Wat is procesmanagement en hoe belangrijk is het?

Laatste update: 14 juli 2025

Inhoud

• Wat is procesmanagement?
• Wat zijn processen?
• Waarom processen beschrijven?
• Wat valt er eigenlijk onder procesmanagement?
• Checklist ‘goed procesmanagement’
• Methodes van procesmanagement
• De voordelen van procesmanagement
• Het verschil tussen procesmanagement en kwaliteitsmanagement
• Wat doet een procesmanager?
• Hoe implementeer je procesmanagement?
• Aan de slag met procesmanagement
• Meer info?

Wat is procesmanagement?

Procesmanagement is het begrijpen, beheren, en optimaliseren van de processen binnen een organisatie. Het gaat niet alleen om het volgen van de stappen die je hebt vastgesteld, maar ook om het constant zoeken naar manieren om die stappen te verbeteren. Uiteindelijk draait het om het efficiënt en effectief maken van je bedrijf. Globaal genomen is procesmanagement dan ook vooral een tool waarmee je ervoor zorgt dat een bedrijf soepel draait. Door processen te analyseren, te verbeteren en te standaardiseren, kunnen bedrijven geld besparen, fouten verminderen en hun klanten beter van dienst zijn.

Procesmanagement helpt om zaken georganiseerd te houden binnen een bedrijf. Het draait allemaal om het begrijpen en verbeteren van de manier waarop dingen worden gedaan, zodat alles soepeler verloopt en iedereen weet wat er van hen wordt verwacht. In plaats van uitsluitend te kijken naar wat er moet gebeuren, richt procesmanagement zich op het nadenken over hóé dingen gedaan moeten worden. Denk aan alle stappen, beslissingen en mensen die betrokken zijn bij het uitvoeren van een taak. Het doel is om die processen te optimaliseren, zodat het werk efficiënter wordt gedaan.

Voor een groot deel draait procesmanagement om het continu streven naar verbetering. Bedrijven die procesmanagement omarmen, zijn doorlopend op zoek zijn naar manieren om dingen beter te doen. Of het nu gaat om het versnellen van een proces, het verminderen van fouten of het vinden van een goedkopere manier om iets te doen – er is áltijd ruimte voor verbetering.

Een ander belangrijk onderdeel is standaardisatie. Bedrijven proberen om consistente procedures en regels (lees: standaarden) vast te stellen voor hoe ze dingen doen. Op die manier weet iedereen wat er van hen wordt verwacht en wordt het gemakkelijker om dingen te doen zonder steeds opnieuw het wiel uit te vinden.

Wat zijn processen?

Processen zijn reeksen van opeenvolgende activiteiten die binnen een organisatie plaatsvinden om bepaalde input te verwerken tot gewenste output. In iedere organisatie vinden processen plaats. Elke afdeling, functie en vestiging kent eigen processen die vaak ook nog eens door elkaar heen lopen. Wanneer spreken we van een proces?

Processen kom je bijna overal tegen – of het nu gaat om het afhandelen van een klantvraag, het produceren van een product of het uitvoeren van een project. Ze beginnen vaak met een bepaalde input – zoals grondstoffen, informatie, of aanvragen – die vervolgens wordt verwerkt en getransformeerd, om uiteindelijk de gewenste output te produceren.

Waarom processen beschrijven?

Je zou processen moeten beschrijven omdat dit binnen een organisatie zorgt voor helderheid, structuur en consistentie. Het beschrijven van processen helpt organisaties om helderheid en structuur te creëren in hun werkwijzen. Door processen vast te leggen, creëer je een duidelijk overzicht van wie wat doet, wanneer en waarom. Dit bevordert de efficiëntie, vermindert misverstanden en maakt het eenvoudiger om nieuwe medewerkers in te werken.

Bovendien dienen procesbeschrijvingen als waardevolle referentiepunten bij audits en certificeringstrajecten, en ondersteunen ze bij het continu verbeteren van de organisatie. Kortom, het documenteren van processen is een belangrijk en effectief hulpmiddel om transparantie, consistentie en groei binnen een organisatie te creëren..

We gaan uitgebreid in op wat een proces is en waarom het belangrijk is om processen te beschrijven in dit artikel.

Wat valt er eigenlijk onder procesmanagement?

