Processen zijn een opeenvolging van terugkerende activiteiten. Binnen elke organisatie lopen meerdere processen. Zoals: productieprocessen, inkoopprocessen, verkoopprocessen, logistieke processen en financiële processen. Het verbeteren van deze processen heet procesoptimalisatie. Het managen ervan heet procesmanagement, daar bepaal je de strategie. Optimalisatie is wat je in de praktijk verbetert.
Dat kan allerlei redenen hebben. Zoals verspilling van tijd en geld tegengaan, klachten van klanten verminderen, bezuinigen omdat de economische omstandigheden daarom vragen, of omdat de concurrentie je voorbij dreigt te gaan.
Maar denk ook aan bedrijfscultuur verbeteren, of aan een inwerktraject maken zodat die sneller gaat. De grootte van een proces maakt hierbij dus niet uit. Hoe groter, hoe meer stakeholders je nodig gaat hebben.
Procesoptimalisatie is een continu proces binnen jouw organisatie. Het loont om doorlopend te bekijken waar en hoe je processen kunt optimaliseren, al dan niet met behulp van nieuwe technologie.
De grootste winst valt meestal te behalen bij het optimaliseren van je primaire processen of operationele processen. Hieronder vallen alle kerntaken en basisactiviteiten die nodig zijn voor het produceren van een product of het realiseren van een dienst.
Het zijn alle activiteiten die direct bijdragen aan het resultaat voor de klant en daarmee dus ook aan de organisatiedoelstellingen. Ook hebben primaire processen rechtstreeks effect op de klantervaring en klanttevredenheid. Volop kansen dus. Je bepaalt zelf waar je begint.
Elk proces zit anders in elkaar. Toch doorloop je bij procesoptimalisatie altijd een aantal vaste stappen.
Je begint met het in kaart brengen van alle verschillende processen binnen je organisatie. Vervolgens bepaal je welke processen de belangrijkste zijn. Daarna bekijk je hoe elk proces in elkaar zit. Wie en wat zijn erbij betrokken? Hoe lang duurt elk proces?
In fase 2 bekijk je waar er verbeteringen mogelijk zijn in het proces. Waar in het proces zijn er verspillingen en knelpunten? Breng dat allemaal zorgvuldig in kaart.
Tot slot ga je aan de slag met het optimaliseren en implementeren van de procesverbetering.
Zo simpel? Nou ja, de praktijk is natuurlijk altijd weerbarstiger en complexer. We leven zogezegd in een VUCA wereld. Want als je gaat graven, dan vind je altijd wel iets wat je kunt verbeteren. En wat verbeter je dan wel en niet?
Bovendien heb je te maken met medewerkers die moeten willen veranderen. Daar stuit je op als je wilt gaan implementeren. Het is dus belangrijk dat je keuzes maakt én je collega’s meekrijgt.
Er zijn diverse procesoptimalisatie modellen die je kunnen helpen bij het optimaliseren van processen. Denk aan de PDCA cyclus, oftwel de kwaliteitscirkel van Deming. Deze cirkel wordt als de het oermodel van procesoptimalisatie gezien. Hiermee verbeter je continu.
Six Sigma, Agile, Scrum of – we noemden het al – Lean zijn modellen die min of meer vergelijkbare procesoptimalisatie theorieën volgen.
Met deze modellen kom je erachter wat je kunt verbeteren. Er zijn best wel wat verschillen tussen de diverse modellen. Zo wordt Lean meestal ervaren als minder complex dan Six Sigma.
Medewerkers werken daarom waarschijnlijk makkelijker met Lean. Verder wordt Lean vaak gebruikt voor het verbeteren van processen in de hele organisatie, terwijl Scrum vooral geschikt is voor verbeteringen in kleinere teams.
Heb je een voorkeur voor een specifiek model en wil je processen vastleggen? Dan kan je uitstekend uit de voeten met Scienta. Hiermee kan je er ook voor zorgen dat jouw verbeterproces gaat leven bij alle medewerkers van je organisatie.
In Scienta beschrijf je niet alleen alle processen, maar ga je ook echt aan de slag met procesoptimalisatie. Je legt eerst vast hoe je processen verlopen. Aan de processen voeg je instructies toe, zodat iedereen in de organisatie precies weet hoe processen werken en wat er van medewerkers wordt verwacht.
Want procesoptimalisatie is niet alleen de verantwoordelijkheid van de kwaliteitsmanager, maar van de hele organisatie. In Scienta kunnen medewerkers daarom heel laagdrempelig suggesties doen voor procesverbeteringen.
Ook kan je in Scienta formulieren maken waarmee je een workflow creëert voor de organisatie. Vervolgens helpen formulieren om deze processen te meten, te controleren en te analyseren. Formulieren helpen ook om feedback te verzamelen en om continu te verbeteren. Want dát is het recept voor succesvolle procesoptimalisatie: het is een continu proces.