Bij het implementeren van ons document management systeem Xtendis merken we dat vaak onbekend is welke verplichtingen gelden voor het bewaren en schonen van privacy gevoelige documenten.
In deze blog wordt beschreven wat de bewaarplicht voor ondernemers is. Welke documenten moet een ondernemer bewaren en wanneer moeten dezelfde documenten vernietigd worden.
Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie zeven jaar te bewaren (de fiscale bewaarplicht). Bepaalde onderdelen van een administratie worden aangemerkt als basisgegevens en moeten altijd zeven jaar bewaard blijven. Dit geldt voor:
Als je elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert moet je deze informatie tien jaar bewaren.
Als werkgever heb je voor de loonheffingen een aantal verplichtingen. Zo moet je:
De kopie van het identiteitsbewijs moet je bewaren zolang je de medewerker in dienst hebt.
De kopie moet een goede kwaliteit hebben. Het documentnummer, de pasfoto en het burgerservicenummer (BSN) moeten goed leesbaar zijn. Deze kopie moet je bewaren voor eventuele controles, bijvoorbeeld door de Inspectie SZW. Je moet de kopie bewaren tot minstens vijf jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan.
Als het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt tijdens het dienstverband is dat geen probleem. Je hebt een kopie van het identiteitsbewijs gemaakt toen deze geldig was. Wanneer het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt, hoef je deze dus niet te vervangen.
De volgende documenten zijn geldige identiteitsbewijzen voor deze toepassing:
Voor het inhuren van uitzendkrachten gelden andere regels. Voordat een uitzendkracht aan de slag gaat, moet je zelf zijn originele identiteitsbewijs controleren. Je hoeft geen kopie van het identiteitsbewijs in jouw administratie op te slaan. Tenzij de uitzendkracht niet uit de Europese Unie komt. Dan moet je een kopie maken en deze vijf jaar bewaren. Uiteraard moet je ook nagaan of deze persoon wel mag werken. Als je dat gedaan hebt, raden wij aan om documenten waarin dit aangetoond wordt ook te archiveren.
De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en de algemene verordening gegevensbescherming, die op 25 mei 2018 in werking treedt, zijn eigenlijk heel eenvoudig over het vernietigen van persoonsgegevens. Als de persoonsgegevens niet meer nodig zijn, moeten deze vernietigd worden. Dus als er geen bewaarplicht meer is, moeten de gegevens vernietigd worden. Het overtreden van de AVG kan beboet worden met boetes die op kunnen lopen tot 20 miljoen euro.
Met document management systeem Xtendis kan eenvoudig aan de verschillende regels voldaan worden. Documenten kunnen voor langere periode, goed toegankelijk en in een onwijzigbaar standaard formaat gearchiveerd worden.
Daarnaast heeft Xtendis processen die automatisch documenten kunnen verwijderen als zij aan bepaalde criteria voldoen. In de nieuwste versie van Xtendis kan bovendien automatisch gecontroleerd worden of een (personeels-)dossier volledig is. Als dat niet het geval is, wordt het dossier apart gezet en kunnen aanvullende acties ondernomen worden. Xtendis handhaaft de regels!
Bij het samenstellen van deze blog zijn de volgende websites geraadpleegd: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
www.belastingdienst.nl
www.overheid.nl