Onder procesmanagement vallen de volgende zaken:

• Het visueel of tekstueel vastleggen van processtappen
• Het benoemen van verantwoordelijken (proceseigenaren)
• Het analyseren van verspillingen of knelpunten
• Het verbeteren en vereenvoudigen van stappen
• Het borgen van afspraken in een centrale, toegankelijke omgeving
• Ervoor zorgen dat medewerkers makkelijk kunnen vinden wat ze moeten doen

Procesmanagement is het pakket aan activiteiten waarmee je processen in kaart brengt, evalueert, verbetert en borgt. Het gaat dus niet alleen om het beschrijven van processen, maar vooral om het sturen op verbetering en ownership. Een goed ingericht procesmanagementsysteem ondersteunt daarbij. In WoodWing Scienta staan processen centraal; deze kunnen dan ook makkelijk gekoppeld worden aan documenten, formulieren, checklists en verbetervoortgang.

Checklist ‘goed procesmanagement’

Een goed procesmanagementsysteem opzetten vergt wel wat meer dan het in kaart brengen van stappen. Je hebt een sterke structuur nodig en het vereist bovendien betrokkenheid van je medewerkers. Alleen dan kun je streven naar de continue verbetering waar je naar op zoek bent. De volgende checklist kan een mooi startpunt zijn:

Voorbereiding

• Bepaal het doel van procesmanagement (bijv. compliance, efficiëntie, kwaliteit)
• Zorg voor draagvlak bij directie en teams
• Kies een duidelijke eigenaar of coördinator van het procesbeheer
• Selecteer een geschikt platform of systeem voor procesdocumentatie

Setup

• Breng de belangrijkste processen in kaart (denk aan klantonboarding, kwaliteitscontrole, rapportage)
• Stel per proces vast wie eigenaar is en wie betrokken zijn
• Documenteer de processen helder, visueel en eenduidig
• Leg processtappen vast (denk aan input, output, verantwoordelijken en risico’s)

Implementatie

• Publiceer processen op een centrale, toegankelijke plek
• Train medewerkers in het gebruik van het systeem en de processen
• Zorg voor koppelingen met relevante documenten en tools
• Stimuleer feedback en verbetervoorstellen vanuit de praktijk

Optimalisatie

• Evalueer processen regelmatig (minimaal jaarlijks)
• Monitor knelpunten en doorlooptijden met KPI’s
• Pas processen aan bij veranderingen in wetgeving, tools of werkwijzen
• Gebruik incidenten of auditbevindingen als input voor verbetering
• Leg wijzigingen en versies systematisch vast voor je audittrail

Methodes van procesmanagement

Er zijn verschillende methoden van procesmanagement die organisaties kunnen gebruiken om hun workflows te beheren, analyseren, en optimaliseren. We lichten een aantal van deze methoden toe.

Business Process Management (BPM)

Business Process Management is een methode waarbij organisaties hun processen visueel in kaart brengen, vaak met behulp van diagrammen of flowcharts. Door processen te modelleren en grafisch weer te geven, kunnen organisaties beter begrijpen hoe ze werken en waar inefficiënties zich voordoen. BPM helpt bij het identificeren van knelpunten en het zoeken naar verbetermogelijkheden.

Verandering creëert vaak onrust op de werkvloer. Door processen visueel te maken, ontstaat meer rust. Volgens onderzoeken helpt BPM organisaties bovendien om hogere kwaliteit te leveren en beter te scoren als het gaat om klanttevredenheid.

Lean Six Sigma

Lean Six Sigma methodologie die zich richt op het identificeren en elimineren van verspillingen en veranderlijkheid in processen. Lean Six Sigma combineert principes van Lean Management, gericht op het minimaliseren van verspilling, met Six Sigma, gericht op het verminderen van variatie en het verbeteren van de kwaliteit. Door middel van tools zoals value stream mapping en root cause analysis, helpt Lean Six Sigma organisaties om efficiënter te werken en betere kwaliteit te bieden.

Business Process Re-engineering (BPR)

Bij BPR bekijk je vanaf het begin waarom taken worden uitgevoerd zoals ze worden uitgevoerd en of deze - wellicht aan de hand van nieuwe technologieën - gestroomlijnd kunnen worden. Bij deze methode worden processen radicaal opnieuw ontworpen om significante verbeteringen te realiseren. BPR richt zich dan ook niet uitsluitend op het verbeteren van bestaande processen, maar ook op het zonodig opnieuw uitvinden ervan. Dat kan zorgen voor dramatische veranderingen.

