Wat is een proces en waarom beschrijf je het?

Laatste update: 7 juli 2025

Wat is een proces?

Volgens de theorie (zoals beschreven in Denken in processen van Peter Matthijsen), is een proces ‘het geheel van activiteiten dat zich afspeelt tussen de vraag naar een product of dienst en het leveren daarvan’. Een proces is dus een serie van activiteiten (uitgevoerd door mensen of machines) waarbij verschillende middelen nodig zijn. Voor deze activiteiten zijn informatie en communicatie nodig.

Veel voorkomende processen binnen organisaties zijn het inkoopproces, het interne controleproces of het leveringsproces. Een proces kan over verschillende afdelingen en soms zelfs verschillende organisaties heen lopen. Adequaat beheer van deze en andere, gerelateerde processen is dan een vereiste en business process management helpt hierbij.

De managementfilosofie Lean maakt onderscheid tussen drie processen: primaire processen (klantgericht), ondersteunende processen (intern gericht) en besturingsprocessen (voor aan- en bijsturing).

Tip! Zoek je een gratis voorbeeld van procesbeschrijvingen? Ga dan zéker aan de slag met WoodWing Scienta's ISO 9001 handboek: negentien voorbeeldprocessen en tientallen handige documenten staan daarin voor je klaar, geheel gratis.

Hoe beschrijf je een proces?

Bovenstaande afbeelding is gebaseerd op het beroemde werk ‘Ceci n’est pas une pipe’ (‘Dit is geen pijp’) van René Margritte. Daarmee wilde hij zeggen dat het geen pijp is waar men naar kijkt, maar een schilderij van een pijp; geen echte pijp dus.

Hetzelfde geldt voor processen. Een procesbeschrijving is zelf natuurlijk geen proces. En wie een procesbeschrijving aanpast, verandert daarmee nog niet het proces zelf. Een procesbeschrijving is een weergave van de werkelijkheid, net zoals de geschilderde pijp een weergave is van een pijp, maar geen echte pijp is.

Het eindresultaat

Vaak wordt er nog gedacht in taken en afdelingen: een verticale of taakgeoriënteerde kijk. Mensen redeneren zo alleen vanuit hun eigen handelen en weten dus minder goed hoe hun werk bijdraagt aan het eindresultaat.

En over het eindresultaat: het belangrijkste element in  een proces is de klant. Een proces begint en/of eindigt altijd bij de klant (dit kan ook een interne klant zijn). De kwaliteit die aan de klant geleverd wordt, is maar gedeeltelijk afhankelijk van de kwaliteit van de uitvoering van al die losse taken. Problemen zitten vaak juist tussen de taken en afdelingen in.

Wanneer horizontaal naar processen gekeken wordt, kan je de verschillende activiteiten in het proces van klant tot klant in relatie tot elkaar zien. Hiermee komt de klant opeens écht in beeld, omdat we het daarvoor allemaal doen. Procesdenken = klantdenken!

Waarom is het goed om een beschreven weergave van de werkelijkheid te hebben?

Goed, procesbeschrijvingen en processen zijn dus weliswaar twee verschillende dingen, maar ze hebben desalniettemin veel met elkaar te maken. Waarom is het eigenlijk nodig om een proces te beschrijven? Hiervoor zijn uiteenlopende redenen te bedenken, waarvan we er hieronder enkele noemen en toelichten.

Allereerst geeft het inzicht in een organisatie. Je maakt een duidelijke blauwdruk van je organisatie, waarin iedereen kan opzoeken wie wat wanneer en waarom moet doen. Dit maakt het voor (nieuwe) medewerkers duidelijk hoe de organisatie werkt.

Het geeft je medewerkers ook houvast bij hun werkzaamheden. Het is een goede manier om werkafspraken vast te leggen, zodat iedereen weet wat er ooit is afgesproken (en waarom). Medewerkers weten door hun opleiding en ervaring natuurlijk heel goed hoe ze hun werk moeten uitvoeren, maar toch is het goed om een geheugensteuntje te hebben.

Het geeft externe instanties inzicht in je organisatie, zoals de inspectiedienst, de auditor of nieuwe klanten. Als je als organisatie gecertificeerd bent, zijn procesbeschrijvingen meestal noodzakelijk. Alhoewel de tijd van grote, stoffige proceshandboeken wél voorbij is.

Maar wat nu?

Nu je beter weet wat precies een proces is – plus hoe en waarom die te beschrijven – is het tijd om daadwerkelijk aan de slag te gaan met procesbeschrijvingen. Maar waar begin je? Welke tools helpen je allemaal om processen goed te beschrijven? Een goede eerste stap is om kritisch na te denken waarom je een proces wil beschrijven. Is het een geheugensteuntje voor het dagelijks werk, is het om een bedrijfsproces te verbeteren, of is het om business activity flows te optimaliseren? Afhankelijk van je doel, kun je een goede keuze maken in de tools die je wil inzetten.

Wil je bijvoorbeeld weten met welke tools je processen kunt beschrijven? Of ben je op zoek naar extra tips bij het beschrijven van processen? je vindt de antwoorden door de links te volgen!