NVKS wordt SKM1 – en dat doet pijn als je het niet goed regelt

 
De ISQM1 (de internationale standaard voor kwaliteitsmanagement in de accountancy) vervangt de huidige NVKS (Nadere Voorschriften Kwaliteitssystemen) en dat betekent een fundamentele verandering in de manier waarop accountantsorganisaties omgaan met kwaliteitsmanagement. In Nederland wordt ISQM1 geïmplementeerd via de Nadere Voorschriften Kwaliteitsmanagement (NVKM) en uitgewerkt in de bijbehorende Standaard voor Kwaliteitsmanagement (SKM1). Samen vormen zij het nieuwe kader waar alle accountantsorganisaties aan moeten voldoen.

De nieuwe realiteit: van kwaliteitsbeheersing (NVKS) naar kwaliteitsmanagement (NVKM)

De NVKS, een verplichting die sinds 2017 aan alle kantoren die accountantsopdrachten (NVKS-opdrachten) uitvoeren (zoals controles en beoordelingsopdrachten) wordt opgelegd door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), gaat verdwijnen. SKM1 komt ervoor in de plaats. De internationale variant waarvan SKM1 is afgeleid, ISQM1, vervangt de vroegere International Standard on Quality Control (ISQC1) en introduceert een meer risicogerichte benadering van kwaliteitsbeheersing.

SKM1 lijkt in eerste instantie een technische aanpassing, maar vergis je niet: de nieuwe norm betekent een fundamentele koerswijziging voor accountantsorganisaties. Waar de NVKS vooral draaide om procedures en beheersing, vraagt SKM1 om een integraal kwaliteitsmanagementsysteem – gebaseerd op risico’s, doelen en continue verbetering.

Het klinkt misschien nog wat abstract, maar dat is het niet. In de praktijk betekent het dat kantoren hun interne organisatie moeten transformeren: van een statische structuur naar een lerende organisatie. Of, metaforisch gezegd: van handboek naar levend systeem. Die omslag vraagt veel – zeker van kleinere kantoren, die vaak met beperkte capaciteit en middelen (complexe) regelgeving zoals deze moeten implementeren. Juist daarom is het belangrijk dat oplossingen praktisch, behapbaar en realistisch zijn – principes die we bij de ontwikkeling van Scienta vanaf het prille begin gehanteerd hebben.

De pijnpunten van SKM1

Veel accountantskantoren hebben zich nog niet of nauwelijks in de nieuwe regelgeving verdiept. Ze doen er goed aan om dat op korte termijn wél te gaan doen. SKM1 is namelijk geen optionele richtlijn. Het is verplichte regelgeving voor alle accountantsorganisaties. Wie daar niet klaar voor is, loopt risico op het scoren van een onvoldoende bij toetsing.

Zichtbare verschuivingen dus – maar wat verandert er precies? We laten zien waar de grootste impact zit, en wat dat vraagt van jouw organisatie.

1. Onvoldoende bewustzijn

De urgentie ontbreekt nog. Ook bij kantoren die goed georganiseerd zijn. Novak (Nederlandse organisatie van accountantskantoren; een brancheorganisatie die vooral kleinere en middelgrote (MKB) accountantskantoren in Nederland ondersteunt) ontdekte recentelijk bij een rondgang langs een deel van de ruim 900 bij de vakorganisatie aangesloten kantoren dat veel organisaties nog niet echt bezig zijn met de nieuwe regelgeving en zich nauwelijks bewust zijn van de impact die de nieuwe norm zal hebben.

2. Gebrek aan tijd en capaciteit

De verantwoordelijkheid voor het in goede banen leiden van deze normverandering ligt bij de kwaliteitsbepaler(s). In de praktijk zien we echter dat de implementatie van SKM1 vaak toch gewoon op het overvolle bord van de kwaliteitsmanager terechtkomt. Het gevolg laat zich raden: uitstel, versnippering en stress. De voorbereidingstijd is sowieso al vrij beperkt, maar als de stress richting de deadline snel oploopt, heb je helemáál geen tijd meer om je erin te verdiepen.

3. Vanuit risico’s denken is nieuw en lastig

SKM1 vraagt kantoren om zelf kwaliteitsdoelstellingen te formuleren, bijbehorende risico's te benoemen en passende maatregelen te nemen. Veel kantoren, vooral de kleinere, zijn dat echter helemaal niet gewend. De SKM1 voorziet gelukkig in die kwaliteitsdoelstellingen en heeft er dertien geformuleerd (gekoppeld aan de hoofdcomponenten van ISQM1/SKM1), maar daarnaast hebben kantoren nog de optie om zelf aanvullende doelstellingen te formuleren.

4. Iedereen moet meedoen – maar niemand voelt zich écht verantwoordelijk

SKM1 is niet de verantwoordelijkheid van één kwaliteitsmanager. De norm vraagt om gezamenlijke betrokkenheid, van assistenten tot vennoten. Door die betrokkenheid is men in staat om risico's in de praktijk op te merken, te erkennen, en waar mogelijk in te dammen.

