Voor retailers kan DAM de lancering van campagnes, de levering van productassets en een consistente merkervaring via verschillende kanalen (zoals e-commerce, digitale marketing of touchpoints in de winkel) aanzienlijk versnellen. Maar wat is taxonomie in het bedrijfsleven? En waarom is het een essentieel onderdeel van digital asset management? Lees verder en ontdek het!
Waarom een taxonomie essentieel is voor het organiseren van je digitale assets
Een taxonomie is een gestructureerd kader dat wordt gebruikt om groepen digitale assets te organiseren en te categoriseren, zodat ze gemakkelijker te vinden, te beheren en efficiënt te gebruiken zijn. Door een duidelijke hiërarchie en relaties tussen assets te definiëren, verbetert een goed ontworpen taxonomie de doorzoekbaarheid en zorgt het voor consistentie binnen de organisatie.
Als het taxonomie-concept nieuw voor je is, raad ik je aan om eerst de basis te leren van wat een taxonomie is, aangezien dit artikel niet de basisprincipes zal behandelen. Voor een diepere duik in het principe van de digital asset taxonomie zijn de inzichtelijke artikelen van Christina Huddart een goede plek om te beginnen:
- Digitale assets ordenen ‘als een baas’ met metadata en DAM-taxonomie
- Ontdek de verborgen kracht van metadata en taxonomie
In deze artikelen bespreekt Christina hoe het implementeren van metadata- en taxonomiestructuren in DAM de organisatie, vindbaarheid en het beheer van digitale assets aanzienlijk kan verbeteren, wat leidt tot efficiëntere workflows en een beter gebruik van content.
Aan de slag met je taxonomie ontwerp
Nu je – hopelijk – een redelijk idee hebt van wat een taxonomie is, kun je beginnen met het schetsen van je gewenste taxonomie. Er bestaat geen uniforme taxonomie die bij elke organisatie past, omdat alle bedrijven en merken anders zijn. Daarom is het heel belangrijk om een taxonomie te ontwerpen die past bij jouw specifieke bedrijfsstructuren, vereisten en DAM-gebruikers.
De volgende stappen moeten het taxonomieontwerp in gang zetten!
Doelen stellen voor je digital asset taxonomie
Bij het ontwerpen van een taxonomie is het cruciaal om te beginnen met het stellen van duidelijke en haalbare doelen. Je kunt beginnen met het identificeren van de gebieden van je bestaande taxonomie die moeten worden verbeterd. Of, als je bij het begin begint (bijvoorbeeld wanneer je voor het eerst DAM-technologie implementeert), is het goed om de belangrijkste drijfveren achter je taxonomie te herzien.
Je kunt beginnen met het zoeken naar antwoorden op vragen als:
- Wat wil je bereiken met de taxonomie?
- Ga je je richten op het verbeteren van de doorzoekbaarheid, het verbeteren van de efficiëntie van het asset management of het waarborgen van de consistentie tussen digitale assets?
- Hoe groot is de taxonomie die je bedrijf nodig heeft?
- Wat is de breedte? Met andere woorden: hoeveel hoofdcategorieën heb je nodig?
- En wat is de diepte? Hoeveel subcategorieën heeft elk van de hoofdcategorieën nodig?
Het is goed om een balans te vinden tussen de breedte en diepte van je taxonomie, omdat te smalle of ondiepe implementaties de bruikbaarheid en doorzoekbaarheid kunnen beïnvloeden. Op hun beurt kunnen te brede en diepe taxonomieën lastig te onderhouden en te doorzoeken zijn bij het gebruik van het DAM-systeem.
Deze vragen dienen als leidraad bij het ontwerpen van je taxonomie en helpen bij het meten van de efficiëntie van de taxonomie nadat deze geïmplementeerd is.
Onderzoek de structuren, bedrijfsonderdelen en gerelateerde technologieën van het bedrijf
Om de specifieke taxonomische behoeften van je bedrijf te begrijpen, moet je eerst de structuur en behoeften van het bedrijf begrijpen. Gelukkig hoef je dit zelden vanaf nul te doen. Het is zeer waarschijnlijk dat er al technologieën, praktijken en informatie voorhanden zijn die je kunnen helpen om de relevante categorisatie voor je digital asset management aan te wijzen.
Doe dus grondig onderzoek naar de industrieën, organisatiestructuren, bedrijfseenheden en aangrenzende technologieën voor de DAM, inclusief hun respectievelijke metadatamodellen en taxonomieën. Maak bijvoorbeeld een catalogus van alle industrieën (als er meerdere zijn), bedrijfseenheden en merken waarvan de assets zullen worden opgeslagen en beheerd in je DAM. Het maken van deze lijst helpt je niet alleen bij het maken van je taxonomie, maar kan je ook aanwijzingen geven over meer verborgen teams en processen die misschien goed zijn om te overwegen bij het ontwerpen van je taxonomie.
