De Archiefwet 1995 is van toepassing op alle overheidsorganen. Zij moeten voldoen aan deze wet, die ook geldt voor digitale informatie. Naast de Archiefwet zijn er aanvullende regels die ook gelden voor het bedrijfsleven en niet-overheidsinstellingen. Voorbeelden hiervan zijn de spelregels van de Belastingdienst en de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).
Alhoewel regels meestal niet als lust worden ervaren, geldt voor deze archiefregels dat het voldoen hieraan grote voordelen met zich meebrengt.
Om in de toekomst de “geschiedenis van nu” te kunnen schrijven, moet informatie van zowel de overheid als burgers en bedrijven goed toegankelijk en duurzaam bewaard blijven. Daarnaast is het vastleggen van deze informatie ook essentieel voor het kunnen afleggen van verantwoording. Dit geldt natuurlijk niet alleen voor de overheid maar ook voor bedrijven en andere instellingen. Het feit dat een aantal ministers struikelt over één (eerst onvindbaar) bonnetje, toont wel aan hoe relevant archiveren kan zijn. Ook binnen het bedrijfsleven geldt dat verantwoording afleggen steeds belangrijker wordt.
De Archiefwet is in 1995 vernieuwd. Toevallig het jaar waarin wij de eerste versie van ons documentmanagement systeem Xtendis implementeerden bij FedEx in Genève. De Archiefwet gaat ondanks de beschikbaarheid van systemen zoals Xtendis, nog uit van een wereld waarin alle relevante informatie op papier wordt vastgelegd en gedistribueerd.
Dit is inmiddels zwaar achterhaald door alle digitale stromen, waaronder natuurlijk ook social media. Om ervoor te zorgen dat niet alle digitale informatie verdwijnt, zijn aanvullende maatregelen vastgelegd, onder andere in 2011 in de Archiefvisie van de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
In de Archiefwet staat dat alle relevante informatie duurzaam en toegankelijk bewaard moet worden. De bewaartermijn kan per document variëren van tientallen jaren tot onbepaalde termijn. Ongeveer 10-15% van alle informatie die door de overheid wordt geproduceerd, valt onder deze wet. Met de explosie aan digitale informatie is het voldoen aan deze wet een enorme uitdaging, waarbij document management systemen zoals Xtendis uiteraard goed kunnen helpen.
Wetten en regels worden vaak opgevat als een last. Het goed toegankelijk vastleggen van informatie biedt echter zoveel voordelen dat je je af moet vragen of we daar de Archiefwet en andere door de overheid opgelegde regels voor nodig hebben. Een beetje gezond en zakelijk verstand zou eigenlijk voldoende moeten zijn.
Als ieder document bij binnenkomst direct goed digitaal wordt vastgelegd, kan het gebruikt worden in alle processen waar het een rol speelt. Deze processen worden direct opgestart en verlopen sneller en betrouwbaarder en dat levert uiteindelijk gewoon geld en tevreden klanten op. In het proces wordt de context van het document verrijkt met procesinformatie en aan het eind is het archiefstuk compleet. Hierdoor kan het ook gebruikt worden om verantwoording af te leggen en ligt ook de “geschiedenis van nu” vast voor het nageslacht.
Voor de component “duurzaam” is het lastiger om deze naar een direct zakelijk voordeel te vertalen als je deze relateert aan het papieren tijdperk. Als je het begrip duurzaam in de digitale wereld beschouwt, gaat het over een veel kortere termijn. Een brief die vijftien jaar geleden met een tekstverwerker gemaakt is, is niet meer te raadplegen als hij niet in een standaardformaat is opgeslagen. Bovendien kan digitale informatie veel makkelijker gemanipuleerd worden en dat stelt aanvullende eisen aan een digitaal archief. Duurzaamheid is dus ook voor de korte termijn van belang!
Tenslotte nog een persoonlijk belang. We willen toch allemaal graag dat ons verre nageslacht iets leert over onze tijd? De tijd waarin wij het internet uitvonden en de eerste document management systemen en digitale archieven implementeerden.
Wil je meer weten over de mogelijkheden die WoodWing Xtendis biedt op het gebied van duurzaam archiveren van informatie?