Binnen de procesverbetering bestaan er diverse methoden zoals die van Lean, Six Sigma, Total Productive Maintenance, European Foundation for Quality Management en natuurlijk de PDCA cyclus. Alle modellen hebben een andere invalshoek, maar hebben één ding gemeen: ze stammen af van de PDCA cyclus. Het model uit de jaren ’30 wordt dan ook nog veel gebruikt binnen de procesverbetering.
Het model is ontwikkeld door William Edwards Deming en wordt daarom ook wel de kwaliteitscirkel van Deming genoemd.
Willim Edwards Deming leefde van 1900 tot 1993 als Amerikaans statisticus. In Japan werkte hij veel aan statische procescontrole en met de PDCA cyclus gaf hij duidelijk aan dat kwaliteitsmanagement een belangrijk onderwerp is van de hele organisatie. Management moet daarbij een driver zijn medewerkers overal bij betrokken.
De PDCA cyclus staat voor de afkorting van de vier belangrijkste stappen in de cyclus: Plan, Do, Check, (Re-)Act. Door de cyclus van dit model is er sprake van een on-going proces. Hierdoor geef je continu aandacht aan kwaliteitsverbetering.
De eerste stap binnen de PDCA Cyclus is Plan. Deze stap staat voor het plannen van activiteiten en het stellen van doelen. Deze plannen en doelen dienen op de juiste manier gedocumenteerd te worden, bijvoorbeeld in een kwaliteitsmanagementsysteem.
Wanneer het plan gemaakt is kan de tweede fase van de PDCA cyclus van start; Do oftewel het realiseren en uitvoeren. Tijdens de uitvoering worden de activiteiten en prestaties continu geregistreerd en beoordeeld. Zo gaan diverse medewerkers bijvoorbeeld aan de slag met het daadwerkelijk aanpassen van het proces. Maar wat wordt er nu daadwerkelijk aangepast en door wie wordt dit gedaan? Ook dit moet je bijhouden en makkelijk terug kunnen vinden in de volgende fase.
In de derde stap van de cyclus, Check, vergelijk je de resultaten met de beoogde resultaten. De verschillen worden geëvalueerd en de oorzaken van de mogelijke verschillen worden opgespoord. Met een kwaliteitsmanagementsysteem schep je orde in deze stap van het proces. Door de ingevulde formulieren en de juiste documentatie, is het evalueren zo gebeurt. Zo kun je bijvoorbeeld automatische taken instellen voor de jaarlijkse controle of interne audit.
De laatste fase van de PDCA cyclus is Act. Tijdens deze fase wordt er voornamelijk bijgestuurd door het management. Het nemen van nieuwe maatregelen om de beoogde doelen alsnog te behalen staat in deze fase centraal. Het geven van nieuwe taken of werkzaamheden aan medewerkers is de laatste fase binnen de PDCA cyclus. En hoe makkelijk is het dat deze taken allemaal inzichtelijk weg te zetten zijn binnen een kwaliteitsmanagementsysteem? Niet alleen voor jou, maar voor de hele organisatie.
De PDCA cyclus wordt ook wel het fundament van kwaliteitsmanagement genoemd. Mede door de PDCA cyclus zijn jouw medewerkers goed in staat hun eigen manier van werken te beoordelen en daar waar nodig te verbeteren.
Wanneer je aan de slag gaat met kwaliteitsmanagement en de PDCA cyclus, is het van groot belang alle stappen te rapporteren en documenteren. Van het documenteren van de plannen in de plan fase tot het wegzetten van taken aan medewerkers in de act fase.
Scienta is hét kwaliteitsmanagementsysteem waarmee je de PDCA cyclus eenvoudig integreert in jouw organisatie. Met Scienta creëer je overzicht en stabiliteit in de organisatie door het schrijven van de processen en documenteren van de werkwijzen en veranderpunten naar aanleiding van de PDCA cyclus.
Één portal voor procesbeschrijvingen, werkinstructies, documentatie, notulen, handboeken of presentaties: met Scienta heb je al je kennis en interne bedrijfsinformatie op één plek.