Waarom WoodWing
Waarom WoodWing

Hoe we helpen

icon-woodwing-enterprise-information-management-eim

Enterprise Information Management

Neem de controle over je content en informatie met Enterprise Information Management

icon-woodwing-unlock-your-potential

Unlock your potential

Unlock your potential met WoodWing's innovatieve oplossingen

icon-woodwing-content-orchestration

Content Orchestration

Het beheren van content op grote schaal is nog nooit zo gemakkelijk geweest

Oplossingen
Oplossingen

Content Creatie

icon-woodwing-print-to-digital

Content Creatie

Werk samen en creëer kwalitatieve, kanaal-neutrale content

icon-woodwing-dam

Digital Asset Management

Beheer en verspreid digitale assets voor efficiënte contentproductie

icon-woodwing-devices

Multichannel Publishing

Groter bereik met multichannel content publishing op alle kanalen


Content Management

icon-logo-woodwing-document-management

Documentmanagement

Centraliseer en beheer je documenten op één plek

icon-logo-woodwing-information-management

Informatiemanagement

Meer flexibiliteit, minder risico's en benut data met informatiebeheer

icon-woodwing-knowledge-management

Kennismanagement

Deel kennis voor betere samenwerking en productiviteit

icon-logo-woodwing-quality-management

Kwaliteitsmanagement

Zorg voor consistente en compliant kwaliteitsnormen in je organisatie

icon-woodwing-process-management

Procesmanagement

Documenteer en optimaliseer bedrijfsprocessen voor efficiëntie


Content Services

icon-woodwing-creative-workflow-services

Creative Workflow Services

Benut je volledige creatieve potentieel met hulp van experts

icon-woodwing-digital-publishing-service

Digital Publishing Services

Verbeter je digitale publicatie- strategie met deskundige diensten

icon-woodwing-integrate

App integraties

Integreer WoodWing naadloos in je bestaande software

icon-woodwing-cloud

WoodWing Cloud

Ervaar stressvrije hosting, automatische updates, en meer


Aanbevolen content

Albelli

Hoe het op groei gerichte fotogeschenkmerk Albelli zijn product en processen verbeterde met Digital Asset Management.

Lees verder
Producten
Producten

Take charge of your content

WoodWing Studio

Stroomlijnt het creatieve proces van het maken, bewerken en automatisch publiceren van print en digitale content

WoodWing Assets

Versimpelt digital asset management bij het beheer van grote collecties digitale bestanden. Met krachtige integratiemogelijkheden

WoodWing Swivle

Eenvoudige en intuïtieve, web-based digital asset management-oplossing voor het beheer van digitale bestanden

WoodWing Scienta

Platform voor efficiënt kennis-, kwaliteits- en procesmanagement, voor sectoren met strikte wet- en regelgeving

WoodWing Xtendis

Aantoonbaar veilig digitaal archiveer- en documentbeheersysteem voor organisaties met grote hoeveelheden documenten in complexe omgevingen

WoodWing Connect

Verbindt talloze systemen en applicaties met WoodWing software. Veelzijdig pakket aan integratiemogelijkheden

WoodWing Smart Styles

Versnelt het creatieve designproces in Adobe InDesign door het slim kunnen hergebruiken van zelfgedefinieerde stijlen

Branches
Branches

Wij kennen jouw uitdagingen

icon-woodwing-agencies

Agencies

Geoptimaliseerde workflow, verbeterde samenwerking en merkconsistentie

icon-woodwing-finance

Financiële dienstverlening

Efficiënter risicobeheer en procesoptimalisatie met document- en kwaliteitsbeheer

icon-woodwing-franchise

Franchise

Zorg voor eenheid met document-, kwaliteits- en kennismanagement

icon-woodwing-transport-logistic

Handel & Logistiek

Verhoog de efficiëntie met proces-, document- en kwaliteitsmanagement

icon-woodwing-manufacturing

Maakindustrie

Overwin content-, data- en kwaliteitsuitdagingen in de maakindustrie

icon-woodwing-retail-ecommerce

Retail & eCommerce

Efficiënte productie van catalogi en marketing content voor een kortere time-to-market

