemak waarmee gecontroleerde informatie kan worden onderhouden
• Gebruik van functionaliteit voor beoordeling, goedkeuring, bewaartermijnen en audittrajecten die verantwoording, risicobeheer en continue verbetering ondersteunt