In een tijd waarin compliance, security en snelheid cruciaal zijn, wordt het verschil tussen ‘iets digitaal bewaren’ en ‘informatie professioneel beheren’ steeds belangrijker. En juist daar gaat het vaak mis.
Zonder solide informatiemanagement lijkt alles ogenschijnlijk onder controle: bestanden zijn immers digitaal beschikbaar en doorzoekbaar. Maar wanneer informatie verspreid staat over verschillende systemen en er geen duidelijke structuur of gecentraliseerd beheer is, ontstaan risico’s die veel meer impact hebben dan op je IT alleen. De betrouwbaarheid van je organisatie als geheel – van juridische verantwoording tot efficiëntie en het beschermen van gevoelige data – staat dan op het spel.
De tekortkomingen van documentopslag ten opzichte van informatiemanagement komen vooral naar voren in drie fundamentele problemen:
Wanneer documenten verspreid staan over allerlei systemen en persoonlijke mappen, ontbreekt vaak een helder retentiebeleid – regels over hoe lang je documenten bewaart – en logging, oftewel het bijhouden van activiteiten rondom die documenten. Dat maakt het vrijwel onmogelijk om (bij audits of aan toezichthoudende instanties) aan te tonen dat de organisatie voldoet aan wet- en regelgeving. Zonder grip op bewaartermijnen en vernietiging lopen organisaties juridische risico’s en verliezen ze kostbaar vertrouwen bij klanten en toezichthouders.
Teams besteden dagelijks veel tijd aan het zoeken naar de juiste versie van documenten. Omdat versiebeheer ontbreekt of niet consequent wordt toegepast, werken medewerkers regelmatig met verkeerde of verouderde bestanden. Dit veroorzaakt fouten, herwerk en frustratie – processen lopen daardoor vertraging op. In een omgeving waar snelheid en precisie cruciaal zijn, kan zo’n vertraging veel impact hebben op de bedrijfsvoering.
Zonder duidelijke structuur en rechtenbeheer ontstaat er een soort ‘schaduw-IT’ – eeen grote verzameling van onbeheerde documenten. Bestanden belanden in persoonlijke drives of onbeveiligde systemen, vaak zonder dat iemand zicht heeft op wie toegang heeft tot gevoelige data. Het risico op datalekken neemt hierdoor sterk toe – met alle potentiële financiële en reputationele gevolgen die daarbij horen.
Echt informatiemanagement gaat veel verder dan alleen het digitaal opslaan van bestanden. Het betekent dat informatie centraal wordt beheerd en altijd terug te leiden is naar één bron van waarheid. Toegangsrechten, retentie en vernietiging van bestanden zijn verankerd in beleid en processen, waardoor compliance en veiligheid altijd optimaal geregeld zijn.
Bovendien integreert professioneel enterprise information management met primaire applicaties zoals ERP, CRM en HRM. Daarmee wordt informatiebeheer geen extra taak voor medewerkers, maar een vanzelfsprekend onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering.
Met WoodWing Xtendis maken organisaties deze stap. Xtendis combineert technologie met een ervaren projectteam dat inrichting, beveiliging en governance begeleidt – niet eenmalig, maar doorlopend. Bovendien gebeurt alles volgens de hoogste standaarden, zoals ISO 27001, ISAE 3402 en FSQS.
Documentopslag is statisch en beperkt; informatiemanagement is dynamisch, veilig en schaalbaar. Organisaties die vasthouden aan losse opslag blijven afhankelijk van handmatig zoekwerk, foutgevoelige processen en hoge risico’s.
Met Xtendis en onze aanpak ga je van gefragmenteerde informatie en bestanden op verschillende locaties naar volledige controle, aantoonbare compliance en toekomstbestendig informatiebeheer. Dat levert niet alleen efficiëntie op, maar ook het vertrouwen dat informatie altijd veilig, betrouwbaar én beschikbaar is.