Waarom WoodWing Oplossingen
Oplossingen

Content Creatie

icon-woodwing-print-to-digital

Content Creatie

Werk samen en creëer kwalitatieve, kanaal-neutrale content

icon-woodwing-dam

Digital Asset Management

Beheer en verspreid digitale assets voor efficiënte contentproductie

icon-woodwing-devices

Multichannel Publishing

Groter bereik met multichannel content publishing op alle kanalen

icon-woodwing-content-orchestration

Content Orchestration

Het beheren van content op grote schaal is nog nooit zo gemakkelijk geweest


Content Management

icon-logo-woodwing-document-management

Documentmanagement

Centraliseer en beheer je documenten op één plek

icon-logo-woodwing-information-management

Informatiemanagement

Meer flexibiliteit, minder risico's en benut data met informatiebeheer

icon-woodwing-knowledge-management

Kennismanagement

Breng kennis en mensen samen om met elkaar te werken aan kwaliteit

icon-logo-woodwing-quality-management

Kwaliteitsmanagement

Samen ervoor zorgen dat je de juiste dingen op de goede manier doet

icon-woodwing-process-management

Procesmanagement

Processen beschrijven en organiseren op een manier dat iedereen er iets mee kan

icon-woodwing-risk-management

Risicomanagement

Krijg inzicht in en grip op alle aspecten van risicobeheer


Content Services

icon-logo-woodwing-ai-governance

AI Governance

Ontwikkel en distribueer je eigen AI policies en blijf compliant

icon-woodwing-creative-workflow-services

Creative Workflow Services

Benut je volledige creatieve potentieel met hulp van experts

icon-woodwing-digital-publishing-service

Digital Publishing Services

Verbeter je digitale publicatie- strategie met deskundige diensten

icon-woodwing-integrate

App integraties

Integreer WoodWing naadloos in je bestaande software

icon-woodwing-cloud

WoodWing Cloud

Ervaar stressvrije hosting, automatische updates, en meer


Aanbevolen content

Albelli

Hoe het op groei gerichte fotogeschenkmerk Albelli zijn product en processen verbeterde met Digital Asset Management.

Lees verder
Producten
Producten

Take charge of your content

WoodWing Studio

Stroomlijnt het creatieve proces van het maken, bewerken en automatisch publiceren van print en digitale content

WoodWing Assets

Versimpelt digital asset management bij het beheer van grote collecties digitale bestanden. Met krachtige integratiemogelijkheden

WoodWing Swivle

Eenvoudige en intuïtieve, web-based digital asset management-oplossing voor het beheer van digitale bestanden

WoodWing Scienta

Software om samen te werken aan kwaliteit en grip te hebben op en maximaal te profiteren van de in je organisatie aanwezige kennis

WoodWing Xtendis

Aantoonbaar veilig digitaal archiveer- en documentbeheersysteem voor organisaties met grote hoeveelheden documenten in complexe omgevingen

WoodWing Connect

Verbindt talloze systemen en applicaties met WoodWing software. Veelzijdig pakket aan integratiemogelijkheden

WoodWing Smart Styles

Versnelt het creatieve designproces in Adobe InDesign door het slim kunnen hergebruiken van zelfgedefinieerde stijlen

Branches
Branches

Wij kennen jouw uitdagingen

icon-woodwing-agencies

Agencies

Geoptimaliseerde workflow, verbeterde samenwerking en merkconsistentie

icon-woodwing-finance

Financiële dienstverlening

Efficiënter risicobeheer en procesoptimalisatie met document- en kwaliteitsbeheer

icon-woodwing-franchise

Franchise

Zorg voor eenheid met document-, kwaliteits- en kennismanagement

icon-woodwing-transport-logistic

Handel & Logistiek

Verhoog de efficiëntie met proces-, document- en kwaliteitsmanagement

icon-woodwing-manufacturing

Maakindustrie

Overwin content-, data- en kwaliteitsuitdagingen in de maakindustrie

icon-woodwing-retail-ecommerce

Retail & eCommerce

Efficiënte productie van catalogi en marketing content voor een kortere time-to-market