icon-woodwing-publishing

Uitgeverijen

Efficiënte contentcreatie, samenwerking en multichannel publishing

icon-logo-woodwing-housing-corporations

Woningcorporaties

Vereenvoudig documentatieprocessen en verhoog de operationele efficiëntie

icon-woodwing-healthcare

Zorg & Welzijn

Vind altijd de laatste versie van ieder proces, protocol, richtlijn of afspraak


Aanbevolen content

Yamaha Motor Europe

Hoe Yamaha Motor Europe zijn ontwerpworkflows voor content optimaliseerde

Lees verder
Inspiratie
Inspiratie

Kenniscentrum

icon-woodwing-success-stories

Succesverhalen

Lees succesverhalen van organisaties die vertrouwen op de producten van WoodWing

icon-woodwing-ebooks-whitepapers

eBooks & whitepapers

Leer alles over onze oplossingen met onze uitgebreide eBooks en whitepapers

icon-logo-woodwing-videos

Video’s

Leer meer over WoodWing's producten via onze video's en tutorials

icon-woodwing-events-and-webinars

Events & Webinars

Ontmoet ons persoonlijk of virtueel tijdens een van onze events of webinars


Laatste blogs

Digitaal archiveren en duurzaam informatiemanagement: waarom zou je?

Digitaal archiveren en duurzaam informatiemanagement: waarom zou je?

Wat is procesmanagement en hoe belangrijk is het?

Wat is procesmanagement en hoe belangrijk is het?

Data security: hoe bescherm ik klanten tegen cyberthreats?

Data security: hoe bescherm ik klanten tegen cyberthreats?

Bekijk alle blogs

Aanbevolen content

Medium Rare

Hoe Medium Rare een betere klantbeleving - en resultaten behaalt met WoodWing.

Lees verder
Over ons
Over ons

Over ons

icon-woodwing-about-woodwing

Over ons

Maak kennis met WoodWing. Ontdek onze visie, missie en innovatieve oplossingen

icon-woodwing-management-team

Management Team

Maak kennis met de leiders die het succes en de groei van WoodWing stimuleren

icon-woodwing-contact

Contact

Neem contact met ons op voor vragen, ondersteuning en samenwerking


Vacatures & pers

icon-woodwing-job-opportunities

Vacatures

Ontdek carrièremogelijkheden en sluit je aan bij ons getalenteerde wereldwijde team

icon-woodwing-press-release

Persberichten

Blijf op de hoogte van ons laatste bedrijfsnieuws en aankondigingen


Partners

icon-woodwing-partners

Partners

Bekijk de lijst met onze vertrouwde partners voor lokale ondersteuning en uitgebreide mogelijkheden

icon-woodwing-become-a-partner

Partner worden

Sluit je aan bij ons wereldwijde partnernetwerk en groei met ons mee


Uitgelichte Vacature

Developer

Als Full Stack Developer ben je verantwoordelijk voor het complete softwarepakket. Ben jij onze nieuwe collega die de cloudapplicatie voor onze klanten ontwikkelt?

Bekijk vacature
Nederlands
Selecteer taal
Support Support Support Contact sales Contact sales Contact sales Login Login Login
Login

Kies een product

icon-woodwing-login-scienta

WoodWing Scienta

icon-woodwing-login-swivle

WoodWing Swivle


Neem contact op
Zoeken Support Support Support Contact sales Contact sales Contact sales Login Login Login

