Bestandsbeheer: een mappenstructuur opzetten in 5 stappen

Het wordt hoog tijd om te beginnen met goed bestandsbeheer en het structureren van mappen. Het gebruik van een geavanceerd bestandsbeheersysteem en een gezonde, systematische mappenstructuur geeft je veel gemoedsrust in een organisatie. Processen verlopen soepeler en de kans op fouten wordt kleiner.

Louter voordelen, ook vanuit economisch oogpunt. Maar hoe doe je dat? Hoe beheer je bestanden in je organisatie op de best mogelijke manier? Wij helpen je op weg, maak je geen zorgen. Met ons 5-stappensysteem ben je zo klaar.

Bestandsbeheer: wat is dat?

Gemiddeld verspillen jij en je collega's ongeveer 1,8 uur van je werkdag aan het zoeken naar bestanden. Dat is meer dan 9 uur per week, wat betekent dat je meer dan 20 procent van je 40-urige werkweek aan die specifieke taak besteedt. Als je dat vermenigvuldigt met alle marketeers, content creators en ontwerpers die er zijn, dan hebben we te maken met serieuze chaos en productiviteitsverlies.

In de huidige digitale wereld is het organiseren van je elektronische middelen net een marathon. Maar wees niet bang: bestandsbeheer komt de boel redden.

Bestandsbeheer is eigenlijk het proces van het organiseren, opslaan, beheren en manipuleren van je bestanden op je computersysteem. Het is het proces van het creëren van een georganiseerde folderstructuur waarin je informatie opslaat, van creatieve assets tot de belangrijkste financiële bestanden, zodat je ze gemakkelijk kunt terugvinden. Dit omvat belangrijke taken, zoals het sorteren van bestanden in mappen, het maken van back-ups van bestanden, het comprimeren van bestanden om kostbare opslagruimte te besparen, en het instellen van machtigingen voor toegang en beveiliging. Het is alsof je de CEO bent van je eigen digitale universum.

Elk digitaal bestand dat op ons afkomt, moet op de juiste manier worden verwerkt en opgeslagen in een map in het bestandsbeheersysteem van je keuze. Je moet er bovenop zitten en ervoor zorgen dat je al die gegevensbestanden identificeert en opslaat in een logische mappenstructuur, die bestaat uit mappen en submappen met namen die zinvol zijn.

Het is als het ware of je een digitale kaart maakt om te voorkomen dat je verdwaalt in de digitale jungle.

Wat is een mappenstructuur?

Een mappenstructuur is simpelweg een manier om de mappen op je computer, of een ander systeem dat je gebruikt, logisch te organiseren. Welk document of digitale asset hoort waar, en hoe benoem je bestanden? Welke mappen horen bij welke hoofdmap en hoe ga je om met submappen?

3 redenen waarom een mappenstructuur belangrijk is:

1. Het bespaart tijd – Efficiënt werken bespaart tijd en energie. In plaats van te zoeken in naamloze mappen, bestanden of andere zaken met dezelfde naam maar met (1) erachter en verschillende data, kun je sneller door naar de volgende taak op je to-do lijst. Of dat nu een nieuwe taak of een kop koffie is, is aan jou. Laten we het erop houden dat elke taak beter is dan eindeloos zoeken.
2. Meer tijd om te ontspannen – Er is niets vervelender dan je notulen kwijtraken of de verkeerde versie van je presentatie openen terwijl de hele afdeling meekijkt. Natuurlijk, het overkomt iedereen, maar het is niet ‘Zen’. Minder frustratie en minder fouten geven je het vertrouwen dat je alles binnen een paar klikken terugvindt.
3. Duurzaamheid – Een duidelijke en goed onderhouden structuur is duurzaam omdat deze moeiteloos meegroeit met een organisatie. Tijdens een reorganisatie, rebranding, of impactvolle procesverandering ondersteunt zo'n structuur iedereen bij het wennen aan de vaak snelle veranderingen, en bovendien is het prettig voor nieuwe medewerkers om snel hun weg te vinden op gedeelde schijven en in systemen.

Een mappenstructuur opzetten

Oké, tijd om aan de slag te gaan. Maar waar beginnen we? Simpel, volg gewoon de 5 stappen hieronder - je mag ons later bedanken. En je collega's ook. 😉

STAP 1: orde scheppen

Het opzetten van een goede mappenstructuur begint met het scheppen van orde. Stel jezelf de volgende vragen: Welke soorten content hebben we, welke content moeten we opslaan, en wat kunnen we weggooien?

