Wat is kennismanagement nu eigenlijk? Kennismanagement is het proces van het creëren, delen, gebruiken en beheren van kennis en informatie. Maar hoe meer van deze kennis er in huis is, hoe lastiger deze te vinden is door jouw collega’s. Het structureren hiervan is dus van groot belang.
Kennismanagement en kwaliteitsmanagement. Het lijkt een groot verschil, maar het één kan niet zonder het ander. Kennismanagement vormt dan ook een belangrijke rol bij het optimaliseren van jouw kwaliteit. Streven naar de hoogst haalbare kwaliteit van jouw product of dienst en productieprocessen is hét doel van kwaliteitsmanagement. Om dit doel te behalen is het organiseren en managen van de kennis over bedrijfsprocessen van groot belang. Kortom, kwaliteitsmanagement bestaat niet zonder kennismanagement.
Wanneer je kennismanagement op de juiste manier toepast, heeft het vele voordelen voor jouw organisatie. Het hebben van veel kennis kan namelijk ook een valkuil zijn, wanneer je het niet op de juiste manier inzet. Als slechts een klein groepje medewerkers beschikt over de kennis en zij vertrekken bij de organisatie of worden ziek, mist de rest van de organisatie veel kennis. Door kennismanagement wordt het mogelijk de informatie en kennis te delen met meerdere lagen van de organisatie.
1. Kennismanagement als back-up.
Niemand kan alle werkgerelateerde informatie onthouden. Wie heeft er niet eens een situatie gehad dat je niet door kon met je werk omdat een collega ziek was? Met een goede documentatie van kennis hoef je minder te vertrouwen op je eigen geheugen en zijn we minder afhankelijk van collega’s die wel of niet aanwezig zijn.
2. Nieuwe medewerkers
Bij het aannemen van nieuwe medewerkers zal er veel kennis overgedragen moeten worden. Juist in zulke situaties is het handig om daarbij een leidraad te hebben, het verhaal te vertellen aan de hand van gedocumenteerde kennis. Zo wordt een nieuwe medewerker sneller ingewerkt en beschikt hij of zij sneller over deze kennis.
3. Hulpmiddel om te veranderen
Soms moet de manier van werken veranderen door bijvoorbeeld nieuwe wet- en regelgeving of bij nieuwe processen of diensten. Als deze nieuwe werkwijze ook direct in de bedrijfsdocumentatie beschreven wordt, is er direct test- en opleidingsmateriaal. De documentatie en deze vorm van kennismanagement draagt dus bij tot het doorzichtig en beheersbaar veranderen. En biedt je een goede basis snel de hele organisatie in te lichten over de veranderingen.
Nu er sinds de coronacrisis steeds meer wordt thuis gewerkt, is er voor veel organisaties een nieuw probleem ontstaan. Een tijdelijke oplossing vinden voor het delen van informatie en kennis is niet moeilijk. Maar nu er langer thuis gewerkt wordt en dit de nieuwe norm is geworden, is kennismanagement opeens een van de prioriteiten geworden.
We horen je denken, ja leuk dat kennismanagement op de juiste manier inzetten, maar hoe doen we dat dan? Met WoodWing Scienta! Zoals je eerder al gelezen hebt; kwaliteitsmanagement kan niet zonder kennismanagement – en andersom. Met het kwaliteitsmanagementsysteem van Scienta zijn alle documenten vindbaar, beheersbaar en toegankelijk voor alle relevante medewerkers. Van interne bedrijfsinformatie, bedrijfsprocessen tot notulen en rapporten. Alle kennis op één plek én bereikbaar voor al jouw collega’s.