Succesverhaal – Fetch

De uitdaging

Voordat ze WoodWing Assets in hun workflow implementeerden, maakte Fetch gebruik van Google Drive om hun creatieve assets en werkbestanden op te slaan. Het werken met Google Drive was een uitdaging voor het team, omdat Drive helemaal niet ontwikkeld is om te gebruiken voor Digital Asset Management systeem te fungeren. De dagelijkse praktijk van het vinden van assets en bestanden kostte veel tijd en leidde tot aanzienlijke vertragingen voor teamleden die toegang nodig hadden. Bestanden die in gebruik waren, werden vaak niet correct teruggezet naar Google Drive, wat resulteerde in extra vertragingen en versieproblemen, met chaos en verwarring als gevolg.

Het team had ook niet de mogelijkheid om de geschiedenis van bestanden bij te houden of te bepalen wie ze had bewerkt. Het vooraf bekijken van video's en assets omvatte een omslachtig proces van zoeken, downloaden en openen in een aparte toepassing – nóg meer tijdverspilling. Google Drive bood niet de mogelijkheid om AI te gebruiken voor het taggen van assets, wat de productiviteit aanzienlijk zou verhogen door de noodzaak van handmatig taggen te elimineren. Het vorige systeem was niet schaalbaar en voldeed niet aan de groei-ambities van Fetch en zijn snel groeiende teams.

Waarom WoodWing Assets

De workflow, bestandsorganisatie, pijnpunten en use cases van Fetch werden allemaal beoordeeld om te bepalen wat de beste weg voorwaarts zou zijn. Na het overwegen van meerdere DAM-oplossingen en het evalueren van oplossingsvoorstellen, toolfuncties en kosten, koos het team van Fetch om verschillende redenen voor WoodWing. Ze vonden het platform gemakkelijk te navigeren, zeer aanpasbaar, in staat om mee te groeien met hun bedrijf en binnen hun geplande budget.

De functies en mogelijkheden die zijn inbegrepen in WoodWing Assets stelden me in staat om de DAM aan te passen aan de behoeften van Fetch en de integratie ervan binnen onze bestaande workflow met Jira.
 

Carl Hesler, Sr. Digital Asset Manager

Implementatie

WoodWing Assets bood betere functies, betere prijzen en uitstekende ondersteuning, en het implementeren van deze digital asset management-oplossing bij Fetch verliep soepel. Het platform werd eerst uitgerold naar het Marketing Creative Team, gevolgd door het Product Design Team. Beide groepen kregen training van de interne Senior Digital Asset Manager, en dankzij de intuïtieve aard van het nieuwe systeem werd het snel door iedereen geadopteerd. In de volgende fase werkten ze samen met andere afdelingen om vast te stellen en uit te leggen hoe de DAM-tool moet worden gebruikt voor verschillende functionaliteiten, waaronder delen, downloaden, en zoeken.

Het is interessant om te vermelden dat het team de integratiemogelijkheden van WoodWing Connect overweegt om de DAM te koppelen aan AI-technologieën zoals AWS Rekognition en Clarifai, en mogelijk aan een projectmanagementsysteem.

Resultaten en voordelen

De functies en mogelijkheden die WoodWing Assets biedt, maakten het mogelijk om de DAM-tool aan te passen aan de behoeften van Fetch en te integreren in de bestaande workflow met Jira. Woodwing Assets biedt een centrale locatie voor alle teams om assets op te slaan en snel te vinden, waardoor de zoektijden werden verkort van lange zoektijden, variërend van 5 tot 40 minuten, tot zoektijden van slechts enkele seconden.

Door WoodWing Assets in hun workflow te implementeren, kan Fetch nu alle creatieve assets van het hele bedrijf (verleden en heden) centraliseren in een schaalbaar, deelbaar, cloud-based toegangspunt. De organisatie heeft geen last meer van versiebeheerproblemen of ontbrekende bestanden op de server. Bovendien is het een zeer geschikt platform gebleken om creatieve materialen met partners te delen ter beoordeling, en als opslagplaats voor partners om beoordeelde assets weer met Fetch te delen.