Zorg er ook voor dat je uitzoekt welke relevante technologieën er in het ecosysteem van je DAM leven. Waarschijnlijk is er een PIM-systeem dat je DAM voorziet van productinformatie en op zijn beurt de productassets uit je DAM gebruikt. Stem deze twee op elkaar af, zodat het DAM relevante productcategorieën en -structuren uit het PIM gebruikt. Dit gaat het gemakkelijkst door een integratie tussen de twee te bouwen, zodat je de schema's niet handmatig hoeft bij te werken.
Let op, beperk je niet tot één naburig systeem! Graaf dieper om er zeker van te zijn dat je alle belangrijke systemen rondom je DAM hebt gecheckt! Een CMS kan bijvoorbeeld ook een goede bron van informatie voor je zijn. Met een beetje geluk kan je gelijkenissen vinden tussen verschillende systemen en structuren die met elkaar te maken hebben, die je dan kan harmoniseren in je DAM.
Door de bestaande kaders en categorieën te begrijpen, krijg je een uitgebreid overzicht van de structuren van je organisatie. Deze zeer belangrijke stap zorgt ervoor dat de nieuwe taxonomie aansluit bij de huidige praktijken en naadloos integreert met bestaande systemen.
Betrek je stakeholders!
Herinner je je de lijst van business units? Die kun je gebruiken om interviews af te nemen met verschillende stakeholders, om te begrijpen wat de meest relevante vereisten zijn voor hun processen en structuren. Bijvoorbeeld, hoe categoriseert marketing operations hun content? Of de communicatieafdeling? En hoe zit het met HR? Of zijn er misschien specifieke behoeften van verschillende publicatiekanalen waar je rekening mee moet houden?
Betrek de experts van verschillende afdelingen bij de ontwikkeling van de taxonomie. Samenwerking tussen afdelingen helpt bij het creëren van een robuuste en gebruiksvriendelijke taxonomie die de verschillende behoeften van de organisatie weerspiegelt.
Bepaal de relevante categorieën
Begin bij het ontwerpen van een taxonomie met het identificeren van de belangrijkste categorieën die het meest relevant zijn voor je bedrijf. In de retail zijn dit waarschijnlijk producten, producthiërarchieën, productmerken, eigen merken en andere classificaties op hoog niveau die de kernaspecten van de bedrijfsinventaris weergeven. Vergeet ook niet, zoals eerder besproken, andere belangrijke organisaties en processen die gebruik zullen maken van het DAM-systeem - classificaties voor hun specifieke behoeften moeten ook worden ingesteld.
Om de organisatie van je digitale assets verder te verbeteren, ontwikkel je subcategorieën onder elke hoofdcategorie. Binnen een productcategorie op hoog niveau (bijv. Kleding) kun je bijvoorbeeld subcategorieën opnemen die verder specificeren welk type productlijn of productgroep wordt geclassificeerd (bijv. Kinderkleding >> Jongenskleding >> Jongenskleding, leeftijd 1-4).
Hetzelfde geldt voor elke groep of categorie: elke groep of categorie moet specifiek genoeg zijn zodat gebruikers op betrouwbare wijze de criteria kunnen verfijnen om te vinden wat ze zoeken. Je hoeft niet door te zoeken op itemniveau, omdat de metadata van je assets informatief genoeg moeten zijn om gebruikers te vertellen welk asset welk item vertegenwoordigt.
Voorbeeld van een taxonomie voor de kledingcategorie – klik op het plaatje om het te vergroten
Bij het categoriseren van andere soorten digitale assets, zoals marketing- of merkassets, kan de hiërarchie er anders uitzien. Voor marketingassets zou een voorbeeldhiërarchie "Marketing" (als hoofdcategorie) kunnen zijn, die we vervolgens kunnen verfijnen met behulp van een subcategorisering, zoals deze: Marketingcampagnes >> Seizoensgebonden marketingcampagnes >> Kerstmarketingcampagnes.
De extra lagen van subcategorieën zorgen voor een preciezere categorisatie en het terugvinden van assets, zodat gebruikers precies kunnen vinden wat ze nodig hebben, met minimale inspanning. Het maken van deze hoofdcategorieën helpt bij het creëren van een duidelijke en intuïtieve structuur, waardoor het voor gebruikers makkelijker wordt om te navigeren en assets te vinden in je DAM.
