De betekenis van compliance is letterlijk ‘voldoen’ of naleven’. Het gaat erom dat jij je houdt aan de wetten en regels van de overheid, (financiële) toezichthouders en anderen. Ook is het belangrijk dat je werkt volgens de normen en regels van jouw eigen organisatie.
Vooral in de financiële wereld zijn er steeds meer wetten en regels bijgekomen. Daar is de term compliance ook voor bedacht. Dat komt onder meer door de financiële crisis in 2008. Zoiets willen we natuurlijk nooit meer meemaken. De regels stapelden zich op. Regels tegen fraude, voorkennis en witwassen.
Een financiële organisatie heeft tegenwoordig zelfs te maken met regels om de financiering van terrorisme te voorkomen. Ga er maar aan staan!
Als je werkt in de financiële sector, dan wordt er nogal wat van jou gevraagd. Bijvoorbeeld dat je jouw functie eerlijk, betrouwbaar en zorgvuldig uitvoert. Dat je kijkt naar wat jouw klanten en jouw aandeelhouders belangrijk vinden. Dat je je gedraagt volgens de wet en geen misbruik maakt van je kennis. Dat je je door anderen laat beoordelen en dat je ervoor zorgt dat mensen vertrouwen houden in de financiële sector. Houd jij je hier niet aan, dan ben je aansprakelijk.
Afijn, dát is compliance management. Van Michael Douglas die speelde in de film Wall Street en Leonardo DiCaprio in Wolf of Wall Street kan je trouwens perfect leren hoe het niét moet.
Financiële instellingen die onder toezicht staan van DNB, AFM en/of BFT zijn trouwens verplicht om een compliance officer (ook wel een compliance manager genoemd) aan te stellen. Dit is altijd een onafhankelijke en zelfstandige functie.
Maar er is méér. Je kunt compliance management vergelijken met ISO-certificering: doe je het alleen voor de toezichthouder óf wil je als organisatie écht stappen zetten?
Uiteindelijk gaat compliance management ook over de effecten van jouw activiteiten op het milieu wat weer een onderdeel is van QHSE. Maar ook dat je rekening houdt met de behoeften van alle mensen die in aanraking komen met jouw organisatie, kortom: het gaat ook over MVO.
Compliance management ontstond in de financiële sector. Maar eigenlijk zijn er maar weinig organisaties waar compliance niet geldt, hoewel elk vakgebied er een andere naam voor heeft.
Als advocaat heb je te maken met gedragsregels waarvoor je de eed of belofte hebt afgelegd. Ook in de zorg is het belangrijk dat je je houdt aan gedragscodes en dat je eerlijk en betrouwbaar bent.
Door een aantal beursschandalen is compliance management nu ook belangrijk bij corporate bedrijven. Compliance management kan trouwens een beste uitdaging zijn, vooral als je actief bent in het buitenland. Bijvoorbeeld omdat de uitleg van wetten en regels verschilt per land.
Compliance management is veel meer dan een verplichting. Als organisatie kan je compliance management ook gebruiken bij besluitvorming. Hoe dan? Bijvoorbeeld door compliance management op te nemen in de doelen van je organisatie voor nieuwe ontwikkelingen.
Compliance helpt dus ook om te bepalen of een keuze die je wilt maken wel volgens de wens is én haalbaar is. Het werk van de compliance manager is daardoor heel veelzijdig.
Direct alles goed op orde hebben?
In de financiële sector staat compliance management vooral in het teken van duurzaamheid, vertelt Caja de Groot. Zij is compliance officer bij Stroeve Lemberger, onafhankelijk adviseur in vermogensbeheer.
“De financiële sector is belangrijk bij het behalen van de internationale doelen op het gebied van duurzaamheid. Hiervoor komen nieuwe wetten en regels die helpen bij bet verbeteren van de bedrijfsvoering, de processen en de procedures van financiële organisaties. Een voorbeeld: voorheen kon je als belegger sectoren uitsluiten, zoals de wapenindustrie. Maar in de toekomst kun je juist kiezen voor beleggingen die sturen op milieudoelstellingen.”
Compliance management: informeer je medewerkers
Wetten en regels veranderen steeds. Ook de normen en procedures binnen een organisatie zijn niet in beton gegoten. Deze moet je dus steeds opnieuw een plek geven in je beleid en je werkwijze. Maar als de medewerkers van niets weten, verandert er natuurlijk niets. Compliance management is dus ook: informeer je medewerkers, betrek ze bij de veranderingen zodat ze snappen waarom iets nodig is, wát er nodig is en wat hun rol daarin is.
Compliance software scheelt een stuk
Om medewerkers te informeren, is goede compliance software onmisbaar. “Daarvoor gebruiken wij Scienta”, vertelt Caja. “Met Scienta kan jij je totale organisatie toegang geven tot de actuele wetten en regels, de gevolgen voor de procedures en het gebruiken van documenten. Stel dat we een educatieve meeting hebben. Dan stoppen we de belangrijke documenten in Scienta: van procedures tot instructies.”
“Daarna stuur ik onze medewerkers vanuit Scienta een bericht met linkjes naar die documenten. Dit is waardevol voor medewerkers. Als compliance officer heb ik vastgelegd dat zij goed zijn geïnformeerd. En ik kan aantonen dat medewerkers de stukken hebben ingezien. Heel fijn in Scienta is ook de zoekfunctie, waarin medewerkers alles snel terugvinden. Kortom: goede compliance software helpt enorm. Voor ons werkt het perfect.”