Eenvoudig Outlook e-mails en MS Office bestanden archiveren met WoodWing Xtendis

Archiveer e-mails in MS Outlook in slechts een paar klikken

Met de Xtendis Outlook add-in kun je e-mails rechtstreeks vanuit je inbox archiveren. Of je nu web, Mac of desktop gebruikt, de ervaring blijft hetzelfde. Installatie of wachtwoorden zijn niet nodig. Klik gewoon op het WoodWing Xtendis-pictogram in de werkbalk. Het systeem suggereert automatisch metadata en laat zien of een e-mail al gearchiveerd is, om duplicaten te voorkomen.

Als de e-mail al gearchiveerd is, verschijnt er een badge om dit te bevestigen. Je kunt het volledige record in Xtendis bekijken, metagegevens openen, een PDF-versie van de e-mail openen of het originele bericht met bijlagen downloaden. Je kunt de archieflink gemakkelijk kopiëren en delen met je team.

Archiveringsregels kunnen ook worden geautomatiseerd. Berichten kunnen bijvoorbeeld naar de juiste afdeling worden gestuurd op basis van metadata over de afzender of het onderwerp. Eenmaal gearchiveerd, verwerkt Xtendis de e-mail, converteert deze naar een PDF voor eenvoudige weergave en past optionele beveiligingsfuncties toe, zoals risicodetectie of contentmaskering.

Archiveren van documenten uit MS Word, PowerPoint en Excel

De WoodWing Xtendis add-ins voor Office maken het eenvoudig om rechtstreeks vanuit Word, PowerPoint en Excel te archiveren. Documenten die gedownload zijn vanuit Xtendis blijven verbonden via embedded metadata, wat versiebeheer ondersteunt en alles strak geordend houdt. Metadata hoef je slechts één keer in te voeren; WoodWing Xtendis zorgt voor de rest.

De WoodWing Xtendis add-ins helpen je slimmer te werken zonder jouw manier van werken te veranderen. Ze besparen tijd, verminderen fouten en houden je content veilig en doorzoekbaar. Uitgebreide informatie over de specifieke kenmerken van documentbeheer vind je op onze site. Ga voor meer informatie over documentbeheer en archivering met WoodWing Xtendis naar de productpagina van WoodWing Xtendis.