De nieuwe generatie Xtendis: bouwen aan vertrouwen in een AI-gedreven wereld

 
We vragen ons niet langer af óf AI een rol gaat spelen in het managen van bedrijfsinformatie (Enterprise Information Management (EIM)), maar hoe we ervoor zorgen dat AI werkt op basis van betrouwbare, gecontroleerde en compliant informatie. Tijdens ons recente klantwebinar over de nieuwe generatie Xtendis gingen Managing Director Wim Vis en Product Manager Harry van der Beek uitgebreid in op deze ontwikkeling.

De actuele realiteit: meer data, meer risico, meer verantwoordelijkheid

De hoeveelheid ongestructureerde data groeit exponentieel. Tegelijkertijd worden organisaties geconfronteerd met regelgeving zoals NIS2, DORA, de EU AI Act en andere compliance-kaders die aantoonbare controle eisen over informatie, processen en risico's. Wat betekenen deze ontwikkelingen nou precies in de praktijk?

• Bestuurders zijn verantwoordelijk voor risico’s die zij niet zelf kunnen overzien
• Compliance moet beschreven én aantoonbaar zijn
• Informatiebeveiliging moet structureel en lifecycle-breed worden ingericht
• AI mag nooit een black box worden die buiten governance opereert

Veel organisaties worstelen met een fundamenteel probleem: hun archief ‘weet’ veel, maar doet weinig. Het signaleert geen risico's, stuurt geen processen aan en ondersteunt geen proactieve besluitvorming. Dat moet (en kán ook) anders.

Van archief naar strategisch informatieplatform

De nieuwe generatie Xtendis transformeert het archief van een passieve opslagplaats naar een actief, strategisch informatieplatform. In plaats van documenten simpelweg te bewaren, organiseert Xtendis informatie op zó'n manier dat:

• Context direct beschikbaar is
• Structuur en metadata waarde creëren
• Governance een intrinsieke eigenschap is
• Compliance automatisch aantoonbaar wordt

Informatie wordt niet meer uitsluitend opgeslagen, maar verrijkt. Documenten worden omgezet in kennis. Het platform fungeert als het collectieve geheugen van de organisatie – betrouwbaar, controleerbaar (onder meer door middel van nauwkeurig versiebeheer) en toekomstbestendig.

AI als interface, Xtendis als fundament

AI verandert de manier waarop gebruikers met informatie omgaan. Medewerkers verwachten steeds vaker dat ze informatie kunnen vinden zoals ze dat ook gewend zijn in hun privéleven, namelijk via natuurlijke taal: “Geef me alle facturen van het afgelopen jaar.” De nieuwe generatie Xtendis ondersteunt deze manier van werken. Een zoekvraag in gewone taal wordt vertaald naar een exacte, gestructureerde zoekopdracht op basis van metadata, datumvelden en documenttypes. Het cruciale verschil zit echter ‘onder de motorkap’.

AI vereenvoudigt de gebruikservaring, maar vergis je niet: Xtendis blijft verantwoordelijk voor autorisatie en permissiemodellen, beveiligingszones, retentiebeleid, anonimiseren van gevoelige data en risicodetectie. Zo ontstaat een krachtige combinatie van intuïtieve toegang tot informatie zónder concessies aan governance en compliance. AI mag dan wel de interface zijn, Xtendis blijft de drijvende kracht achter je informatiemanagement en de bron waarop je kunt vertrouwen.

Van reactief naar proactief informatiemanagement

Een van de belangrijkste innovaties binnen de nieuwe generatie Xtendis is de verschuiving van reactief naar proactief. Traditioneel moeten systemen actief ‘vragen’ of er iets is veranderd. Met de introductie van webhooks en uitgebreide API-mogelijkheden kan Xtendis zelf signaleren wanneer relevante gebeurtenissen plaatsvinden. Denk bijvoorbeeld aan een contract dat is ondertekend, eeen dossier dat wordt gesloten, risicotekst die automatisch wordt gedetecteerd, een retentiedatum die wordt aangepast of een document dat geanonimiseerd moet worden.

Het platform is daarmee niet alleen een informatiebron, maar een actieve schakel in het bredere IT-landschap van een organisatie. Andere systemen kunnen daardoor direct reageren op gebeurtenissen in Xtendis – automatisch, gecontroleerd en veilig. In het webinar werd dit concreet gedemonstreerd, inclusief hoe deze ontwikkelingen binnen de roadmap zijn gepositioneerd.

Governance by design

In een wereld waarin AI steeds autonomer kan opereren, wordt controle logischerwijs complexer. Daarom is governance by design een van de kernprincipes van de nieuwe generatie Xtendis. In de praktijk betekent dat het volgende:

• Security- en compliancecontroles zijn geïntegreerd in het platform
• Transparantie over wie wat mag zien en waarom
• Volledige lifecycle-benadering van informatie
• Continue verbetering op basis van erkende standaarden

Xtendis is gebouwd om grote volumes informatie betrouwbaar te verwerken en tegelijkertijd te integreren met bestaande systemen. Zo ontstaat een schaalbaar fundament dat meegroeit met zowel wetgevende ontwikkelingen als technologische vooruitgang.

Xtendis: klaar voor 2030

De volgende generatie medewerkers – opgegroeid met AI, chatinterfaces en realtime informatie – zal geen genoegen nemen met complexe zoekschermen en statische archieven. Tel daarbij op dat de verantwoordelijkheid van organisaties constant groeit, en je ziet een dubbele uitdaging voor je opdoemen: enerzijds moet technologie steeds intuïtiever worden, anderzijds is er behoefte aan meer controle. De nieuwe generatie Xtendis pakt beide uitdagingen in één keer aan: het platform bereidt organisaties voor op een nieuwe manier van werken met informatie waarin mensen en systemen samenwerken, AI wordt ondersteund maar niet domineert, en de governance ervan geen rem is op innovatie maar juist een voorwaarde voor duurzame groei.

Wil je dieper ingaan op onze visie op de toekomst van Xtendis, de demo van AI Search, het anonimiseren en webhooks, en de roadmap richting de nieuwe generatie Xtendis? Bekijk dan zéker de volledige opname van het webinar met Wim Vis en Harry van der Beek waarin we concreet laten zien hoe de nieuwe generatie Xtendis organisaties voorbereidt op een toekomst waarin AI, compliance en vertrouwen samenkomen.