Kies een product

icon-woodwing-login-scienta

WoodWing Scienta

icon-woodwing-login-swivle

WoodWing Swivle

Nederlands Nederlands

English

Waarom WoodWing

Hoe we helpen

icon-woodwing-enterprise-information-management-eim

Enterprise Information Management

Neem de controle over je content en informatie met Enterprise Information Management

icon-woodwing-unlock-your-potential

Unlock your potential

Unlock your potential met WoodWing's innovatieve oplossingen

icon-woodwing-content-orchestration

Content Orchestration

Het beheren van content op grote schaal is nog nooit zo gemakkelijk geweest

Oplossingen

Content Creatie

icon-woodwing-print-to-digital

Content Creatie

Werk samen en creëer kwalitatieve, kanaal-neutrale content

icon-woodwing-dam

Digital Asset Management

Beheer en verspreid digitale assets voor efficiënte contentproductie

icon-woodwing-devices

Multichannel Publishing

Groter bereik met multichannel content publishing op alle kanalen


Content Management

icon-logo-woodwing-document-management

Documentmanagement

Centraliseer en beheer je documenten op één plek

icon-logo-woodwing-information-management

Informatiemanagement

Meer flexibiliteit, minder risico's en benut data met informatiebeheer

icon-woodwing-knowledge-management

Kennismanagement

Deel kennis voor betere samenwerking en productiviteit

icon-logo-woodwing-quality-management

Kwaliteitsmanagement

Zorg voor consistente en compliant kwaliteitsnormen in je organisatie

icon-woodwing-process-management

Procesmanagement

Documenteer en optimaliseer bedrijfsprocessen voor efficiëntie


Content Services

icon-woodwing-creative-workflow-services

Creative Workflow Services

Benut je volledige creatieve potentieel met hulp van experts

icon-woodwing-digital-publishing-service

Digital Publishing Services

Verbeter je digitale publicatie- strategie met deskundige diensten

icon-woodwing-integrate

App integraties

Integreer WoodWing naadloos in je bestaande software

icon-woodwing-cloud

WoodWing Cloud

Ervaar stressvrije hosting, automatische updates, en meer


Aanbevolen content

Albelli

Hoe het op groei gerichte fotogeschenkmerk Albelli zijn product en processen verbeterde met Digital Asset Management.

Lees verder
Producten

Take charge of your content

WoodWing Studio

Stroomlijnt het creatieve proces van het maken, bewerken en automatisch publiceren van print en digitale content

WoodWing Studio

Vereenvoudig het maken van content. Werk efficiënt samen en lever sneller hoogwaardige content met WoodWing Studio.

WoodWing Assets

Versimpelt digital asset management bij het beheer van grote collecties digitale bestanden. Met krachtige integratiemogelijkheden

WoodWing Assets

Neem de controle over je digital assets. Sla je bestanden op, beheer ze en deel ze in één centrale hub met WoodWing Assets.

WoodWing Swivle

Eenvoudige en intuïtieve, web-based digital asset management-oplossing voor het beheer van digitale bestanden

WoodWing Swivle

Transformeer je digital asset management. Centraliseer, deel en werk samen aan je bestanden met WoodWing Swivle.

WoodWing Scienta

Platform voor efficiënt kennis-, kwaliteits- en procesmanagement, voor sectoren met strikte wet- en regelgeving

WoodWing Scienta

Maak je complexiteit weer behapbaar en simpel voor iedereen. Manage kennis, kwaliteit en processen met WoodWing Scienta.

WoodWing Xtendis

Aantoonbaar veilig digitaal archiveer- en documentbeheersysteem voor organisaties met grote hoeveelheden documenten in complexe omgevingen

WoodWing Xtendis

Beheer moeiteloos je documenten en informatie. Organiseer, bekijk en verspreid je bestanden veilig met WoodWing Xtendis.

WoodWing Connect

Verbindt talloze systemen en applicaties met WoodWing software. Veelzijdig pakket aan integratiemogelijkheden

WoodWing Connect

Een krachtige integratie suite, inclusief API's, webhooks, plug-ins en de beste iPaaS-oplossing in zijn klasse (powered by Workato).

WoodWing Smart Styles

Versnelt het creatieve designproces in Adobe InDesign door het slim kunnen hergebruiken van zelfgedefinieerde stijlen

WoodWing Smart Styles

Een plug-in voor Adobe InDesign waarmee ontwerpers snel voorgedefinieerde stijlen kunnen toepassen en ontwerp workflows kunnen stroomlijnen.

