In feite is archiveren niets anders dan informatie zodanig opbergen dat je deze op een later tijdstip weer kunt raadplegen. Het doel is dus niet het opslaan van informatie, maar het vinden ervan. Het grote verschil tussen het opslaan en archiveren is dan ook dat archiveren een zoekmethodiek impliceert die het vinden van informatie makkelijker maakt.
Digitaal archiveren is simpel gezegd het proces van het opslaan, organiseren en beheren van elektronische documenten en gegevens, in een geordend systeem voor toekomstig gebruik. In tegenstelling tot traditioneel archiveren, waarbij fysieke documenten worden opgeslagen in archiefkasten of opslagruimten, worden documenten en gegevens bij digitaal archiveren opgeslagen in elektronische vorm. Dit gebeurt op servers, cloudopslag of andere digitale opslagmedia.
Digitaal archiveren is echter niet beperkt tot het eenvoudigweg opslaan van elektronische bestanden op een harde schijf of server. Het is ook niet alleen maar het digitaliseren van fysieke documenten zonder een gestructureerd systeem voor organisatie en toegang. Digitaal archiveren is veel meer dan alleen een kwestie van technologie; het vraagt ook aandacht voor beleid (denk bijvoorbeeld aan de Archiefwet), procedures en naleving van regelgeving met betrekking tot gegevensbescherming en -beveiliging. En tenslotte is digitaal archiveren geen eenmalige actie. Het is een doorlopend proces van beheer, onderhoud en verbetering van de digitale archieven zodat deze in lijn blijven met de veranderende eisen en wensen van je organisatie.
Digitaal archiveren is hetzelfde als bestanden opslaan op een harde schijf
Digitaal archiveren gaat juist niet alleen over het opslaan van bestanden. Ook het organiseren, indexeren en beheren van digitale documenten op een gestructureerde en toegankelijke manier horen erbij.
Alles bewaren is beter
Sommige mensen denken dat digitaal archiveren betekent dat je zonder uitzondering elk document en elk bestand moet bewaren. In werkelijkheid is het belangrijk om een beleid te hebben voor het bewaren en verwijderen van documenten, om op die manier archieven beheersbaar en relevant te houden.
Het digitaliseren van documenten lost alles op
Het digitaliseren van fysieke documenten is een belangrijk onderdeel van digitaal archiveren, maar het is zeker niet het enige. Het is ook essentieel om een goed systeem te hebben voor het beheren en organiseren van digitale documenten, net als het zorgen voor de beveiliging en naleving van regelgeving.
Digitaal archiveren is alleen een taak voor de IT-afdeling
Natuurlijk speelt de IT-afdeling een belangrijke rol bij het implementeren en onderhouden van digitale archiveringssystemen. Maar digitaal archiveren is een verantwoordelijkheid die de hele organisatie aangaat. Het vereist betrokkenheid van alle afdelingen om ervoor te zorgen dat documenten correct worden gearchiveerd en beheerd.
Volgens Wikipedia is digitalisering ‘de overgang van informatie naar een digitale vorm, dat wil zeggen in een vorm die gebruikt kan worden door elektronische apparaten zoals computers.’ Door deze apparaten aan elkaar te koppelen en informatiebronnen te combineren, ontstaan er nieuwe inzichten, staan traditionele businessmodellen op hun kop, en volgen veranderingen elkaar in snel tempo op.
Het informatielandschap van vandaag de dag is geen passief, stoffig concept. Het is een productiemiddel geworden, een onmisbare schakel en tevens ingrediënt van ontelbare processen. Onderliggende informatie en documenten dienen bijvoorbeeld als onderbouwing van besluitvorming, ze zijn een bron van gegevens die verwerkt moet worden, of zorgen voor de (wettelijke) bewijslast.
In deze dynamiek past het niet meer dat je tijd verliest aan het zoeken van een fysiek dossier dat zich ‘ergens’ in je organisatie bevindt. Bovendien is ruimte kostbaar, dus waarom zou je dat aan een statisch en fysiek archief besteden? Snelheid en efficiënte en 24x7 beschikbaarheid van documenten is de norm. Het liefst op verschillende apparaten, op willekeurig welke plek. Een digitaal archief maakt dit mogelijk.
Behalve dat digitaal archiveren vaak over documenten gaat en logischerwijs sterk aan documentmanagement en informatiemanagement gelieerd is, zien we ook steeds meer vraag naar de mogelijkheid om geluidsfragmenten en afbeeldingen op te slaan. Het digitale archief moet de bijbehorende specifieke bestandsformaten in de importprocessen ondersteunen. Het kunnen beschikken over goede integratiemogelijkheden met andere systemen, minimaal via de gangbare koppelvlakken webservices en XML data, is daarom een absolute voorwaarde.
De tijd dat archiveren aan het eind van het werkproces kwam, ligt al ver achter ons. Op het moment dat een document wordt gescand, een e-mail binnenkomt of een whatsappbericht wordt gearchiveerd, is het direct voor iedereen beschikbaar. Het digitale archief moet daarom meerdere kanalen (multichanneling) ondersteunen met de juiste importprocessen.
Digitale documenten vormen steeds meer een onderdeel van de actieve bedrijfsvoering. Een modern digitaal archief heeft om deze reden meestal een workflow component in zich. Het kan de status van documenten actief veranderen en andere systemen triggeren. Bijvoorbeeld een behandelaar die in het primaire systeem een melding krijgt op het moment dat een document in een specifiek dossier is opgeslagen.
Het delen en beschikbaar stellen van informatie vraagt om een juiste autorisatie. Een goed autorisatiebeleid zorgt ervoor dat informatie alleen voor diegene beschikbaar is die er recht op heeft. Een systeem moet je beleid ondersteunen en hetzelfde geldt voor de leverancier van de software. Kijk daarom naar een ISO 27001 keurmerk. Dit geeft je nooit 100% garantie, maar wel de zekerheid dat de organisatie heeft nagedacht over de veiligheid van jouw informatie.
Nu dat we weten wat digitaal archiveren wel en niet inhoudt, wat je eraan hebt en welke eisen je stelt aan een digitaal archief, maken we de stap naar hoe het bijdraagt aan duurzaam informatie management.
‘Duurzaam’ is een woord dat je wellicht in eerste instantie doet denken aan het milieu, het tegengaan van de opwarming van de aarde. Maar duurzaam in de context van informatiemanagement gaat over het zodanig beheren en bewaren van digitale documenten en informatie, dat het de integriteit, authenticiteit, toegankelijkheid en bruikbaarheid ervan op lange termijn waarborgt.
Een digitaal archief draagt bij aan duurzaam informatiemanagement omdat het je helpt bij het faciliteren en bewaken van:
Kortom, een digitaal archief is een onmisbaar onderdeel van duurzaam informatiebeheer omdat het helpt om informatie op een efficiënte, toegankelijke, veilige en milieuvriendelijke manier te beheren én te behouden voor toekomstige generaties.