Succesverhaal -
Turien & Co

Dankzij digitaal archief documenten nu snel opvraagbaar

In Xtendis zijn inmiddels ruim tweehonderd miljoen documenten digitaal opgeslagen. Dankzij een koppeling zijn de documenten direct opvraagbaar vanuit het backofficesysteem van Turien. De medewerkers kunnen op basis van verschillende zoeksleutels in het digitaal archief zoeken en hebben hierdoor binnen enkele seconden de documenten tot hun beschikking.

Automatische verwerking van duizenden documenten in meer dan 30 documentklassen

De inzet van Xtendis zorgt er voor dat de binnenkomende poststukken, e-mails en geüploade documenten volledig automatisch worden geclassifeerd en herkend. Koppelingen met diverse backofficesystemen maken het mogelijk dat na documentherkenning additionele gegevens uit andere systemen worden opgehaald. Deze worden als kenmerken aan het betreffende document toegevoegd.

Workflow voor digitale behandeling van documenten

Op basis van de classificatie en andere kenmerken wijst Xtendis de poststukken volledig automatisch aan de juiste behandelteams of personen toe. De medewerkers van Turien kunnen de poststukken vanuit Xtendis oproepen en in behandeling nemen.

Naast de enorme kostenbesparingen die hiermee zijn gerealiseerd zorgt de inzet van Xtendis bij de postverwerking tevens voor transparantie. Er is nu eenvoudig na te gaan waar een poststuk verblijft en of het reeds in behandeling is genomen of niet.

Ook kunnen rapportages worden gemaakt over doorlooptijden en is er continu inzicht in het aantal documenten dat in Xtendis staat.

Uitgaande post voor decennia veilig in Xtendis opgeslagen

Ook de uitgaande documentenstroom (Bulkbestanden via Output Management, MS-Officebestanden, E-mails) wordt in Xtendis opgeslagen. Het archiveren gebeurt volledig automatisch.

De bestanden worden, voordat ze worden gearchiveerd, eerst geconverteerd naar een niet-manipuleerbaar bestandsformaat. Hiermee wordt de digitale duurzaamheid gewaarborgd. Tevens wordt het originele bestand bewaard, om dit later eventueel te kunnen hergebruiken.

Met Xtendis realiseert Turien & Co maximale efficiëntieverbetering

Xtendis stelt Turien & Co in staat om maximale efficiëntieverbetering te realiseren op alle onderdelen van het documentverwerkingsproces. Zo wordt veel tijd bespaard bij het invoeren, distribueren, behandelen, archiveren en terugvinden van de documenten. Daarnaast zijn de documenten nu geïntegreerd in de bestaande informatievoorziening. De directe beschikbaarheid van de documenten levert een essentiële bijdrage aan de kwaliteitsverbetering van de dienstverlening van Turien & Co.