icon-woodwing-publishing

Uitgeverijen

Efficiënte contentcreatie, samenwerking en multichannel publishing

icon-logo-woodwing-housing-corporations

Woningcorporaties

Vereenvoudig documentatieprocessen en verhoog de operationele efficiëntie

icon-woodwing-healthcare

Zorg & Welzijn

Vind altijd de laatste versie van ieder proces, protocol, richtlijn of afspraak


Aanbevolen content

Yamaha Motor Europe

Hoe Yamaha Motor Europe zijn ontwerpworkflows voor content optimaliseerde

Lees verder
Inspiratie
Inspiratie

Kenniscentrum

icon-woodwing-success-stories

Succesverhalen

Lees succesverhalen van organisaties die vertrouwen op de producten van WoodWing

icon-woodwing-ebooks-whitepapers

eBooks & Whitepapers

Leer alles over onze oplossingen met onze uitgebreide eBooks en whitepapers

icon-logo-woodwing-videos

Video’s

Leer meer over WoodWing's producten via onze video's en tutorials

icon-woodwing-events-and-webinars

Events & Webinars

Ontmoet ons persoonlijk of virtueel tijdens een van onze events of webinars


Laatste blogs

Innovatie, inzichten en community komen samen op WoodWing Uncovered APAC

Innovatie, inzichten en community komen samen op WoodWing Uncovered APAC

Wat is kwaliteitsmanagement? En hoe pak je het aan?

Wat is kwaliteitsmanagement? En hoe pak je het aan?

Voorbij de theorie: efficiënt risicomanagement in de praktijk

Voorbij de theorie: efficiënt risicomanagement in de praktijk

Bekijk alle blogs

Aanbevolen content

Medium Rare

Hoe Medium Rare een betere klantbeleving - en resultaten behaalt met WoodWing.

Lees verder
Over ons
Over ons

Over ons

icon-woodwing-about-woodwing

Over ons

Maak kennis met WoodWing. Ontdek onze visie, missie en innovatieve oplossingen

icon-woodwing-management-team

Management Team

Maak kennis met de leiders die het succes en de groei van WoodWing stimuleren

icon-woodwing-contact

Contact

Neem contact met ons op voor vragen, ondersteuning en samenwerking


Vacatures & pers

icon-woodwing-job-opportunities

Vacatures

Ontdek carrièremogelijkheden en sluit je aan bij ons getalenteerde wereldwijde team

icon-woodwing-press-release

Persberichten & nieuws

Blijf op de hoogte van ons laatste bedrijfsnieuws en aankondigingen


Partners

icon-woodwing-partners

Partners

Bekijk de lijst met onze vertrouwde partners voor lokale ondersteuning en uitgebreide mogelijkheden

icon-woodwing-become-a-partner

Partner worden

Sluit je aan bij ons wereldwijde partnernetwerk en groei met ons mee


Uitgelichte Vacature

Developer

Als Full Stack Developer ben je verantwoordelijk voor het complete softwarepakket. Ben jij onze nieuwe collega die de cloudapplicatie voor onze klanten ontwikkelt?

Bekijk vacature
Nederlands
Selecteer taal
Support Support Support Contact sales Contact sales Contact sales Login Login Login
Login

Kies een product

icon-woodwing-login-scienta

WoodWing Scienta

icon-woodwing-login-swivle

WoodWing Swivle


Neem contact op
Zoeken Support Support Support Contact sales Contact sales Contact sales Login Login Login