Branches

Wij kennen jouw uitdagingen

icon-woodwing-agencies

Agencies

Geoptimaliseerde workflow, verbeterde samenwerking en merkconsistentie

icon-woodwing-finance

Financiële dienstverlening

Efficiënter risicobeheer en procesoptimalisatie met document- en kwaliteitsbeheer

icon-woodwing-franchise

Franchise

Zorg voor eenheid met document-, kwaliteits- en kennismanagement

icon-woodwing-transport-logistic

Handel & Logistiek

Verhoog de efficiëntie met proces-, document- en kwaliteitsmanagement

icon-woodwing-manufacturing

Maakindustrie

Overwin content-, data- en kwaliteitsuitdagingen in de maakindustrie

icon-woodwing-retail-ecommerce

Retail & eCommerce

Efficiënte productie van catalogi en marketing content voor een kortere time-to-market

icon-woodwing-publishing

Uitgeverijen

Efficiënte contentcreatie, samenwerking en multichannel publishing

icon-logo-woodwing-housing-corporations

Woningcorporaties

Vereenvoudig documentatieprocessen en verhoog de operationele efficiëntie

icon-woodwing-healthcare

Zorg & Welzijn

Vind altijd de laatste versie van ieder proces, protocol, richtlijn of afspraak

Aanbevolen content

Yamaha Motor Europe

Hoe Yamaha Motor Europe zijn ontwerpworkflows voor content optimaliseerde

Lees verder
Inspiratie

Kenniscentrum

icon-woodwing-success-stories

Succesverhalen

Lees succesverhalen van organisaties die vertrouwen op de producten van WoodWing

icon-woodwing-ebooks-whitepapers

eBooks & whitepapers

Leer alles over onze oplossingen met onze uitgebreide eBooks en whitepapers

icon-logo-woodwing-videos

Video’s

Leer meer over WoodWing's producten via onze video's en tutorials

icon-woodwing-events-and-webinars

Events & Webinars

Ontmoet ons persoonlijk of virtueel tijdens een van onze events of webinars


Laatste blogs

Digitaal archiveren en duurzaam informatiemanagement: waarom zou je?

Digitaal archiveren en duurzaam informatiemanagement: waarom zou je?

Wat is procesmanagement en hoe belangrijk is het?

Wat is procesmanagement en hoe belangrijk is het?

Data security: hoe bescherm ik klanten tegen cyberthreats?

Data security: hoe bescherm ik klanten tegen cyberthreats?

Bekijk alle blogs

Aanbevolen content

Medium Rare

Hoe Medium Rare een betere klantbeleving - en resultaten behaalt met WoodWing.

Lees verder
Over ons

Over ons

icon-woodwing-about-woodwing

Over ons

Maak kennis met WoodWing. Ontdek onze visie, missie en innovatieve oplossingen

icon-woodwing-management-team

Management Team

Maak kennis met de leiders die het succes en de groei van WoodWing stimuleren

icon-woodwing-contact

Contact

Neem contact met ons op voor vragen, ondersteuning en samenwerking


Vacatures & pers

icon-woodwing-job-opportunities

Vacatures

Ontdek carrièremogelijkheden en sluit je aan bij ons getalenteerde wereldwijde team

icon-woodwing-press-release

Persberichten

Blijf op de hoogte van ons laatste bedrijfsnieuws en aankondigingen


Partners

icon-woodwing-partners

Partners

Bekijk de lijst met onze vertrouwde partners voor lokale ondersteuning en uitgebreide mogelijkheden

icon-woodwing-become-a-partner

Partner worden

Sluit je aan bij ons wereldwijde partnernetwerk en groei met ons mee


Uitgelichte Vacature

Developer

Als Full Stack Developer ben je verantwoordelijk voor het complete softwarepakket. Ben jij onze nieuwe collega die de cloudapplicatie voor onze klanten ontwikkelt?

