Met deze tools kun je processen beschrijven

Door de honderden soorten tools, software en systemen is het niet verwonderlijk dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Geen nood: in deze blog vind je de beste tools om processen te beschrijven, handig verdeeld naar wat je nodig hebt.

Een tool om snel een procesje uit te tekenen?

Kies dan voor: Lucidchart of draw.io
Wil je voor jezelf snel een proces tekenen? Snel een mindmap maken of een schets delen met een collega? Dan heb je een tool nodig dat je snel en gratis kunt gebruiken om een proces uit te tekenen. Lucidchart en draw.io zijn beide gratis en bieden de mogelijkheid om stroomdiagrammen te tekenen. Handig wanneer jij of een directe collega snel een gevisualiseerd proces willen hebben.

Deze tools hebben een eenvoudig maar vluchtig karakter. Hoewel makkelijk om snel iets uit te tekenen, zijn deze tools geen centrale platforms waarop mensen procesbeschrijvingen kunnen raadplegen en inzien. Hieronder beschrijven we een aantal tools die op dat vlak veel beter geschikt zijn.

Een tool om processen te modelleren, analyseren, simuleren, automatiseren en controleren?

Kies dan voor: Bizagi, Signavio of bpm’online
Aan de andere kant van het spectrum staan de grotere Business Proces Management-systemen. Deze tools kunnen veel: je kunt niet alleen processen op een geavanceerde manier tekenen en modelleren, je kunt deze processen ook analyseren en simuleren met bijvoorbeeld een ‘wat-als-analyse’.

De processen die je met deze tools modelleert, hebben ook direct invloed op de daadwerkelijke bedrijfsprocessen. Je kunt applicaties koppelen, business rules en goals definiëren, interfaces ontwerpen waarin medewerkers hun werk moeten indienen en grote en complexe BPM-analyses doen.

Dit komt van pas als je bijvoorbeeld bedrijfsprocesanalyses wil uitvoeren, de impact van wijzigingen in je bedrijfsprocessen wil onderzoeken of medewerkers in zelfgebouwde applicaties wil laten werken volgens de gemodelleerde processen.

De nadelen? Het zijn grote, dure systemen die ontzettend veel kunnen. Voor (Enterprise) Business Procesmanagement zijn dit goede tools, maar voor een wat pragmatischer beheer van de processen die binnen je organisatie spelen, zijn ze toch té veel van het goede.

Een tool om procesbeschrijvingen te maken die door de gehele organisatie gebruikt kunnen worden?

Kies dan voor: Scienta
Wil je processen zó beschrijven dat deze door de gehele organisatie gebruikt kunnen worden? Bijvoorbeeld om medewerkers te instrueren of om duidelijk te maken hoe processen in je organisatie verlopen? Meer mogelijkheden hebben voor het daadwerkelijk borgen van processen, maar niet verzanden in grote systemen? Dan kan Scienta je verder helpen.

WoodWing Scienta is cloudsoftware om processen in te beschrijven en te delen in je gehele organisatie. En je beschrijft niet alleen hoe het werk verloopt in je organisatie, je zorgt ervoor dat het ook echt gebeurt. Dankzij de geavanceerde formulieren en de workflow in Scienta houd je grip op je processen en werkzaamheden.