Deadline is in zicht, nog even dat ene bestandje vinden om het af te maken. Het moet op de X schijf staan, maar in welke map ook alweer? Of staat het toch op Y? ‘Wie heeft deze mappenstructuur bedacht!?’, grom je in jezelf. Zomaar ben je een kwartier verder terwijl je maar wat graag deze to-do van je lijstje streept.
Herkenbaar?
Dan is het hoog tijd om je mappenstructuur te ordenen. Heel veel werk is het vaak achteraf niet eens en… deze tips zijn ook te gebruiken voor de mappenstructuur op je computer thuis. We helpen je op weg, met onze 5 stappen is het zo gedaan.
Een mappenstructuur is simpelweg een manier om je mappen logisch in te delen op je computer. Welk document hoort waar en hoe noem je bestanden? Welke mappen vallen onder welke hoofdmap en hoe ga je om met submappen?
3 redenen waarom een mappenstructuur belangrijk is:
1) Tijdbesparend
Efficiënt werken, bespaart tijd en energie. In plaats van zoeken in mappen zonder naam naar bestanden met dezelfde namen maar met (1) erachter en verschillende data, kan je sneller door naar het volgende. Of dat nu een taak of kop koffie is, maakt niets uit. Alles beter dan dat eeuwige zoeken.
2) Rustgevend
Niets vervelender dan je notulen kwijtraken of de verkeerde versie van je presentatie openen terwijl de hele afdeling meekijkt. Het gebeurt heus iedereen, maar zen is het niet. Minder frustratie en minder gemaakte fouten geven je de zekerheid dat je alles binnen een paar klikken vindt. Dat is goud waard.
3) Duurzaamheid
Een duidelijke en goed onderhouden structuur is duurzaam omdat deze moeiteloos meegroeit met een organisatie. Bij een reorganisatie draagt het bij aan de vaak snelle veranderingen voor iedereen en voor nieuw personeel is het fijn om snel wegwijs te zijn op de gedeelde schijven.
Tijd om aan de slag te gaan. Waar begin je? Volg onderstaande 5 stappen en je bent jezelf dankbaar. Je collega’s zeker ook.
Een goede mappenstructuur opzetten begint met orde scheppen. Wat voor content typen hebben we, welke content moeten we bewaren en wat kan weg? Dat pak je het beste samen als team op. Dat is even wat werk, want de kans is groot dat je bepaalde bestanden vindt, waarvan je het bestaan niet (meer) wist. Vergelijk het met de zolder opruimen. Ineens kom je weer dat handige campingtafeltje tegen. Achteraan in een hoekje, onder die doos met ongelezen boeken. Dat is een mooi voordeel als je een mappenstructuur opzet voor je bedrijf.
Tip: begin bij het opruimen van je persoonlijke map!
Heb je alles opgeschoond? Dan is er, als het goed is, nu meer plek op de servers. En je hebt inzicht in welke typen documenten je allemaal hebt. De volgende vraag is: hoe richt je je mappenstructuur in? Vroeger kozen organisaties voor een structuur op basis van afdelingen. Maar beter is het om de mappenstructuur op te zetten op basis van de bedrijfsprocessen. Zoals Verkoop, Inkoop, Productie, Finance en dergelijke. Dat is handig omdat de veel processen over meerdere afdelingen lopen.
Onder elk type proces hang je submappen. Kies ook elke submap zorgvuldig. Het is belangrijk dat elke submap ook echt past bij het proces. Zo kan je een logische en intuïtieve mappenstructuur opzetten. Het risico is, dat je te veel submappen maakt bij het opzetten van een mappenstructuur voor je bedrijf. Durf hierin heldere keuzes te maken. Dit voorkomt dat de informatie slecht te vinden is.
Tip: richt je mappen allemaal hetzelfde in. Dit zorgt voor een makkelijke navigatie als je zoekt in een map die je niet kent.
Geef elke map een concrete en logische naam. Dat helpt enorm bij het vinden van de juiste content, ook via de zoekfunctie van je systeem. Dit helpt ook het bij het plaatsen van nieuwe content. Voorkom dat twee mappen dezelfde naam krijgen. Vermijd namen als: ‘Overig’ en ‘Algemeen’.
Hebben alle medewerkers een eigen map? Voorkom dan dat ze er content verstoppen die daar niet hoort. Maak hier goede afspraken over bij het opzetten van de mappenstructuur voor je bedrijf!
En dan? Vullen! Ook dat is een zorgvuldig werkje. Want het is vaak wikken en wegen. Valt die medewerkershandleiding voor productiemedewerkers nu onder ‘HR’ of onder ‘Productie’? Om maar wat te noemen. Zet in elk geval geen content op twee plekken. Dat schept verwarring. Ook loop je hiermee het risico dat op termijn verouderde bestanden gaan rondslingeren.
Oké, je hebt nu alles op orde. Dat voelt goed! Nu is het de uitdaging om alles op orde te hóuden. Een goede, hands-on handleiding helpt hierbij enorm. Of maak iemand verantwoordelijk die periodiek een steekproef houdt. Bijvoorbeeld de KAM-manager of de officemanager.
Uiteindelijk is een goede mappenstructuur voor je bedrijf wel een gedeelde verantwoordelijkheid. Zo vindt iedereen snel wat hij nodig heeft en lopen processen lekker soepel. En daarmee ook minder kans op fouten. Allemaal voordelen dus, als je het wel goed bijhoudt.
Hoe zo’n mappenstructuur eruit kan zien? In onze voorbeeldhandboeken hebben wij alvast voor je nagedacht. De mappenstructuur die je daar vind is voor iedere organisatie werkbaar en overzichtelijk. Hieronder zie je een gedeelte uit de structuur van het voorbeeldhandboek ISO-9001.
In Scienta kan je eenvoudig een heldere mappenstructuur opzetten voor je bedrijf. Je kan mappen en documenten labelen met tags in een bepaald kleurtje. Bijvoorbeeld: blauw voor het primaire proces, groen voor HRM en geel voor Finance. Zo bundel je documenten met hetzelfde onderwerp.
Nog een voordeel van Scienta is, dat je alle interne bedrijfsinformatie en kennis op één plek hebt: de portal. En heb je snel iets nodig? Gebruik dan onze “fantastische” (aldus onze klanten) zoekfunctie. Daarmee vind je echt alles in handomdraai. Of het nu gaat om procesbeschrijvingen, werkinstructies, handboeken, notulen of presentaties. Scienta gaat dus nóg flink wat stappen verder als je een goede mappenstructuur wilt opzetten en gebruiken.