Bekijk vacature
Neem contact op
Home Inspiratie Blog

Procesmanagement

4 minuten leestijd

In 5 stappen een mappenstructuur opzetten voor je bedrijf

Een mappenstructuur geeft rust in je hoofd én rust in het bedrijf. Processen lopen soepeler en de kans op fouten vermindert. Alleen maar voordelen dus, ook bedrijfseconomisch. Maar hoe zet je een goede mappenstructuur op voor je bedrijf? 

Shape

 

Deadline is in zicht, nog even dat ene bestandje vinden om het af te maken. Het moet op de X schijf staan, maar in welke map ook alweer? Of staat het toch op Y? ‘Wie heeft deze mappenstructuur bedacht!?’, grom je in jezelf. Zomaar ben je een kwartier verder terwijl je maar wat graag deze to-do van je lijstje streept.

Herkenbaar?

Dan is het hoog tijd om je mappenstructuur te ordenen. Heel veel werk is het vaak achteraf niet eens en… deze tips zijn ook te gebruiken voor de mappenstructuur op je computer thuis. We helpen je op weg, met onze 5 stappen is het zo gedaan.

Wat is een mappenstructuur?

Een mappenstructuur is simpelweg een manier om je mappen logisch in te delen op je computer. Welk document hoort waar en hoe noem je bestanden? Welke mappen vallen onder welke hoofdmap en hoe ga je om met submappen?

3 redenen waarom een mappenstructuur belangrijk is:

1) Tijdbesparend

Efficiënt werken, bespaart tijd en energie. In plaats van zoeken in mappen zonder naam naar bestanden met dezelfde namen maar met (1) erachter en verschillende data, kan je sneller door naar het volgende. Of dat nu een taak of kop koffie is, maakt niets uit. Alles beter dan dat eeuwige zoeken.

2) Rustgevend

Niets vervelender dan je notulen kwijtraken of de verkeerde versie van je presentatie openen terwijl de hele afdeling meekijkt. Het gebeurt heus iedereen, maar zen is het niet. Minder frustratie en minder gemaakte fouten geven je de zekerheid dat je alles binnen een paar klikken vindt. Dat is goud waard.

3) Duurzaamheid

Een duidelijke en goed onderhouden structuur is duurzaam omdat deze moeiteloos meegroeit met een organisatie. Bij een reorganisatie draagt het bij aan de vaak snelle veranderingen voor iedereen en voor nieuw personeel is het fijn om snel wegwijs te zijn op de gedeelde schijven.

Tijd om aan de slag te gaan. Waar begin je? Volg onderstaande 5 stappen en je bent jezelf dankbaar. Je collega’s zeker ook.

Stap 1: orde scheppen

Een goede mappenstructuur opzetten begint met orde scheppen. Wat voor content typen hebben we, welke content moeten we bewaren en wat kan weg? Dat pak je het beste samen als team op. Dat is even wat werk, want de kans is groot dat je bepaalde bestanden vindt, waarvan je het bestaan niet (meer) wist. Vergelijk het met de zolder opruimen. Ineens kom je weer dat handige campingtafeltje tegen. Achteraan in een hoekje, onder die doos met ongelezen boeken. Dat is een mooi voordeel als je een mappenstructuur opzet voor je bedrijf.


Tip: begin bij het opruimen van je persoonlijke map!

Stap 2: mappenstructuur opzetten

Heb je alles opgeschoond? Dan is er, als het goed is, nu meer plek op de servers. En je hebt inzicht in welke typen documenten je allemaal hebt. De volgende vraag is: hoe richt je je mappenstructuur in? Vroeger kozen organisaties voor een structuur op basis van afdelingen. Maar beter is het om de mappenstructuur op te zetten op basis van de bedrijfsprocessen. Zoals Verkoop, Inkoop, Productie, Finance en dergelijke. Dat is handig omdat de veel processen over meerdere afdelingen lopen.

Submappen: niet te veel!

