Effectief informatiemanagement laat je IT-team innoveren in plaats van zoeken

Als CIO of IT-manager van een middelgrote organisatie herken je deze frustraties maar al te goed – het zijn precies dezelfde frustraties die jouw team parten spelen. Iedereen in het team is hoogopgeleid, getalenteerd en in staat om de organisatie naar een hoger niveau te tillen. De praktijk is anders: je mensen raken steeds opnieuw verstrikt in een wirwar van systemen en documenten. Vóór je het weet, besteden je specialisten meer tijd aan het opsporen van cruciale informatie dan aan het innoveren of optimaliseren van de IT-infrastructuur. Inefficient informatiebeheer kan een organisatie behoorlijk in de wielen rijden doordat het veel tijd in beslag neemt en innovatie in de weg zit.

De dagelijkse realiteit: weinig effectief informatiemanagement ‘op de vloer’

Elke ochtend start je IT-team vol goede moed, want er is een hoop te doen: strategische projecten, nieuwe tools om te testen en mogelijkheden om processen te verbeteren. Maar wanneer een collega een bestand moet vinden in een onduidelijke folderstructuur, of wanneer een cruciale update onopgemerkt is blijven hangen in een verouderd systeem, begint een tijdrovende speurtocht. Dit is geen incidenteel probleem; het is een patroon dat zich herhaalt, dag in, dag uit.

Waarom kost het zoeken naar informatie zoveel tijd?

Het probleem zit vaak in versnipperde informatiestromen en een gebrek aan centrale bronnen. In plaats van één ingang naar álle benodigde data zijn er meerdere plekken waar informatie kan staan: gedeelde netwerkschijven, oude SharePoint-omgevingen, individuele laptops of specifieke afdelingsapplicaties. Dit chronisch gebrek aan effectief informatiemanagement zorgt voor de nodige problemen in een organisatie:

• Onnodig lange zoektochten: medewerkers klikken zich suf door mappen, e-mailbijlagen en interne chats om het juiste document te vinden.
• Risico op dubbele of verouderde informatie: omdat informatie verspreid staat, is de kans groot dat medewerkers met verouderde versies werken en/ of dubbel werk doen.
• Afhakende betrokkenheid: de voortdurende inefficiëntie leidt tot frustratie. Medewerkers die liever aan strategische projecten werken, raken gedemotiveerd als ze steeds op zoek moeten naar de juiste informatie.

De gevolgen van inefficiënt informatiemanagement voor de organisatie

Het hiervoor geschetste tijdsverlies dat organisaties over zich afroepen door weinig effectief informatiemanagement, is veel meer dan alleen een ‘operationeel ongemak’ – het heeft directe gevolgen voor de hele organisatie:

• Verminderde productiviteit: je betaalt hoogopgeleide professionals, maar een deel van hun werkdag gaat op aan zoekwerk. Hierdoor blijft er minder tijd over voor innovatie, ontwikkeling en procesverbetering.
• Hogere kosten: tijd is geld. Elke minuut die een medewerker besteedt aan het zoeken naar informatie is een minuut die niet kan worden geïnvesteerd in waardecreatie.
• Tragere besluitvorming: als informatie niet snel te vinden is, worden beslissingen uitgesteld. Dit kan ertoe leiden dat kansen worden gemist of dat concurrenten je inhalen.
• Afname in werkplezier: niets is zo demotiverend als het gevoel vast te zitten in tijdrovende, zinloze taken. Dit kan leiden tot verloop van personeel of een minder betrokken team.

Tijd voor verandering

De situatie waarin je IT-team zich nu bevindt, is geen toeval of noodlot; het is het gevolg van een IT-infrastructuur die niet is ontworpen voor optimale vindbaarheid en toegankelijkheid. De eerste stap naar verandering is het erkennen van dit probleem en het analyseren van de huidige stand van zaken. Je doet er in dat licht goed aan om jezelf de volgende vragen te stellen:

• Waar bevinden zich alle databronnen?
• Hoeveel tijd kost het gemiddeld om een specifiek document of bestand te vinden?
• Met welke systemen wordt dubbel werk gedaan, en waarom?

Door dergelijke vragen te beantwoorden en inzicht te krijgen in de omvang van het probleem, kun je veel gerichter zoeken naar passende oplossingen. Denk aan het centraliseren van informatiestromen, het implementeren van effectieve zoekmechanismen of het kiezen van Enterprise Information Management software die alle data op één plek samenbrengt.

De belofte van effectiever informatiemanagement

Stel je eens voor dat je team niet meer eindeloos hoeft te zoeken naar bestanden. Dat ze in plaats daarvan snel toegang hebben tot alle relevante informatie – real-time en up-to-date. Niet alleen krijg je hiermee úren per week aan productieve tijd terug, je creëert óók een omgeving waarin innovatie kan floreren. Je IT-professionals kunnen zich richten op strategische projecten, het vinden en ontwikkelen van toekomstbestendige oplossingen, en het behalen en consolideren van concurrentievoordeel, in plaats van brandjes te blussen in de vorm van vooral veel eindeloos zoekwerk.

Op weg naar effectief informatiemanagement

De huidige situatie – een IT-team dat meer tijd besteedt aan zoeken dan aan innoveren – is niet duurzaam. Het kost (te) veel tijd en geld, en gaat zeker ook ten koste van het werkplezier. Maar, er is een uitweg. Door een goede probleeminventarisatie en -analyse te koppelen aan een investering in een moderne, gecentraliseerde, toegankelijke en efficiënte informatiestructuur, creëer je als organisatie de juiste voorwaarden om échte vooruitgang te boeken. Niet alleen leg je zo de basis voor een toekomst waarin je organisatie wendbaar en innovatief is en kostenbewust opereert; je positioneert jezelf bovendien als een effectieve leider die problemen oplost.