De ultieme stapsgewijze onboarding handleiding voor digital asset management

Zodra je hebt vastgesteld welk DAM-systeem jouw voorkeur heeft, of een shortlist hebt gemaakt, volgen hier enkele fundamentele stappen die jij en je team moeten nemen vóórafgaand aan en tijdens de DAM-transformatie. Deze stappen zijn samengesteld op basis van veelgestelde vragen die we kregen tijdens onboardingen en discussies met klanten en prospects. Ze lijken misschien basaal en leveren vertraging in het transformatieproces op, maar ze zullen je óók in staat stellen sneller progressie te boeken en op de lange termijn ook verder door te ontwikkelen. Daarnaast kunnen deze stappen ook gebruikt worden om potentiële DAM-oplossingen te evalueren om te bepalen of ze geschikt zijn voor jouw behoeften.

1. Wat is het beleid en welke processen zijn er op het gebied van content management binnen jouw organisatie?

Uiteindelijk moet de DAM-software ontworpen zijn om de processen van jouw organisaties te weerspiegelen. Het is dan ook cruciaal om zogenaamde ambassadeurs aan te wijzen om het platform in de organisatie te dragen en te promoten, en nauwkeurig in kaart te brengen hoe content momenteel wordt beheerd. Waar zijn alle bestanden verspreid? Wie beheert ze en wie consumeert ze? Zijn er goedkeuringsprocessen voor het definitief maken van digitale activa? En hoe moeten we de rechten en permissies met betrekking tot die activa beheren? Wat moet worden gearchiveerd en wat moet nog steeds op de lokale server blijven vanwege regelgeving en dergelijke? Grote kans is dat jouw bestanden verspreid zijn over een paar servers, netwerk- en lokale schijven en meerdere bestandsdelingssoftware. Onderzoek processen die de hele organisatie overspannen, evenals tussen teams, aangezien dit binnenkort een centrale plaats voor al jouw bestanden moet zijn. Neem dit als een goede gelegenheid om hun locaties te verzamelen en huidige processen te documenteren en de status quo uit te dagen om ze uiteindelijk te verbeteren.

2. Consensus binnen de organisatie over de nieuwe manier van werken

Het hele idee om over te stappen naar digital asset management is om structuren en betere processen te brengen indien nodig, om controle te krijgen over al jouw digitale activa en dus georganiseerd te zijn. Dit zorgt ervoor dat de teams hun kostbare tijd besteden aan zinvollere werken waarvoor ze oorspronkelijk bedoeld waren. Brainstorm welke processen, structuren, bestandsnamen en taxonomieën optimaal zijn en welke niet om verbetering aan te brengen. Onderzoek wat jouw gekozen DAM kan bieden om de huidige processen te helpen verbeteren. Moderne DAM's zijn uitgerust met overvloedige functionaliteiten die je kunt gebruiken. Zorg er vooral voor dat je organisatorische consensus bereikt over de nieuwe manier van werken, zodat je naar de daadwerkelijke implementatiefase kunt gaan.

3. Organiseer content voor eens en altijd

Een van de belangrijkste doeleinden van de DAM-tool is om de zogenaamde single source of truth te zijn. Ondanks dat het cliché lijkt, blijft het nog steeds een kernwaarde. Je moet een basislijn en startpunt maken door jouw bestanden eens en voor altijd op te ruimen. Eenmaal gedaan, is verder eigenlijk alleen onderhoud nodig. Verwijder gedupliceerde bestanden op meerdere locaties, organiseer ze in de mapstructuur die het beste past bij jouw teams, en stem bestandsnamen af op taxonomieën die in de vorige stap zijn overeengekomen. Veel DAM-oplossingen zijn in staat om jouw mapstructuren te extraheren; dus deze stap kan offline of na het uploaden van bestanden worden gedaan.

4. Selecteer de geselecteerde bestanden voor je DAM-software en begin ze te categoriseren

Nu ben je klaar om jouw bestanden naar een cloud-based DAM-system over te zetten, waar ze vanaf nu als de al genoemde single source of truth zullen fungeren. Laat de bestanden die offline moeten blijven – zoals archieven en gevoelige juridische bestanden – buiten de upload. Sommige DAM-oplossingen bieden ook ondersteuning voor bulkimport gratis aan, wat jouw tijd en moeite enorm zal verminderen – zorg ervoor dat je hiervan gebruik maakt als de mogelijkheid zich aandient. Zodra activa zijn geüpload naar de DAM-tool, kun je ze beter categoriseren met behulp van metadata, zodat je al jouw digitale activa kunt zoeken, vinden en hergebruiken gedurende de levenscyclus. De meest gebruikte metadata zijn tags, (sub)categorieën, rechtenbeheer, goedkeuringsstatus, om er een paar te noemen, maar de lijst kan worden uitgebreid en levert krachtige zoekresultaten op.

5. Stel de regels en toestemmingen in voor elk team en gebruiker

We hebben het al eerder gezegd: het belangrijk dat je organisatie en team en de manier waarop ze werken en functioneren, in het DAM-systeem weerspiegeld worden. Kies bij voorkeur een DAM-tool die beschikt over granulaire regels en functies voor toestemmingsbeheer – zowel op team- of groepsniveau als op individueel gebruikersniveau. Van toegang tot een bepaalde map en gedetailleerde toestemming voor elke actie tot metadatafilteropties: je kunt jouw content echt op een passende manier beheren en aan verantwoordelijken toewijzen. Het resultaat is dat jouw teamleden zich meer kunnen focussen en beter kunnen concentreren op hun verantwoordelijkheden en wat er precies gedaan moet worden.

6. Deel, verspreid of hergebruik jouw content

Het echte voordeel van een DAM-platform is uiteindelijk dat het jouw content nieuwe doelen en bestemmingen kan geven. Deel content intern en extern, verspreid een grote hoeveelheid content naar een breed publiek door het te delen via een portal of jouw CMS, en hergebruik ze in verschillende formaten voor optimale multichannel publishing. Jouw content zal doelbewust opnieuw worden gebruikt zonder te worden gedupliceerd of gereproduceerd, waardoor een extra waarde aan assets wordt toegevoegd – bovenop de waarde die ze normaal gesproken al representeren.

7. Train de gebruikers

Onderschat vooral ook niet het belang van het trainen van elke gebruiker binnen en tussen teams. DAM-systemen kunnen verrassend veelzijdig zijn en de technologie ontwikkelt zich alleen maar verder, waardoor steeds meer complexe opties en functionaliteiten worden toegevoegd. Zorg ervoor dat je de training regelt voordat je daadwerkelijk actief met digital asset management begint; zo missen gebruikers geen functionaliteiten die onderdeel zijn van het gekozen DAM-system die hen enorm kunnen helpen. Veel DAM-aanbieders bieden niet alleen consultaties aan, maar ook productrondleidingen in de vorm van een webinar.

Door de eenvoudige maar doordachte stappen te volgen, krijg je de kans op een stapje terug te zetten, uit te zoomen, en na te denken over wat je écht nodig hebt – vóórdat je in de DAM-wereld springt. Praat met ons over jouw wensen, eisen, en dingen die je nastreeft met digital asset management, en ontdek hoe WoodWing je kan helpen op jouw DAM-reis!