Onder elk type proces hang je submappen. Kies ook elke submap zorgvuldig. Het is belangrijk dat elke submap ook echt past bij het proces. Zo kan je een logische en intuïtieve mappenstructuur opzetten. Het risico is, dat je te veel submappen maakt bij het opzetten van een mappenstructuur voor je bedrijf. Durf hierin heldere keuzes te maken. Dit voorkomt dat de informatie slecht te vinden is.

Tip: richt je mappen allemaal hetzelfde in. Dit zorgt voor een makkelijke navigatie als je zoekt in een map die je niet kent.


Stap 3: kies concrete namen voor je mappenstructuur

Geef elke map een concrete en logische naam. Dat helpt enorm bij het vinden van de juiste content, ook via de zoekfunctie van je systeem. Dit helpt ook het bij het plaatsen van nieuwe content. Voorkom dat twee mappen dezelfde naam krijgen. Vermijd namen als: ‘Overig’ en ‘Algemeen’.

Hebben alle medewerkers een eigen map? Voorkom dan dat ze er content verstoppen die daar niet hoort. Maak hier goede afspraken over bij het opzetten van de mappenstructuur voor je bedrijf!

Stap 4: mappen vullen

En dan? Vullen! Ook dat is een zorgvuldig werkje. Want het is vaak wikken en wegen. Valt die medewerkershandleiding voor productiemedewerkers nu onder ‘HR’ of onder ‘Productie’? Om maar wat te noemen. Zet in elk geval geen content op twee plekken. Dat schept verwarring. Ook loop je hiermee het risico dat op termijn verouderde bestanden gaan rondslingeren.

Stap 5: houd het op orde

Oké, je hebt nu alles op orde. Dat voelt goed! Nu is het de uitdaging om alles op orde te hóuden. Een goede, hands-on handleiding helpt hierbij enorm. Of maak iemand verantwoordelijk die periodiek een steekproef houdt. Bijvoorbeeld de KAM-manager of de officemanager.

Uiteindelijk is een goede mappenstructuur voor je bedrijf wel een gedeelde verantwoordelijkheid. Zo vindt iedereen snel wat hij nodig heeft en lopen processen lekker soepel. En daarmee ook minder kans op fouten. Allemaal voordelen dus, als je het wel goed bijhoudt.

Mappenstructuur voorbeeld

Hoe zo’n mappenstructuur eruit kan zien? In onze voorbeeldhandboeken hebben wij alvast voor je nagedacht. De mappenstructuur die je daar vind is voor iedere organisatie werkbaar en overzichtelijk. Hieronder zie je een gedeelte uit de structuur van het voorbeeldhandboek ISO-9001.

Mappenstructuur in Scienta

In Scienta kan je eenvoudig een heldere mappenstructuur opzetten voor je bedrijf. Je kan mappen en documenten labelen met tags in een bepaald kleurtje. Bijvoorbeeld: blauw voor het primaire proces, groen voor HRM en geel voor Finance. Zo bundel je documenten met hetzelfde onderwerp.

Nog een voordeel van Scienta is, dat je alle interne bedrijfsinformatie en kennis op één plek hebt: de portal. En heb je snel iets nodig? Gebruik dan onze “fantastische” (aldus onze klanten) zoekfunctie. Daarmee vind je echt alles in handomdraai. Of het nu gaat om procesbeschrijvingen, werkinstructies, handboeken, notulen of presentaties. Scienta gaat dus nóg flink wat stappen verder als je een goede mappenstructuur wilt opzetten en gebruiken.

 

Shape

Gepubliceerd op juni 17, 2021

Kitty van Commenee

Kitty van Commenee, begonnen als Content Marketeer en nu Demand Generation Manager, ontwikkelt krachtige marketingcampagnes met een scherp oog voor schrijven, social media en strategie.

Terug naar het overzicht

In 5 stappen jouw processen beschreven

Je begint met procesmanagement. En dus moet je jouw processen gaan beschrijven. Maar waar begin je? Om jou van start te helpen hebben we dit stappenplan geschreven.

Download jouw whitepaper

6 pagina's met kwaliteitsinhoud

Placeholder