Waar het gebruik van kwaliteitsmanagementsystemen in het verleden vaak informeler en minder gedocumenteerd was, stelt SKM1 vanaf nu strengere eisen aan vastlegging, bewijslast en risicobeheersing. Dit betekent dat accountantskantoren niet langer kunnen vertrouwen op ‘onderbuikgevoel’ of mondelinge afspraken, maar moeten kunnen aantonen hoe zij kwaliteit structureel borgen. SRA, overkoepelende organisatie waarbij 80% van de Nederlandse vergunninghoudende accountantskantoren is aangesloten, speelt een cruciale rol in deze transitie. We spraken met Jirina van Daal, Manager Vaktechniek bij SRA, over de uitdagingen die bij de regelverandering komen kijken, de communicatie naar de kantoren en de rol van WoodWing Scienta in dit proces.
SKM1 (Standaard voor KwaliteitsManagement) vervangt de NVKS en introduceert een andere manier van werken. Waar NVKS ruimte liet voor informele stelsels en kennis ‘in de hoofden van mensen’, vraagt SKM1 om structurele documentatie, aantoonbare risicobeoordelingen en duidelijke koppelingen tussen risico’s, maatregelen en evaluaties.
Volgens Jirina ligt de kern in de bewijslast: “Wat kantoren voorheen misschien al goed deden, moet nu formeel worden vastgelegd. Dat betekent risico’s identificeren, maatregelen benoemen, evalueren en kunnen laten zien dat het systeem in de praktijk ook echt werkt.”
Veel kleinere en middelgrote accountantskantoren ervaren de nieuwe verplichtingen als complex en arbeidsintensief. Om te voorkomen dat ieder kantoor het wiel opnieuw moet uitvinden, ontwikkelde SRA een risk control framework. Dit Excel-gebaseerde hulpmiddel helpt kantoren bij het identificeren van relevante risico’s en het zetten van de eerste stappen richting een SKM1-proof systeem.
Daarnaast communiceert SRA actief over de veranderingen via handreikingen, nieuwsbrieven, webinars en praktijkvoorbeelden. Een groeiend online dossier bevat zowel uitleg over de SKM1 regelgeving als praktijkervaringen van kantoren. Jirina benadrukt daarbij het belang van het delen van relevante kennis in alle fasen van de implementatie van de nieuwe SKM1 regelgeving: “We roepen kantoren dan ook op om niet alleen successen, maar ook mislukkingen te delen. Zo helpen we elkaar vooruit.”
Excel biedt weliswaar een startpunt maar is als tool niet toereikend voor de structurele borging die SKM1 vereist. Hier komt WoodWing Scienta in beeld. In samenwerking met SRA ontwikkelde WoodWing een geïntegreerde oplossing waarmee handboeken, risico’s, maatregelen en evaluaties direct in één systeem aan elkaar gekoppeld zijn. Zo krijgen organisaties met Scienta weer de regie over hun kwaliteitsmanagement. Dankzij de geautomatiseerde workflows behouden zij overzicht, worden taken structureel geborgd en blijven processen aantoonbaar onder controle.
Voor kantoren die met Scienta werken, is dit een niet te onderschatten voordeel. Het betekent namelijk dat de bestaande SRA-handboeken eenvoudig te koppelen zijn aan SKM1-risico’s en maatregelen; iets dat op den duur (na de invoering van SKM1 op 1 januari 2026) als een standaardkoppeling in Scienta zal worden aangeboden. Aanpassingen in het handboek worden automatisch doorgevoerd, waardoor de kwaliteitssystemen actueel blijven. Voor nieuwe gebruikers biedt Scienta een overzichtelijke omgeving die voorkomt dat SKM1 wordt gereduceerd tot een afvinklijst, maar juist helpt om het kwaliteitsmanagementsysteem en de praktijk van het managen van kwaliteit ‘levend’ te houden.
Jirina omschrijft het als volgt: “Met Scienta bieden we kantoren niet alleen een tool, maar ook efficiency en zekerheid. Het voorkomt dubbel werk, maakt koppelingen automatisch en bespaart tijd bij het vastleggen van bewijslast.”
De SKM1 regelgeving treedt in werking per 1 januari 2026 voor vergunninghoudende accountantsorganisaties en per 1 januari 2027 voor kantoren die uitsluitend samenstellingsopdrachten uitvoeren. Hoewel sommige grotere organisaties al vergevorderd zijn qua voorbereiding op de regelverandering, staan veel andere, vooral kleinere kantoren nog aan het begin.
SRA heeft dat probleem onderkend en ondersteunt deze groep kantoren dan ook actief met duidelijke communicatie en praktische handvatten. Tegelijkertijd benadrukt Jirina dat tijdig beginnen essentieel is: “Het is geen eenmalige exercitie. SKM1 vraagt écht om een continu proces van plannen, uitvoeren, evalueren en verbeteren.”
De overgang van NVKS naar SKM1 betekent meer administratieve druk, maar ook een kans voor de accountancysector om kwaliteitsmanagement te professionaliseren. Met risk control framework, opties voor solide kennismanagement en makkelijke kennisdeling en ondersteuning via WoodWing Scienta zorgt SRA ervoor dat kantoren deze stap niet alleen hoeven te zetten.
Door kwaliteitsborging niet langer te zien als een afvinklijst maar als een integraal, aantoonbaar systeem, groeit het vertrouwen van toezichthouders, cliënten en de samenleving. De boodschap is duidelijk: ook al verandert de accountancy regelgeving en brengt dat problemen en stress met zich mee voor accountantskantoren, met de juiste ondersteuning wordt SKM1 niet alleen een verplichting, maar óók een waardevol instrument voor kwaliteit en transparantie.