De beste manier om dit te doen is in teamverband. Dat is nogal wat werk, want de kans is groot dat je bestanden vindt waarvan je niet wist dat ze (nog) bestonden. Vergelijk deze fase met het opruimen van je zolder thuis: Plotseling stuit je op dat superhandige campingtafeltje dat inmiddels al 20 jaar stof staat te happen. Achterin de hoek, onder die doos met ongelezen boeken.

STAP 2: de mappenstructuur opzetten

Heb je alles opgeruimd? Zo ja, dan zou er nu meer beschikbare ruimte op de servers moeten zijn. En je hebt inzicht in welke soorten documenten je hebt. De volgende vraag is: hoe zet je de mappenstructuur op?

In het verleden kozen organisaties voor een structuur op basis van afdelingen. Maar het is beter om de mappenstructuur in te richten op basis van bedrijfsprocessen: Verkoop, Inkoop, Productie, Financiën, en dergelijke. Dit is handig omdat veel processen niet afdelingsgebonden zijn, maar juist over meerdere afdelingen lopen.

Submappen? Niet te veel!

Het aantal submappen, of subfolders, dat je kunt aanmaken is in principe ongelimiteerd. Het is verleidelijk om voor elk klein bestandje een submap te maken, maar we raden dit af. Sterker nog: kies elke submap zorgvuldig. Het is belangrijk dat elke submap echt bij het proces past. Op die manier kun je een logische en intuïtieve mappenstructuur opzetten. Nogmaals, probeer je in te houden; het risico bestaat dat je te veel submappen maakt bij het opzetten van een mappenstructuur voor je bedrijf.

Durf hier duidelijke keuzes te maken. Dit voorkomt dat de informatie moeilijk te vinden is. Richt je mappen allemaal op dezelfde manier in. Dit zorgt voor eenvoudige navigatie voor het geval je zoekt in een map die je niet kent.

STAP 3: kies specifieke namen voor je mappenstructuur

Geef elke map een specifieke en logische naam. Dit helpt enorm bij het vinden van de juiste content, ook bij het gebruik van de zoekfunctie van je bestandsbeheersysteem. Het helpt ook bij het maken van nieuwe content. Voorkom dat twee mappen dezelfde naam hebben en vermijd namen als ‘Overig’ en ‘Algemeen’.

Hebben alle medewerkers hun eigen map? Zorg ervoor dat het niet mogelijk is om content te verbergen die daar niet thuishoort. Spreek dit samen af bij het opzetten van de mappenstructuur voor je organisatie.

STAP 4: je mappen vullen

En dan? Tijd om je mappen te gaan vullen met je bestanden en assets. Ook dat is een taak om zorgvuldig aan te pakken. Denk na over vragen als: ‘Valt het personeelshandboek voor productiemedewerkers onder "HR" of onder "Productie"?’

Zorg ervoor dat je content niet op twee plaatsen opslaat, om verwarring te voorkomen. Op de lange termijn loop je namelijk het risico verouderde bestanden en meerdere versies te bewaren.

STAP 5: orde houden

Oké, nu heb je alles op orde. Voelt goed, toch? De uitdaging is nu om alles op orde te houden. Een goede, praktische handleiding kan hierbij helpen. Of maak iemand verantwoordelijk voor het periodiek uitvoeren van een steekproefsgewijze inspectie. Bijvoorbeeld de QHSE manager, of de content manager.

Uiteindelijk is een goede mappenstructuur voor je bedrijf een gedeelde verantwoordelijkheid. Als je er een hebt, zorgt dat ervoor dat iedereen snel kan vinden wat hij nodig heeft en dat processen soepel verlopen. Dit verkleint ook de kans op fouten. Als de mappenstructuur goed wordt onderhouden, zijn de voordelen legio. Hoe groter en complexer de organisatie, hoe moeilijker het te onderhouden is.

Kies een systeem voor bestandsbeheer dat past bij jouw organisatie

Als het bijhouden van bestanden en mappen op je harde schijf en netwerkdirectories nog steeds beheersbaar is voor jou en je organisatie, ga er dan vooral voor. Maar groeien betekent evolueren. Processen veranderen en het wordt moeilijker om duizenden bedrijfsassets (bestanden, afbeeldingen, documenten) op een specifieke, gestructureerde manier te beheren wanneer honderden mensen ermee werken.

Digital Asset Management is een oplossing voor bestandsbeheer waarbij je kunt beslissen om altijd alleen de nieuwste versie van een bestand te bewaren. Je kunt verschillende mappen aanmaken voor archieven zonder wijzigingsbevoegdheid, of gemakkelijk een diepe structuur aanbrengen met behulp van nauwkeurige metadata en taxonomie. De interne zoekmachine doet vervolgens de rest.