ISO 9001:2026 - Wat verandert er en wat moet je doen?

Goedemorgen. Welkom bij dit webinar: ISO 9001 2026. Wat verandert er en wat moet je doen?

Wij zijn natuurlijk, als makers van kwaliteitsmanagementsoftware, dagelijks bezig met klanten die in aanraking komen met de norm of de norm vastleggen in onze software. Voor ons leek het eigenlijk volstrekt logisch om jullie ook mee te nemen in de veranderingen die aanstaande zijn op dit vlak.

Even praktisch: dit webinar wordt opgenomen en wordt achteraf ook met je gedeeld. Daarnaast: heb je vragen gedurende dit webinar, stel ze gerust via de chat. Wij gaan proberen om daar aan het eind van dit webinar antwoord op te geven. Mocht dat niet lukken omwille van de tijd, of omdat we het antwoord misschien moeten opzoeken, dan komen we daar uiteraard individueel even op terug.

Dan onszelf natuurlijk even voorstellen. Ik ben Marieke Nieuwenhuizen. Ik ben Sales Manager bij Scienta, inmiddels 12 jaar. In die hoedanigheid kom ik regelmatig in contact met klanten die ook met de norm te maken hebben. Ik geef dit samen met Reinder.

Ik ben Reinder Repko. Ik ben de Managing Director van Scienta. Ik ben ook de oprichter van Scienta. Scienta bestaat inmiddels alweer ruim 23 jaar. We zijn eigenlijk altijd bezig geweest met het ontwikkelen van een managementsysteem met een hele sterke focus op de medewerker. Daar gaan we het vandaag nog wat vaker over hebben.

Waarom ben ik hierbij betrokken? We hebben op basis van de 2015-norm ooit, zo'n 12 jaar geleden, een handboek ontwikkeld. Inmiddels komt natuurlijk de nieuwe norm. Daar ben ik de afgelopen maanden bij betrokken geweest en daarvoor heb ik heel veel kennis opgedaan. Hoe kijk je ertegenaan? Ik heb analyses gedaan, ook met een externe partij. Vandaar dat ik hier ook dit webinar geef.

Wat je ziet, is dat deze norm eigenlijk best wel op een mooi moment komt. Er zijn de afgelopen jaren enorm veel veranderingen geweest. Er is heel veel aandacht geweest voor informatiebeveiliging of cyberbeveiliging. Aan de andere kant zie je ook dat kwaliteit een klein beetje is ondergesneeuwd in het geweld van alle nieuwe ontwikkelingen.

Terwijl ISO 9001 natuurlijk wel een hele belangrijke basis is van de dingen die we doen. Je ziet dat de nieuwe norm dat eigenlijk weer heel stevig in beeld brengt. Het gaat verder dan je verwacht, maar daar ga ik straks wat meer over vertellen.

Ik denk dat het allerbelangrijkste is, en dat zal je constant terughoren tijdens het webinar: kwaliteit is niet iets wat je erbij doet, maar iets wat echt verweven is in je bedrijf. Ik denk dat dat voor heel veel mensen al geldt, maar het krijgt nu meer handen en voeten.

Zoals wellicht bekend, duurt dit webinar ongeveer 45 minuten. Wat gaan we met je doornemen? Om te beginnen: wat verandert er in de norm en wat moet je doen? Vervolgens gaf Reinder al aan dat we bezig zijn met het vernieuwen van het ISO 9001-handboek dat wij aanbieden. Dat wordt dus ISO 9001 2026.

Reinder zal je daarvan ook een sneak preview laten zien. Het is nog niet af, we zijn er nog mee bezig, maar het komt eraan. We kunnen al wel wat laten zien. Dat zullen we vandaag ook voor het eerst doen.

Gedurende de voorbereiding van dit webinar zijn wij terugkerende vragen tegengekomen die leven bij mensen. We dachten: als we die vragen nu eens doornemen in ons webinar en ze gelijk voorzien van een antwoord. Dat zijn dus niet de vragen die tijdens dit webinar gesteld worden, maar veelgestelde vragen die wij in de voorbereiding tegenkwamen. Die gaan we met je doorlopen.

Vervolgens delen we een aantal zaken om mee te nemen. Eigenlijk samenvattend van dit webinar: een aantal punten om mee te nemen. Tot slot gaan we kijken of we ruimte hebben om je vragen te beantwoorden die zijn gesteld in de chat.

