Home Producten WoodWing Xtendis

WOODWING XTENDIS

Alles wat Xtendis voor je informatie doet

Vanaf het moment dat een document binnenkomt tot het einde van de bewaartermijn houdt WoodWing Xtendis je informatie compleet, correct en vindbaar. Altijd binnen de juiste rechten, voor je medewerkers én hun AI-assistenten.

Plan een adviesgesprek

Grip op elke fase van je informatie

Xtendis begeleidt je documenten door hun hele levenscyclus. Hieronder lees je per fase wat Xtendis doet en wat het oplevert. Optionele modules en functionaliteiten vind je onder ‘Schaal op met krachtige uitbreidingen’.

Jouw archief, klaar voor AI

Steeds meer van je medewerkers werken met AI-assistenten. Die zijn zo goed (of zo slecht) als de informatie waar ze bij kunnen. Met Xtendis geef je deze AI-assistenten toegang tot je archief, zonder de controle te verliezen.

MCP-connector

Ontsluit de kennis in je archief voor AI-assistenten zoals Microsoft Copilot, ChatGPT en Claude. Medewerkers kunnen zo via hun vertrouwde AI-assistent direct informatie opvragen in Xtendis.

Altijd gegarandeerd veilig: de AI-assistent ziet alleen wat de gebruiker mag zien. Bovendien wordt elke actie transparant vastgelegd in de audit trail.

Ontdek de MCP-connector

AI-powered search

Stel vragen in gewone mensentaal en vind direct de juiste informatie – ook als je de exacte documentnaam, vakterm of opslaglocatie niet kent.

AI-powered search begrijpt de context en betekenis van je zoekopdracht, herkent synoniemen en doorzoekt de inhoud van al je documenten. Zo vinden medewerkers binnen enkele seconden de antwoorden die ze zoeken.

Bekijk hoe AI-powered search werkt

MCP-connector

AI-powered search

Alles op één plek, vanaf het eerste moment

Van e-mail en post tot webformulieren en vakapplicaties: Xtendis centraliseert alle inkomende documenten en archiveert ze automatisch op de juiste plek.

Eén centraal archief

Sla documenten uit elke bron duurzaam en onveranderbaar op, direct gekoppeld aan de juiste bewaartermijn. Geen versnippering of schaduwarchieven meer.

Automatische classificatie

Slimme herkenningstechnologie herkent het documenttype en vult metadata automatisch in. Dat scheelt tijdrovend handwerk en voorkomt fouten.

Integratie met Microsoft 365

Archiveer en raadpleeg documenten rechtstreeks vanuit de vertrouwde programma's die medewerkers dagelijks gebruiken, zoals Outlook en Word.

Papier én digitaal

Digitaliseer papieren poststromen via scans of importeer digitale bestanden naadloos naar dezelfde veilige omgeving.

Slimme notificaties

Ontvang automatisch een melding zodra er een document binnenkomt dat actie of aandacht vereist.

Eén centraal archief

Automatische classificatie

Microsoft 365-integratie

Papier én digitaal

Slimme notificaties

Informatie die klopt en actueel blijft

Betrouwbare informatie vormt de basis van elk proces. Xtendis houdt je documenten en dossiers altijd actueel en sluit naadloos aan op de applicaties waarin je al werkt.

Automatische dataverrijking

Xtendis haalt automatisch stamgegevens op uit je ERP-, CRM- of vakapplicaties. Dat voorkomt dubbele invoer en garandeert consistente metadata.

Volledig versiebeheer

Wijzigingen worden automatisch opgeslagen als een nieuwe versie. Zo werkt iedereen altijd in het actuele document en blijft de historie inzichtelijk.

Geautomatiseerde workflows

Start automatisch vervolgacties, zoals routering voor review, digitale paraaf of formele goedkeuring door de juiste personen.

Rolgebaseerde autorisaties

Bepaal nauwkeurig wie welke documenten mag inzien, bewerken of exporteren. Medewerkers hebben uitsluitend toegang tot wat bij hun rol past.