Kies een product

icon-woodwing-login-scienta

WoodWing Scienta

icon-woodwing-login-swivle

WoodWing Swivle

Nederlands Nederlands

English

Waarom WoodWing Oplossingen

Content Creatie

icon-woodwing-print-to-digital

Content Creatie

Werk samen en creëer kwalitatieve, kanaal-neutrale content

icon-woodwing-dam

Digital Asset Management

Beheer en verspreid digitale assets voor efficiënte contentproductie

icon-woodwing-devices

Multichannel Publishing

Groter bereik met multichannel content publishing op alle kanalen

icon-woodwing-content-orchestration

Content Orchestration

Het beheren van content op grote schaal is nog nooit zo gemakkelijk geweest


Content Management

icon-logo-woodwing-document-management

Documentmanagement

Centraliseer en beheer je documenten op één plek

icon-logo-woodwing-information-management

Informatiemanagement

Meer flexibiliteit, minder risico's en benut data met informatiebeheer

icon-woodwing-knowledge-management

Kennismanagement

Breng kennis en mensen samen om met elkaar te werken aan kwaliteit

icon-logo-woodwing-quality-management

Kwaliteitsmanagement

Samen ervoor zorgen dat je de juiste dingen op de goede manier doet

icon-woodwing-process-management

Procesmanagement

Processen beschrijven en organiseren op een manier dat iedereen er iets mee kan

icon-woodwing-risk-management

Risicomanagement

Krijg inzicht in en grip op alle aspecten van risicobeheer


Content Services

icon-logo-woodwing-ai-governance

AI Governance

Ontwikkel en distribueer je eigen AI policies en blijf compliant

icon-woodwing-creative-workflow-services

Creative Workflow Services

Benut je volledige creatieve potentieel met hulp van experts

icon-woodwing-digital-publishing-service

Digital Publishing Services

Verbeter je digitale publicatie- strategie met deskundige diensten

icon-woodwing-integrate

App integraties

Integreer WoodWing naadloos in je bestaande software

icon-woodwing-cloud

WoodWing Cloud

Ervaar stressvrije hosting, automatische updates, en meer


Aanbevolen content

Albelli

Hoe het op groei gerichte fotogeschenkmerk Albelli zijn product en processen verbeterde met Digital Asset Management.

Lees verder
Producten

Take charge of your content

WoodWing Studio

Stroomlijnt het creatieve proces van het maken, bewerken en automatisch publiceren van print en digitale content

WoodWing Studio

Vereenvoudig het maken van content. Werk efficiënt samen en lever sneller hoogwaardige content met WoodWing Studio.

WoodWing Assets

Versimpelt digital asset management bij het beheer van grote collecties digitale bestanden. Met krachtige integratiemogelijkheden

WoodWing Assets

Neem de controle over je digital assets. Sla je bestanden op, beheer ze en deel ze in één centrale hub met WoodWing Assets.

WoodWing Swivle

Eenvoudige en intuïtieve, web-based digital asset management-oplossing voor het beheer van digitale bestanden

WoodWing Swivle

Transformeer je digital asset management. Centraliseer, deel en werk samen aan je bestanden met WoodWing Swivle.

WoodWing Scienta

Software om samen te werken aan kwaliteit en grip te hebben op en maximaal te profiteren van de in je organisatie aanwezige kennis

WoodWing Scienta

Maak je complexiteit weer behapbaar en simpel voor iedereen. Manage kennis, kwaliteit en processen met WoodWing Scienta.

WoodWing Xtendis

Aantoonbaar veilig digitaal archiveer- en documentbeheersysteem voor organisaties met grote hoeveelheden documenten in complexe omgevingen

WoodWing Xtendis

Beheer moeiteloos je documenten en informatie. Organiseer, bekijk en verspreid je bestanden veilig met WoodWing Xtendis.

WoodWing Connect

Verbindt talloze systemen en applicaties met WoodWing software. Veelzijdig pakket aan integratiemogelijkheden

WoodWing Connect

Een krachtige integratie suite, inclusief API's, webhooks, plug-ins en de beste iPaaS-oplossing in zijn klasse (powered by Workato).

WoodWing Smart Styles

Versnelt het creatieve designproces in Adobe InDesign door het slim kunnen hergebruiken van zelfgedefinieerde stijlen

WoodWing Smart Styles

Een plug-in voor Adobe InDesign waarmee ontwerpers snel voorgedefinieerde stijlen kunnen toepassen en ontwerp workflows kunnen stroomlijnen.

Branches

Wij kennen jouw uitdagingen

icon-woodwing-agencies

Agencies

Geoptimaliseerde workflow, verbeterde samenwerking en merkconsistentie

icon-woodwing-finance

Financiële dienstverlening

Efficiënter risicobeheer en procesoptimalisatie met document- en kwaliteitsbeheer

icon-woodwing-franchise

Franchise

Zorg voor eenheid met document-, kwaliteits- en kennismanagement

icon-woodwing-transport-logistic

Handel & Logistiek

Verhoog de efficiëntie met proces-, document- en kwaliteitsmanagement

icon-woodwing-manufacturing

Maakindustrie

Overwin content-, data- en kwaliteitsuitdagingen in de maakindustrie

icon-woodwing-retail-ecommerce

Retail & eCommerce

Efficiënte productie van catalogi en marketing content voor een kortere time-to-market