Agile methodes

De term agile komt je – ook als je niet weet wat het betekent – ongetwijfeld bekend voor. Agile vindt haar oorsprong in de softwareontwikkeling, maar de methodes worden steeds vaker toegepast in procesmanagement. Agile benaderingen, zoals Scrum en Kanban, benadrukken flexibiliteit, samenwerking en verbetering. Ze stellen teams in staat om snel te reageren op veranderingen, feedback te verwerken en toe te passen, en voortdurend te leren en verbeteren.

De voordelen van procesmanagement

Degelijk procesmanagement biedt een heleboel voordelen voor je organisatie – klein of groot. Laten we eens kijken op welke manier procesmanagement jouw organisatie kan helpen.

• Procesmanagement is goed voor je efficiëntie. Stel je voor dat je een bezorgbedrijf hebt dat pakketten levert. Als je processen goed georganiseerd zijn, kunnen je bezorgers in een mum van tijd pakketten bij klanten afleveren. Efficiëntere processen betekenen simpelweg dat je meer gedaan krijgt in minder tijd en met minder moeite.
• De kwaliteit van je product of dienst gaat vooruit met goed procesmanagement. Laten we teruggaan naar die bezorgdienst. Als je een strak proces hebt voor het afhandelen en bezorgen van pakketten, betekent dat consequent goede service voor je klanten. Geen verkeerd bezorgde pakketten of vergeten items meer. Consistentie is de sleutel tot kwaliteit.
• Met procesmanagement bespaar je geld. Denk aan efficiënter gebruik van middelen, minder overbodige stappen in je workflow, en slimmere manieren om dingen te doen. Dat betekent meer geld in je zak en minder verspilling door inefficiënt werken.
• Goed procesmanagement zorgt voor een betere klantervaring. Denk aan snellere levering, nauwkeurige bestellingen, en vriendelijke service. Wanneer klanten tevreden zijn, komen ze terug voor meer en vertellen ze hun vrienden over hun goede ervaringen.
• Met procesmanagement kun je snel reageren op veranderingen in de markt of klantbehoeften. Stel je voor dat je een nieuw product wilt lanceren. Met een flexibel proces kun je snel nieuwe producten ontwikkelen, feedback van klanten verzamelen, en je aanpassen aan wat werkt en wat niet. Dat is hoe je groeit en je bedrijf naar nieuwe hoogten tilt.

Het verschil tussen procesmanagement en kwaliteitsmanagement

Het grote verschil tussen procesmanagement en kwaliteitsmanagement is dat procesmanagement zich richt op hoe werkzaamheden worden uitgevoerd, terwijl kwaliteitsmanagement focust op wat er geleverd wordt en of dat voldoet aan de gestelde normen. Procesmanagement draait om het optimaliseren van hoe dingen worden gedaan in een organisatie. Het gaat om het begrijpen, analyseren en verbeteren van de stappen die nodig zijn om een bepaald doel te bereiken. Door processen in kaart te brengen en te verbeteren, gaat iedereen binnen je organisatie beter werken en zie je vanzelf betere resultaten.

Kwaliteitsmanagement en procesmanagement zijn beide onderdeel van een groter geheel, maar toch niet helemaal hetzelfde. Kwaliteitsmanagement richt zich op het waarborgen van de kwaliteit die je levert. Het gaat om het vaststellen van criteria en de zorg voor de naleving ervan. Deze systematische benadering is gericht op het plannen, beheersen, en verbeteren van de kwaliteit van je producten of diensten. Je kunt procesmanagement daarom, vergelijkbaar met het beheren van kennis in een organisatie, ook zien als een onderdeel van kwaliteitsmanagement.

Procesmanagement wil de efficiëntie verbeteren, kosten verlagen en doorlooptijden verkorten. We willen dat taken effectief worden uitgevoerd en middelen optimaal worden benut. Het draait allemaal om het soepel laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken. Kwaliteitsmanagement streeft naar consistente, betrouwbare resultaten die voldoen aan de verwachtingen van klanten. Het doel is om klanttevredenheid te verhogen en herhaalaankopen te stimuleren. Je wil namelijk dat klanten blij zijn met wat ze krijgen en vertrouwen hebben in wat je levert.

Wat doet een procesmanager?