Gecontroleerd herstel (prullenbakbeheer)

Voorkom permanent dataverlies door menselijke fouten. Verwijderde bestanden zijn binnen een zelfgekozen termijn eenvoudig en veilig terug te zetten.

Proactieve retentiesignalering

Ontvang automatisch een melding zodra de bewaartermijn van een dossier verloopt, zodat documenten gecontroleerd, aantoonbaar en volgens de regels kunnen worden verwijderd.

Naadloze integratie (REST API)

Koppel Xtendis flexibel aan je eigen IT-landschap en laat bronsystemen moeiteloos communiceren met het archief.

Zorgeloos compliant beheren

Gevoelige bedrijfsinformatie is uitsluitend toegankelijk voor bevoegden. Xtendis beveiligt je data volgens de hoogste standaarden en legt elke interactie transparant vast.

Volledige audit trail

Elke handeling wordt vastgelegd, inclusief raadplegingen door AI-assistenten. Zo toon je bij interne controles of externe audits direct aan wie wanneer toegang had.

Gedetailleerd autorisatiemodel

Bepaal per rol of individu, tot op bestands- en functieniveau, wie documenten mag inzien, bewerken of exporteren.

Gecertificeerde cloud (SaaS)

Xtendis draait in een streng beveiligde cloudomgeving met ISO 27001- en NEN 7510-certificering en een ISAE 3402 type II-verklaring. Updates en upgrades zijn inbegrepen, zodat je altijd met de nieuwste standaarden werkt.

Gericht zoeken op metadata

Vind dossiers en documenten binnen seconden terug op basis van specifieke kenmerken, zoals klantnummer, adres of contractdatum.

Wat zeggen klanten over WoodWing Xtendis?

Kleine, grote en internationale organisaties werken met WoodWing Xtendis. Dit zeggen zij erover.

“Het digitale archief zorgt er tevens voor dat facturen niet kwijt kunnen raken en altijd in te zien zijn.”

Lees De Haan's case

“In het begin was dat spannend – zeker voor een Duitse organisatie waar zekerheid en controle cruciaal zijn. Het is dan ook geruststellend om te weten dat Xtendis aan de hoogste informatiebeveiligingsvoorschriften voldoet, zoals ISAE 3402 type II en ISO 27001.”

Lees Jungheinrich's case

“Met Xtendis hebben we de stap gemaakt van papier en postboeken naar een modern, digitaal offerteproces dat altijd voor iedereen werkt. (…) Ik denk dat we de efficiëntie met zeker 30% hebben verhoogd.”

Lees Jungheinrich's case

Schaal op met krachtige uitbreidingen

Automatiseer routinetaken en haal het maximale uit je documentstromen met onze optionele modules – direct bij implementatie of wanneer je organisatie groeit.

Maak handmatige indexering overbodig

Voorkom tijdrovend invoerwerk en menselijke fouten bij het rubriceren van bestanden. AutoIndex herkent documenten automatisch aan de hand van barcodes, QR-codes of specifieke trefwoorden en koppelt direct de juiste kenmerken. Zo worden documenten snel en gegarandeerd consistent gearchiveerd.

Automatiseer inkomende documentstromen direct bij de bron

Het handmatig overtikken en routeren van formulieren, papieren post, e-mail en facturen kost organisaties wekelijks tientallen kostbare uren. DataEntry digitaliseert, herkent en verwerkt deze inkomende stromen volledig geautomatiseerd. Gegevens worden foutloos uitgelezen en documenten belanden zonder vertraging bij de juiste afdeling of in het juiste proces.

Vind elke zin, clausule of alinea direct terug

Niet elke zoekopdracht laat zich vangen in een dossiernaam of klantnummer. Met Full-text retrieval doorzoek je de volledige tekstinhoud van elk opgeslagen document – van gescande PDF's tot Word-bestanden. Vind specifieke bedragen, passages of contractvoorwaarden binnen seconden terug, ongeacht hoe het bestand heet.

