De ‘als het maar werkt’ valkuil
Veel organisaties houden te lang vast aan een bestaand systeem of proces, simpelweg omdat het ooit goed functioneerde. De redenering om maar niks te hoeven veranderen is dan vaak: ‘If it ain't broke, don't fix it.’ Maar ondertussen zetten concurrenten – door te investeren in technologie – wél de volgende stap in het proces naar digitalisering. Oude systemen en werkwijzen kunnen er de oorzaak van zijn dat je organisatie op een achterstand gezet wordt die moeilijk te overbruggen is.
Tip: voer regelmatig een systeem- en procesaudit uit, waarbij je kijkt naar de efficiency, veiligheid, en de (toegevoegde) waarde van je huidige werkwijze.
Gemiste kansen op automatisering
Handmatige processen kosten veel tijd en de kans op menselijke fouten is groot. Denk aan het handmatig invullen van formulieren, het doorsturen van Excel-bestanden, of het inprikken van data in verschillende systemen. Automatisering neemt ons een groot deel van dergelijke repetitieve taken uit handen, waardoor medewerkers meer tijd en ruimte hebben om zich te richten op de onderdelen van het werk die een hogere toegevoegde waarde hebben, zoals analyses, consultancy, en digitale innovatie.
Voorbeeld: een HR-afdeling die handmatig verlofaanvragen inboekt, kan met een geautomatiseerd systeem beter inspelen op personeelsplanning en zich richten op strategie en talentontwikkeling.
Beperkt inzicht door versnippering
Als gegevens verspreid zijn over verschillende oude systemen en Excel-sheets in plaats van in één centraal systeem, is het lastig om snel en accuraat inzicht te krijgen in de stand van zaken. Innovatie vraagt juist om snelle en datagedreven beslissingen. Als je eerst drie rapporten moet openen en verschillende bronnen moet vergelijken, verlies je kostbare tijd en ligt de kans op fouten eigenlijk altijd op de loer.
Oplossing: kijk naar oplossingen die data integreren en ontsluiten binnen één platform. Zo houd je overzicht, verklein je de kans op fouten en kun je sneller handelen.
Veiligheidsrisico’s en compliance
Oude systemen, en hetzelfde geldt voor handmatige processen, worden zelden up-to-date gehouden met de laatste beveiligingspatches. Het grote probleem dat daarbij speelt, is dat de kans op datalekken of verkeerd opgeslagen documenten behoorlijk groot is – en groter wordt naarmate je systemen ouder worden en geen software updates meer krijgen. Dit is niet alleen riskant, maar kan ook leiden tot juridische of reputatieschade.
Actiepunt: investeer in technologie. Bouw een tech-stack van moderne, cloud-based systemen die profiteren van regelmatige beveiligingsupdates, en hanteer tegelijkertijd duidelijke protocollen voor data-opslag en toegankelijkheid.
Innovatie stimuleren
Om digitale innovatie te bevorderen, moeten organisaties wendbaar en transparant zijn. Moderne tools bieden vaak ingebouwde analytics, realtime dashboards en mogelijkheden tot integratie met andere applicaties. Met dergelijke opties kun je sneller inspelen op trends in de markt en effectiever samenwerken met partners en klanten.
Key takeaway: innovatie vraagt om een solide basis. Oude systemen en handmatige processen vormen vaak een bottleneck die groei en verandering belemmert.
Conclusie
Voor een ambitieuze organisatie in een concurrerende markt is stilstaan geen optie. Een gebrek aan digitale innovatie door te blijven vertrouwen op oude systemen en handmatige processen, zorgt voor hogere kosten, lagere kwaliteit van werk en een minder wendbare organisatie. Door te investeren in moderne technologie en automatisering, creëer je ruimte om te innoveren zodat je organisatie kan groeien en je medewerkers kunnen excelleren.