Processen zijn reeksen van terugkerende activiteiten. In elke organisatie lopen meerdere processen: naast en door elkaar: productieprocessen, inkoopprocessen, verkoopprocessen, logistieke processen en financiële processen. Het managen van al deze processen, volgens een bepaalde strategie noemen we procesmanagement. Het verbeteren ervan heet, weinig verrassend, procesoptimalisatie – de zaken die je in de praktijk in en aan je processen verbetert.
Er zijn nogal wat redenen om processen te optimaliseren. Misschien wil je verspilling van tijd en geld tegengaan, klantklachten verminderen of kosten besparen vanwege veranderende economische omstandigheden. Soms is het simpelweg nodig omdat de concurrentie sneller innoveert en je niet achter wilt blijven.
Maar procesoptimalisatie draait niet alleen om efficiëntie. Het kan ook bijdragen aan een sterkere bedrijfscultuur of helpen om nieuwe medewerkers sneller in te werken. De schaal van een proces doet er daarbij weinig toe, maar logischerwijs geldt wel hoe groter het proces, hoe meer mensen en belangen erbij betrokken zijn.
Belangrijk om te onthouden: procesoptimalisatie is geen eenmalige actie, maar een continu onderdeel van organisatieontwikkeling. Het loont om regelmatig te evalueren waar processen slimmer, eenvoudiger of effectiever kunnen – met of zonder inzet van nieuwe technologie.
De grootste verbeterkansen liggen vaak in de optimalisatie van je primaire of operationele processen – de kernactiviteiten die direct bijdragen aan het leveren van een product of dienst.
Het zijn precies deze processen die het verschil maken voor de klant en dus ook voor het behalen van je organisatiedoelen. Omdat ze een directe invloed hebben op de klantervaring en klanttevredenheid, is elke verbetering merkbaar in de praktijk.
Er zijn volop mogelijkheden om aan de slag te gaan – en het mooie is: je bepaalt zelf waar je begint.
Geen enkel proces is precies hetzelfde, maar een succesvolle procesoptimalisatie verloopt vrijwel altijd volgens drie vaste stappen:
Stap 1: inzicht krijgen in je processen
Begin met het in kaart brengen van alle processen binnen je organisatie. Welke stappen worden er gezet, wie zijn erbij betrokken en welke middelen worden gebruikt? Breng ook in beeld welke processen cruciaal zijn voor de organisatie en hoeveel tijd ze kosten.
Stap 2: verbeterpunten identificeren
Analyseer vervolgens waar het beter kan. Waar ontstaat vertraging of verspilling? Welke stappen voegen (te) weinig waarde toe of veroorzaken fouten? Door dit zorgvuldig te onderzoeken, krijg je een helder beeld van de knelpunten.
Stap 3: optimaliseren en implementeren
Tot slot vertaal je de inzichten naar concrete verbeteringen. Pas processen aan, test nieuwe werkwijzen en implementeer de optimalisaties in de praktijk. Zo leidt analyse daadwerkelijk tot vooruitgang.
Zo eenvoudig is het natuurlijk niet. De praktijk blijkt vaak weerbarstiger – zeker in de VUCA-wereld waarin we leven: vol verandering, onzekerheid, complexiteit en ambiguïteit. Wie eenmaal begint te graven, ontdekt al snel dat er altijd wel iets te verbeteren valt. Maar waar begin je? En wat laat je liggen?
En dan nog iets: veranderingen vragen niet alleen om nieuwe processen, maar ook om mensen die ze willen omarmen. Juist tijdens de implementatie merk je hoe cruciaal draagvlak is. Daarom draait procesoptimalisatie niet alleen om de juiste keuzes maken, maar ook om collega's mee te nemen in het waarom en het hoe van die keuzes.
Verschillende modellen kunnen organisaties helpen hun processen te verbeteren. Een van de bekendste is de PDCA-cyclus, ook wel de kwaliteitscirkel van Deming genoemd. Dit model vormt het fundament van procesoptimalisatie en draait om continue verbetering: plannen, uitvoeren, controleren en bijsturen. Om continue procesverbetering draait ook het principe van Total Quality Management.
Daarnaast zijn er methodieken als Six Sigma, Agile, Scrum en – we noemden het al – Lean. Hoewel ze elk hun eigen focus en aanpak hebben, delen ze dezelfde kern: systematisch analyseren waar processen beter kunnen en die verbeteringen vervolgens duurzaam doorvoeren.
Tussen de modellen bestaan duidelijke verschillen. Zo wordt Lean vaak gezien als praktischer en minder complex dan Six Sigma, waardoor medewerkers er sneller mee aan de slag kunnen. Lean richt zich bovendien op het verbeteren van processen binnen de gehele organisatie, terwijl Scrum zich beter leent voor optimalisatie binnen kleinere teams of specifieke projecten.
Werk je met een specifiek kwaliteitsmodel en wil je processen eenduidig vastleggen? Dan biedt WoodWing Scienta precies wat je nodig hebt. Het platform helpt niet alleen om processen te documenteren, maar ook om verbeteringen écht te laten leven binnen de hele organisatie.
In Scienta leg je stap voor stap vast hoe processen verlopen en voeg je duidelijke instructies toe, zodat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Daarmee wordt kennis niet alleen gedeeld, maar ook geborgd.
Procesoptimalisatie is namelijk geen taak van de kwaliteitsmanager alleen – het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. Daarom kunnen medewerkers in Scienta eenvoudig suggesties indienen voor verbeteringen. Zo wordt continu verbeteren een natuurlijk onderdeel van de dagelijkse praktijk.
Daarnaast kun je in Scienta formulieren aanmaken die helpen bij het creëren van workflows voor de organisatie. Deze formulieren ondersteunen het meten, controleren en analyseren van processen en maken het eenvoudig om feedback te verzamelen. Op die manier ontstaat een cultuur van voortdurende verbetering – en dat is de kern van succesvolle procesoptimalisatie.