AutoIndex

DataEntry

Full-text retrieval

Xtendis: ruim 35 jaar ervaring in informatiebeheer

35+ jaar

kennis, ervaring en innovatie

> 10 miljard

documenten

> 7 miljoen

eindgebruikers

650+

klanten

Naadloze integratie met je bestaande IT-landschap

Een documentbeheerplatform werkt pas optimaal als het naadloos samenwerkt met de systemen die je al gebruikt. Xtendis fungeert als centrale informatielaag en koppelt moeiteloos met je primaire ERP-, CRM- en vakapplicaties, cloudoplossingen en moderne API’s. Zo voorkom je datasilo's en activeer je geautomatiseerde workflows in je hele organisatie.

Toonaangevende organisaties verbinden Xtendis dagelijks met hun kernsystemen:

ERP & HR: naadloze koppelingen met onder meer AFAS (o.a. Pensioenfonds Rail & OV) en SAP (o.a. Sodexo).

Vakspecifieke software: integraties met branchesystemen zoals Portavita in de zorg en Lodder Software in de brandstofsector.

Cloud- en enterprise-technologie: directe aansluiting op Microsoft 365/SharePoint, Microsoft Graph, Azure, Amazon S3 en moderne webhooks.

Bekijk alle beschikbare koppelingen

Bewezen resultaat in de praktijk

Ontdek hoe toonaangevende organisaties hun processen versnellen, compliance borgen en miljoenen documenten moeiteloos beheren met Xtendis.

Ontdek meer klantervaringen

Jungheinrich Nederland

30% efficiënter offerteproces dankzij digitale workflows.
De overstap van trage papieren postboeken naar een modern cloudarchief zorgt voor kortere doorlooptijden en directe vindbaarheid.

Lees de case van Jungheinrich >>

Woningcorporatie Eigen Haard

100% compliant zonder handmatige dossiercontroles.
Centraal beheer van alle huurdersinformatie, waarbij Xtendis de wettelijk verplichte opschoning en bewaartermijnen volledig automatiseert.

Lees de case van Eigen Haard >>

Turien & Co. Assuradeuren

Ruim 200 miljoen documenten direct en betrouwbaar opvraagbaar.
Alle binnenkomende poststromen, e-mails en uploads worden automatisch geclassificeerd, verwerkt en gekoppeld aan de juiste polissen en claims.

Lees de case van Turien & Co >>

Bespreek je uitdagingen met een van onze experts

Neem vandaag nog contact met ons op, we laten je graag zien hoe wij jou kunnen helpen!

Neem contact op

Ik wil een vrijblijvend adviesgesprek

DIT VIND JE MISSCHIEN OOK INTERESSANT

Vergroot je kennis

Hier stopt het niet, ga door naar onze blog en lees expert interviews, de laatste trends en klantverhalen.

Lees verder

Onder welke wetgeving valt het digitaal archief van je woningcorporatie?

Het bewustzijn over databescherming, beveiliging en ketenafhankelijkheid is bij woningcorporaties...

september 17, 2026

Waarom datalocatie binnen de EU geen juridische veiligheid garandeert

Het korte antwoord: de datalocatie is de fysieke plek van de server, terwijl jurisdictie wordt...

september 01, 2026

Wij helpen je grip te krijgen op je content en informatie met onze oplossingen van wereldklasse.

Neem contact op

Oplossingen Digital Asset Management Multichannel Publishing Klantstrategie Documentmanagement Informatiemanagement Kennismanagement Kwaliteitsmanagement Procesmanagement

Producten WoodWing Studio WoodWing Assets WoodWing Scienta WoodWing Xtendis WoodWing Connect WoodWing Smart Styles

Bedrijf Over WoodWing Blog ESG-beleid Partners Partner worden Vacatures Press Kit Kenniscentrum

Nieuwsbrief ontvangen?