Altijd audit-ready: hoe woningcorporaties compliance waarborgen met information governance

Niet alleen moet het werk goed gebeuren, het moet ook aantoonbaar zijn. Dat is vaak lastig door versnipperde informatie en losse systemen. Enterprise Information Management biedt uitkomst door informatie centraal te structureren en altijd toegankelijk te maken, terwijl information governance de spelregels en verantwoordelijkheden bepaalt om die informatie veilig, compliant en betrouwbaar te houden. 

Waarom verantwoording steeds complexer wordt

Rapportageverzoeken en audits komen steeds vaker voor, of het nu gaat om leefbaarheid, information governance of datagebruik. De uitdaging is om snel en volledig te kunnen aantonen wat er is gedaan, door wie en wanneer. In veel woningcorporaties staat informatie verspreid over verschillende systemen, mailboxen en mappenstructuren, waardoor het zoeken naar complete dossiers tijdrovend en foutgevoelig is.

Information governance als fundament

Met information governance wordt informatie uit verschillende bronnen samengebracht in één geïntegreerd platform. Op die manier creëert het:

• één compleet dossier per woning, huurder of project met meldingen, onderhoud, besluiten en communicatie;
• transparantie en traceerbaarheid, waardoor acties, contactmomenten en documentatie altijd terug te vinden zijn.

Hierdoor kunnen woningcorporaties audits en Woo-verzoeken efficiënt afhandelen, processen verbeteren en risico’s verkleinen. Ook de AVG-compliance wordt eenvoudiger door automatische opschoning en duidelijke autorisatiestructuren.

Information governance in de praktijk: Eigen Haard

Eigen Haard, een woningcorporatie met tienduizenden woningen in de regio Amsterdam, koos voor WoodWing Xtendis in samenwerking met OneXillium om haar informatiehuishouding te professionaliseren. Voorheen was informatie verspreid over meerdere afdelingen en systemen, waardoor audits en rapportages veel handwerk met zich meebrachten. Met information governance worden meldingen automatisch gekoppeld aan de juiste dossiers en communicatie direct gearchiveerd. Gevoelige data wordt automatisch verwijderd op basis van privacyregels.

Het resultaat van de switch naar Xtendis die Eigen Haard maakte:

• snellere rapportages en meer grip op juridische vraagstukken;
• efficiëntere samenwerking, omdat alle teams met dezelfde actuele data werken;
• minder stress rond audits dankzij direct toegankelijke en betrouwbare informatie.

Lees het complete Eigen Haard succesverhaal >>

Van verplichting naar kracht

EIM maakt van information governance niet het spreekwoordelijke ‘ondergeschoven kindje’, maar juist een strategisch instrument. Het geeft zekerheid dat processen voldoen aan wet- en regelgeving, maar ook dat de organisatie transparanter en wendbaarder werkt. Zo wordt compliance niet langer een stressfactor, maar een integraal onderdeel van professioneel werken – met meer vertrouwen van huurders, collega’s en toezichthouders als resultaat.

Transparantie en compliance als strategische kracht

Transparantie en verantwoording zijn niet langer optioneel. Woningcorporaties moeten kunnen laten zien wat ze doen, hoe ze het doen en waarom. EIM biedt daarvoor het fundament: gestructureerd, veilig en toegankelijk informatiebeheer. Dat voorkomt chaos bij audits, verhoogt juridische weerbaarheid en maakt organisaties efficiënter. Zo wordt duidelijk dat betrouwbaarheid niet alleen een belofte is, maar ook dagelijks aantoonbaar.