Een procesmanager is verantwoordelijk voor de processen binnen je organisatie en heeft de taak om de verschillende processen te beheren, te analyseren en te optimaliseren. Hij of zij is verantwoordelijk voor het begrijpen hoe dingen worden gedaan en het identificeren van manieren om ze beter te doen. Dit omvat vaak het in kaart brengen van bestaande processen, het identificeren van knelpunten en inefficiënties daarin, en het implementeren van verbeteringen om prestaties te verhogen. WoodWing Scienta helpt procesmanagers bij het beschrijven van processen. Benieuwd hoe dat werkt? Lees dan hier verder.

Een belangrijk aspect van het werk van procesmanagers is het verzamelen en analyseren van data om inzicht te krijgen in hoe processen verlopen, waar zich problemen voordoen en waar verbeteringen kunnen worden aangebracht. Zo kunnen ze weloverwogen beslissingen nemen over het verbeteren van de operationele efficiëntie van een organisatie.

Ook belangrijk is het samenwerken met verschillende stakeholders binnen de organisatie. Van het samenwerken met managers en teamleiders om processen te herontwerpen tot het trainen van medewerkers om nieuwe procedures te volgen.

Een procesmanager speelt ook vaak een rol bij het implementeren van nieuwe processen en systemen, bijvoorbeeld het introduceren van nieuwe software om processen te automatiseren of het ontwikkelen van nieuwe procedures om aan veranderende behoeften te voldoen.

Kortom, een procesmanager heeft een uitdagende en dynamische rol die essentieel is voor het succes van een organisatie in de moderne zakelijke omgeving.

Hoe implementeer je procesmanagement?

Je implementeert procesmanagement door je bestaande processen in kaart te brengen, verbeterpunten te identificeren en stapsgewijs verbeteringen door te voeren. Het implementeren van procesmanagement in je organisatie is als het leggen van een stevig fundament voor een huis: het vergt planning, inzet, en de juiste gereedschappen om het goed te laten werken. Begin met het analyseren van je huidige processen, van het ontvangen van een bestelling tot het leveren van een product of dienst. Identificeer alle stappen, wie bij die stappen betrokken zijn, en hoe lang het duurt om ze te voltooien, om een duidelijk beeld te krijgen van waar je staat. Leidt het beschrijven van je organisatieprocessen tot problemen? Hier vind je een aantal tips die je helpen bij het maken van je procesbeschrijvingen. 

Zoek naar gebieden waar knelpunten – dubbele invoer, overbodige stappen, wachttijden, etc. – optreden. Door deze knelpunten te identificeren, kun je makkelijker en gestructureerder verbeteringen aanbrengen. Stel duidelijke doelen en prioriteiten op basis van wat het belangrijkst is voor jouw organisatie. Begin ook vooral met kleine, behapbare stappen. Je kan bijvoorbeeld een nieuwe procedure testen voor een bepaalde afdeling, of een nieuwe tool implementeren voor automatisering. Door veranderingen geleidelijk, stapsgewijs door te voeren, minimaliseer je de verstoring en vergroot je de kans op succes.

Belangrijk: vergeet niet je medewerkers te betrekken. Informeer ze en vraag om input, van het identificeren van knelpunten tot het toepassen van verbeteringen. Luister naar hun feedback, ideeën en zorgen, en moedig ze aan om actief bij te dragen aan het verbeteren van de processen waar ze dagelijks mee werken. Daar ga je veel aan hebben – niet voor niets hebben we eerder al geschreven over het belang van communicatie binnen procesmanagement.

Tot slot is het belangrijk om de voortgang van de implementatie van procesmanagement te monitoren. Gebruik KPI's (Key Performance Indicators) zodat je kunt controleren of je gestelde doelen bereikt en of de genomen maatregelen het gewenste effect hebben. Pas als het nodig is je aanpak aan op basis van je analyse van de resultaten.

Aan de slag met procesmanagement

Zoals je nu weet, is procesmanagement voor je organisatie geen luxe maar een noodzaak. Van het kleinste bedrijf tot de grootste multinational: we hebben in onze organisaties allemaal te maken met processen. Processen die waarschijnlijk beter kunnen. Met degelijk procesmanagement – wat samen met het adequaat beheren van kennis in de organisatie het kwaliteitsbeheer van de organisatie vorm geeft – til je jouw bedrijf naar een hoger niveau.

Meer info?

Meer weten over het beschrijven van processen? Download de whitepaper “In 5 stappen je processen beschreven”.