icon-woodwing-publishing

Uitgeverijen

Efficiënte contentcreatie, samenwerking en multichannel publishing

icon-logo-woodwing-housing-corporations

Woningcorporaties

Vereenvoudig documentatieprocessen en verhoog de operationele efficiëntie

icon-woodwing-healthcare

Zorg & Welzijn

Vind altijd de laatste versie van ieder proces, protocol, richtlijn of afspraak

Aanbevolen content

Yamaha Motor Europe

Hoe Yamaha Motor Europe zijn ontwerpworkflows voor content optimaliseerde

Lees verder
Inspiratie

Kenniscentrum

icon-woodwing-success-stories

Succesverhalen

Lees succesverhalen van organisaties die vertrouwen op de producten van WoodWing

icon-woodwing-ebooks-whitepapers

eBooks & Whitepapers

Leer alles over onze oplossingen met onze uitgebreide eBooks en whitepapers

icon-logo-woodwing-videos

Video’s

Leer meer over WoodWing's producten via onze video's en tutorials

icon-woodwing-events-and-webinars

Events & Webinars

Ontmoet ons persoonlijk of virtueel tijdens een van onze events of webinars


Laatste blogs

Innovatie, inzichten en community komen samen op WoodWing Uncovered APAC

Innovatie, inzichten en community komen samen op WoodWing Uncovered APAC

Wat is kwaliteitsmanagement? En hoe pak je het aan?

Wat is kwaliteitsmanagement? En hoe pak je het aan?

Voorbij de theorie: efficiënt risicomanagement in de praktijk

Voorbij de theorie: efficiënt risicomanagement in de praktijk

Bekijk alle blogs

Aanbevolen content

Medium Rare

Hoe Medium Rare een betere klantbeleving - en resultaten behaalt met WoodWing.

Lees verder
Over ons

Over ons

icon-woodwing-about-woodwing

Over ons

Maak kennis met WoodWing. Ontdek onze visie, missie en innovatieve oplossingen

icon-woodwing-management-team

Management Team

Maak kennis met de leiders die het succes en de groei van WoodWing stimuleren

icon-woodwing-contact

Contact

Neem contact met ons op voor vragen, ondersteuning en samenwerking


Vacatures & pers

icon-woodwing-job-opportunities

Vacatures

Ontdek carrièremogelijkheden en sluit je aan bij ons getalenteerde wereldwijde team

icon-woodwing-press-release

Persberichten & nieuws

Blijf op de hoogte van ons laatste bedrijfsnieuws en aankondigingen


Partners

icon-woodwing-partners

Partners

Bekijk de lijst met onze vertrouwde partners voor lokale ondersteuning en uitgebreide mogelijkheden

icon-woodwing-become-a-partner

Partner worden

Sluit je aan bij ons wereldwijde partnernetwerk en groei met ons mee


Uitgelichte Vacature

Developer

Als Full Stack Developer ben je verantwoordelijk voor het complete softwarepakket. Ben jij onze nieuwe collega die de cloudapplicatie voor onze klanten ontwikkelt?

Bekijk vacature
Neem contact op
Home Inspiratie Blog

Documentmanagement

2 minuten leestijd

Reglement omtrent het bewaren van privacygevoelige documenten

Verken de wettelijke bewaarverplichtingen voor bedrijfsdocumenten, van loonstrookjes tot identiteitsbewijzen, en ontdek hoe documentbeheersystemen zoals Xtendis kunnen helpen bij naleving.

Shape

Bij het implementeren van ons document management systeem WoodWing Xtendis merken we dat vaak onbekend is welke verplichtingen gelden voor het bewaren en schonen van privacygevoelige documenten. Reden om in dit artikel te beschrijven wat de bewaarplicht voor ondernemers is. Welke documenten moet een ondernemer bewaren en wanneer moeten dezelfde documenten vernietigd worden?

