Succesverhaal - NCOI

Uitdagingen

De marketingafdeling is verantwoordelijk voor het werven van studenten voor alle brands. Zij gebruiken radio- en tv-commercials en de website en met name brochures spelen een cruciale rol. 

Cursusteksten zijn een belangrijk instrument om verschillende cursussen te promoten op de website op een duidelijk en aantrekkelijke manier. Bij hun vorige methode was het noodzakelijk om alle trainingsbrochures klaar te hebben alvorens de cursusteksten op de website konden worden gepubliceerd. Het gevolg daarvan was dat er veel waardevolle tijd verloren ging. Ze maakten vaak gebruik van dezelfde content voor verschillende back officesystemen. 

Bij het voorbereiden van marketingteksten voor de verschillende brands werd deze gelijke content hergebruikt op verschillende kanalen, zowel online als offline, door middel van kopiëren en plakken. Correcties moesten altijd op meerdere plekken doorgevoerd worden. Dit was een zeer tijdrovend, maar bovenal zeer foutgevoelig proces. 

Hoewel NCOI meerdere startmomenten per jaar heeft, gaan veel studenten nog steeds rond april en mei op zoek naar informatie over een cursus of opleiding. Dit, en ook het grote aantal cursussen en opleidingen die door NCOI worden aangeboden, zorgt voor een grote druk op het proces: de brochures in april kunnen verzenden. 

Evaluatie

Daarom werd er een wensenlijst opgesteld voor het verbeteren en vereenvoudigen van het ontwikkelingsproces van de brochure: 

• Op elk gewenst moment flexibel publiceren op zowel online als offline kanalen.
• De tijd om nieuwe cursussen te publiceren verkorten.
• Efficiëntere layout- en publicatieprocessen door gebruik te maken van betere en minder foutgevoelige manieren om content te creëren. 

Alle digitale en offline (print) content moest op een mediumneutrale manier worden beheerd, onafhankelijk van het kanaal of de brand. NCOI was op zoek naar een platform voor het verrijken van zijn back officecontent met commerciële teksten en afbeeldingen, zodat deze op de relevante online en offline kanalen voor de brand in kwestie konden worden gepubliceerd. 

Het maken van papieren brochures is zeer belangrijk om onze opleidingen onder de aandacht te brengen bij degene die verantwoordelijk is voor training en opleiding binnen organisaties. De brochures worden specifiek voor deze doelgroep ontwikkeld. Het opstellen en redigeren van alle brochures was een zeer tijdrovend proces, waarbij veel verschillende afdelingen betrokken waren.

 

Ferry Olie, Manager Business Transformatie and Innovatie

Implementatie / Integratie

Na een marktonderzoek besloot NCOI een PIM (Product Information Management) -systeem te ontwikkelen waarin alle cursusdata worden beheerd, zoals de prijs, productkwaliteit en naam. 

De WoodWing Studio (eerder Enterprise) multichannel CMS en publishing workflow oplossing werd gekozen om de content van de PIM en het planningssysteem te verrijken. Die content werd weergegeven in de WoodWing-omgeving en verrijkt met commerciële teksten en afbeeldingen, specifiek voor de brand. De 'publishing tool' plant alle contentonderdelen voor de gedrukte publicaties tot brochure pagina's. 

De ontwerpers voeren de nabewerking van de layout uit zonder dat zij zich druk hoeven te maken over de content. Zo kan de layout van de brochures met een hoge mate van voorspelbaarheid en flexibiliteit worden voorbereid, met de kortst mogelijke levertijden. 

Zowel PIM- en CMS-functiestatussen. Indien content in het PIM-systeem op 'klaar voor publicatie' wordt gezet, dan wordt de data voorbereid voor de verschillende digitale kanalen. De CMS-systemen van de verschillende NCOI-brands gebruiken een pullmechanism om deze content op te halen. Qonqord gebruikte hiervoor een 'content API' om dit te bereiken.

Resultaten en voordelen

• Een duidelijke, tijdbesparende workflow voor elk trainingsprogramma.
• Cursusbrochures worden niet meer gemaakt en gepubliceerd in een langdurig, sequentieel proces. Er kunnen nu meerdere activiteiten tegelijkertijd plaatsvinden, sneller en automatisch.
• Het ontwerpteam ontvangt automatisch opgemaakte pagina's voor de verschillende brands.
• Er worden automatisch pdf-opleidingsbrochures gegenereerd en op de juiste websitelocatie geplaatst voor toekomstige studenten.
• Op elk gewenst moment kan er nieuwe content voor alle brands worden gepubliceerd, en op alle kanalen.
• Kortere time-to-market, om opleidingen en cursussen zo vroeg mogelijk onder de aandacht van studenten te brengen.