Zorg ervoor dat het metadataschema de taxonomie ondersteunt
In de wereld van digital asset management is er een richtlijn die ongeveer als volgt luidt: ‘Metadata is de ruggengraat van je DAM’. Ik heb het helaas niet uitgevonden, maar ik gebruik het keer op keer, omdat het écht de waarde en kracht van een zorgvuldig gestructureerd metadataschema uitlegt. Een goed doordacht en afgestemd metadataschema is essentieel om de effectiviteit en kwaliteit van je taxonomie te ondersteunen.
Zorg ervoor dat je metadata de informatie over de assets en asset-types die je taxonomie classificeert verder verfijnt. Voor een product is het van vitaal belang om belangrijke attributen op te nemen (zoals productnaam, categorie, merk, SKU, beschrijving en gebruiksrechten en -beperkingen). Ook hier is er niet één goed antwoord – het is aan jou om te definiëren wat relevante informatie is voor zowel mensen als geïntegreerde technologieën die je DAM doorzoeken op assets.
Het taxonomieontwerp aanpassen aan veranderende bedrijfsbehoeften
Oké, je hebt je eerste poging gedaan, je taxonomie is klaar en is geïmplementeerd. Wat gebeurt er nu? Er is nog een ‘leidend principe’ dat betrekking heeft op taxonomieën en metadataschema's – ‘Je taxonomie is nooit af’ – dat enigszins demotiverend klinkt, maar neem het voor wat het is: een herinnering dat de taxonomie een zich voortdurend ontwikkelend mechanisme is. Omdat je bedrijf dynamisch is, groeit en in de loop der tijd verandert, moet je taxonomie flexibel genoeg zijn om zich aan deze veranderingen aan te kunnen passen.
Het is dus goed om je altijd bewust te zijn van verschuivingen in de structuren van je bedrijf, markttrends, voorkeuren en interne processen. Wanneer zich belangrijke veranderingen voordoen, zoals de introductie van nieuwe productlijnen, nieuwe bedrijfsonderdelen of nieuw opgezette organisaties, pas de taxonomie dan aan. Dit aanpassingsvermogen zorgt ervoor dat je DAM-systeem actueel blijft en goed aansluit op je bedrijfsdoelstellingen. Het belangrijkste is dat je taxonomie op deze manier relevant en dus waardevol blijft. Om er zeker van te zijn dat je taxonomie fris blijft, moet je periodieke beoordelingen plannen om de relevantie en nauwkeurigheid van je taxonomie ontwerp te beoordelen.
Monitoren en meten
Het is een goede gewoonte om de effectiviteit van je taxonomie te bewaken en te meten. Het verzamelen van deze informatie is cruciaal om voortdurende verbetering en verfijning mogelijk te maken. Je kunt verschillende statistieken en analyses implementeren om bij te houden hoe goed de taxonomie het terugvinden en beheren van assets ondersteunt. Verzamel feedback van gebruikers om eventuele pijnpunten of gebieden voor verbetering te identificeren. Door deze gegevens te analyseren, kun je weloverwogen beslissingen nemen over waar je de taxonomie moet verfijnen en ervoor zorgen dat deze voldoet aan de structuren van je organisatie en de behoeften van je gebruikers.
Conclusie
Samengevat omvat het ontwerpen en verfijnen van een taxonomie verschillende best practices die de effectiviteit en relevantie ervan waarborgen. Begin met het stellen van duidelijke doelen voor de taxonomie en doe grondig onderzoek naar de structuren, bedrijfsonderdelen en gerelateerde technologieën van je bedrijf. Betrek specialisten van verschillende afdelingen bij de ontwikkeling van een uitgebreide en gebruiksvriendelijke taxonomie.
Bepaal bij het maken van de taxonomie de hoofdcategorieën die relevant zijn voor retail en e-commerce, maak subcategorieën om assets verder te organiseren en zorg ervoor dat het metadataschema de taxonomie ondersteunt. Bekijk en update de taxonomie ook regelmatig, controleer en meet de effectiviteit en pas de taxonomie waar nodig aan om te voldoen aan veranderende bedrijfsbehoeften.
Een goed ontwikkelde taxonomie is cruciaal voor elke retailer, omdat het de organisatie, doorzoekbaarheid en het beheer van de digitale assets verbetert. Het zorgt voor consistentie door de hele organisatie heen en ondersteunt het efficiënt terugvinden van assets, wat uiteindelijk bijdraagt aan gestroomlijnde, efficiëntere activiteiten.
Door deze best practices te volgen, is het mogelijk om een robuuste taxonomie te creëren die met je bedrijf meegroeit en keer op keer waarde blijft bieden.
Veel succes met het ontwerpen van je taxonomie – vertrouw op het proces en geniet ervan!