Loonstroken zeven jaar bewaren

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie zeven jaar te bewaren (de fiscale bewaarplicht). Bepaalde onderdelen van een administratie worden aangemerkt als basisgegevens en moeten altijd zeven jaar bewaard blijven. Dit geldt voor:

  • het grootboek;
  • de debiteuren- en crediteurenadministratie;
  • de voorraadadministratie;
  • de in- en verkoopadministratie;
  • de loonadministratie.

Als je elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert moet je deze informatie tien jaar bewaren.

Verplichtingen omtrent identiteitsbewijzen

Als werkgever heb je voor de loonheffingen een aantal verplichtingen. Zo moet je:

  • de dag voor de eerste werkdag van de werknemer de nodige gegevens voor de loonheffingen hebben ontvangen.
  • De dag voor de eerste werkdag de identiteit van de medewerkers vaststellen en een kopie maken van het identiteitsbewijs.
  • Een loonstaat aanleggen.
  • De werknemer periodiek een loonstrook toesturen.
  • 1 keer per jaar bepaalde inkomensgegevens aan de werknemer verstrekken met een jaaropgaaf.

De kopie van het identiteitsbewijs moet je bewaren zolang je de medewerker in dienst hebt.
De kopie moet een goede kwaliteit hebben. Het documentnummer, de pasfoto en het burgerservicenummer (BSN) moeten goed leesbaar zijn. Deze kopie moet je bewaren voor eventuele controles, bijvoorbeeld door de Inspectie SZW. Je moet de kopie bewaren tot minstens vijf jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan.

Als het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt tijdens het dienstverband is dat geen probleem. Je hebt een kopie van het identiteitsbewijs gemaakt toen deze geldig was. Wanneer het identiteitsbewijs van een werknemer verloopt, hoef je deze dus niet te vervangen.

De volgende documenten zijn geldige identiteitsbewijzen voor deze toepassing:

  • Paspoort.
  • Nederlandse identiteitskaart.
  • ID-kaart of paspoort uit één van de achtentwintig EU
  • idstaten.
  • Nederlands vreemdelingendocument.
  • Een rijbewijs is dus geen geschikt identiteitsbewijs voor deze toepassing.

Identificatieplicht voor uitzendkrachten

Voor het inhuren van uitzendkrachten gelden andere regels. Voordat een uitzendkracht aan de slag gaat, moet je zelf zijn originele identiteitsbewijs controleren. Je hoeft geen kopie van het identiteitsbewijs in jouw administratie op te slaan. Tenzij de uitzendkracht niet uit de Europese Unie komt. Dan moet je een kopie maken en deze vijf jaar bewaren. Uiteraard moet je ook nagaan of deze persoon wel mag werken. Als je dat gedaan hebt, raden wij aan om documenten waarin dit aangetoond wordt ook te archiveren.

Vernietigen van persoonsgegevens

De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en de algemene verordening gegevensbescherming, die op 25 mei 2018 officieel van kracht werden, zijn eigenlijk heel eenvoudig over het vernietigen van persoonsgegevens. Als de persoonsgegevens niet meer nodig zijn, moeten deze vernietigd worden. Dus als er geen bewaarplicht meer is, moeten de gegevens vernietigd worden. Het overtreden van de AVG kan beboet worden met boetes die op kunnen lopen tot 20 miljoen euro.

DMS Xtendis handhaaft de regels

Door je documentbeheer in de capabele handen van Xtendis te leggen, kan eenvoudig aan de verschillende regels voldaan worden. Documenten kunnen voor langere periode, goed toegankelijk en in een onwijzigbaar standaardformaat gearchiveerd worden.

Daarnaast heeft Xtendis processen die automatisch documenten kunnen verwijderen als zij aan bepaalde criteria voldoen. In de nieuwste versie van Xtendis kan bovendien automatisch gecontroleerd worden of een (personeels-)dossier volledig is. Als dat niet het geval is, wordt het dossier apart gezet en kunnen aanvullende acties ondernomen worden. Xtendis handhaaft de regels!

 

Shape

Gepubliceerd op augustus 26, 2020

Wim Vis

Wim Vis is Managing Director van WoodWing Xtendis. Wim heeft meer dan 25 jaar ervaring in het adviseren van organisaties bij uitdagingen op het gebied van digitale archivering, document management en informatiemanagement.

Terug naar het overzicht

Placeholder