5. Wie faalt, krijgt het zwaar

Een negatieve toetsing leidt tot verplichte hertoetsing, verbeterplannen en mogelijk – maar pas na herhaaldelijk aftoetsen – een gang naar de Accountantskamer, de bij de Wet tuchtrechtspraak accountants (Wtra) ingestelde tuchtrechtelijke instantie die klachten tegen accountants beoordeelt met als doel om de kwaliteit van de uitoefening van het accountantsberoep op niveau te houden. Niemand wil zich bij de Accountantskamer in Zwolle verantwoorden, maar dan zal er dus wel een bewustwordingsslag gemaakt moeten worden door het gros van de accountantskantoren.

Wat moet je nu doen als kantoor?

De invoering van SKM1 vraagt om een gestructureerde, maar praktische aanpak. De volgende stappen zijn bij zo'n aanpak van belang:

1. Breng kwaliteitsdoelen in kaart

Gebruik de zes componenten (zie kader hierboven) uit de norm als uitgangspunt. Stel vast wat je kantoor wil bereiken op het gebied van kwaliteit. SKM1 heeft dertien kwaliteitsdoelstellingen opgesteld. Die kun je als kantoor zonder problemen overnemen, maar je kunt dus ook je eigen doelstellingen formuleren, zolang ze maar aansluiten bij de betreffende componenten.

2. Identificeer risico’s

Denk niet in algemene termen, maar juist in praktijksituaties: waar liggen de risico’s binnen jullie eigen opdrachten, klantportefeuille, en binnen het team?

3. Bepaal beheersmaatregelen

Kies maatregelen die écht werken. Denk aan training, werkoverleggen, reviews of softwareondersteuning. En leg vast wie waarvoor verantwoordelijk is.

4. Maak het concreet en aantoonbaar

Geen papieren tijgers, maar werkbare procedures, goede documentatie en een systeem waarin je makkelijk kunt signaleren, evalueren en bijsturen.

5. Werk samen

Zorg dat dit geen soloactie is. Betrek assistenten, controleleiders, vennoten en kwaliteitsmanagers. SKM1 is geen beleidsdocument – het moet écht in de praktijk leven.

Novak en WoodWing Scienta bieden houvast

Veel kantoren weten niet waar ze moeten beginnen. En dat is begrijpelijk: de hoeveelheid informatie, de juridische formuleringen, de vertaalslag naar de praktijk – het is veel. Novak biedt daarom niet alleen de regels, maar ook kant-en-klare content (risico’s, maatregelen, instructies, modellen) in het Novak Kwaliteitssysteem. Na de aanschaf ervan richt het kantoor het kwaliteitssysteem in, waarop het direct operationeel is. Kwaliteitsmanagement voor MKB-accountants begint met het Novak Kwaliteitssysteem. WoodWing Scienta, waarin het Novak Kwaliteitssysteem is opgenomen, helpt om die structuur ook digitaal te borgen – op de volgende manieren:

• kwaliteitsdoelen, risico’s en maatregelen aan elkaar koppelen
• verantwoordelijkheden vastleggen
• processen en documenten centraliseren
• evaluaties plannen en opvolgen
• continu aantoonbaarheid creëren

Zo ontstaat een levend kwaliteitsmanagementsysteem waarin SKM1 niet voelt als een extra last, maar als een logisch onderdeel van jouw kantoor.

Ons advies: begin nú met SKM1!

Voor reguliere vergunninghouders geldt dat SKM1 uiterlijk 31 december 2025 moet zijn geïmplementeerd. Andere kantoren krijgen iets langer – t/m 31 december 2026 – de tijd, maar ook zij moeten aan de bak. Wachten tot het laatste moment is geen optie meer.

Zorg dat je een goede basis hebt. Kies een aanpak die praktisch is, door je team en de organisatie gedragen wordt en écht helpt om kwaliteit te borgen. Want uiteindelijk gaat het daar om: doen wat nodig is om kwaliteit in je organisatie meetbaar en voelbaar te maken.

Het wiel opnieuw uitvinden? De oplossing is er al!

De invoering van SKM1 betekent niet dat je als kantoor alles zelf moet uitzoeken. WoodWing Scienta en Novak hebben het voorwerk al voor je gedaan. In het Novak Kwaliteitssysteem zijn de kwaliteitsdoelstellingen, risico’s en beheersmaatregelen praktisch uitgewerkt – helemaal in lijn met SKM1. In Scienta koppel je die eenvoudig en snel aan de processen, documenten, verantwoordelijken en evaluaties die jouw organisatie kenmerken.

Benieuwd hoe dat eruit ziet? 
Vraag dan een demo aan om te zien hoe ook jouw kantoor kan starten met het slim en aantoonbaar implementeren van SKM1. Of neem direct contact met ons op. We laten je graag zien wat Scienta voor jouw organisatie kan betekenen.