Dan een klein beetje context: hoe zijn we hier gekomen? Je ziet een tijdlijn. In 2023 is de revisie gestart. Toen zijn ze aan de slag gegaan met het vernieuwen van de norm. In augustus 2025 is de DIS, de Draft International Standard, gepubliceerd. Eigenlijk zou je kunnen zeggen: het concept van de veranderingen.

Heel recent, namelijk in april, wordt de final draft verwacht. Eén dezer dagen gaat dat komen, vers van de pers. In Q3 van dit jaar, dus september, zal de nieuwe standaard een feit zijn. Dan is hij er.

Daarna heb je nog een overgangsperiode en die overgangsperiode duurt tot en met het derde kwartaal van 2029. Tot dan heb je dus de tijd om gehercertificeerd te zijn. Je zou zeggen: je hebt nog even de tijd. Maar uiteraard is dit al wel een mooi moment om alvast je kennis te vergaren over wat er allemaal gaat veranderen.

Tot zover wat context over de weg hiernaartoe. Het volgende deel van het webinar gaan we jullie meenemen in de veranderingen in de nieuwe norm.

Als je naar de norm kijkt, heb je misschien al gehoord dat de norm aan de ene kant niet heel erg veel gaat veranderen. Het heeft wel wat langer geduurd. Normaal wordt de norm meestal om de zeven jaar vervangen. Er zit nu 11 jaar tussen. Het werd dus ook wel hoog tijd.

Dat heeft er ook mee te maken dat het eigenlijk nog niet nodig was, maar nu zeggen ze sinds 2023, of eigenlijk iets daarvoor al: het wordt echt nodig om die norm te vervangen.

Wat je deze ochtend gaat horen, is dat de veranderingen bestaan uit 11 hoofdthema's. Het is een evolutie, dus geen revolutie. Het borduurt voort op de oude norm. Aan de andere kant, en dat is heel interessant, heeft het toch meer impact dan het lijkt. Dat zal ik ook een paar keer benoemen.

Bij het voorbespreken herinnerde Marieke zich nog uit 2015 dat we ongeveer dezelfde gesprekken voerden. Het ging veel meer over medewerkers betrekken, over cultuur en dat soort zaken. We hebben er zelfs een whitepaper over, die nog steeds veel gelezen wordt: Van vinken naar vonken. Daarin zeggen we eigenlijk dat het veel meer in de cultuur van de organisatie moet komen.

Eigenlijk hadden we een soort déjà vu-moment. Ik dacht eerst: dit hoorde ik 10 jaar geleden ook al, over wat de veranderingen nu gaan zijn. En toch, als je dieper kijkt, gaat het echt een heel stuk verder.

De wijzigingen zijn dus niet heel groots. Aan de andere kant zeg ik niet dat het altijd makkelijk is, want het is soms heel moeilijk om medewerkers of leiderschap te betrekken bij kwaliteit.

De thema's die veranderen, gaan over bewustzijn, strategisch kwaliteitscultuur, change management. Je ziet allerlei onderwerpen waar we soms weleens mee worstelen om dat goed te borgen in de organisatie. Daar biedt de norm allerlei mogelijkheden voor.

Dit zijn de 11 hoofdonderwerpen. We hebben er vijf thema's van gemaakt en aan de hand van die vijf thema's bespreken we de verschillende onderwerpen.

Cultuur en leiderschap. Het eerste punt: kwaliteitscultuur en ethisch gedrag. Wat je ziet in deze vernieuwing is dat de directie echt een expliciete verantwoordelijkheid krijgt om de kwaliteitscultuur en ethisch gedrag te bevorderen.

Dat betekent eigenlijk zichtbaar voorbeeldgedrag, aandacht voor de waarden en een cultuur waarvan kwaliteit echt onderdeel is. Dat gaat verder dan in 2015, waar het toch nog iets meer een papieren werkelijkheid was. Nu wordt echt het management verantwoordelijk gehouden. Daar begint het in feite.

In de voorbespreking hadden wij het op een gegeven moment over Coolblue. Dat helpt mij altijd om dingen praktisch te maken. We kennen Coolblue denk ik allemaal wel. Iedereen heeft misschien weleens iets laten bezorgen door Coolblue.

Wat je vaker hoort van andere mensen, is dat als iemand van Coolblue iets komt bezorgen, dat met een glimlach gebeurt. Wie het ook doet, dat is best wel knap om voor elkaar te krijgen als zo'n grote organisatie. Het is natuurlijk zeker niet de enige organisatie die pakketten bezorgt of koelkasten bij je thuis aflevert. Toch zit er een groot verschil in.

Bestel je ergens anders iets, zonder namen te noemen, dan kan het zijn dat er iets minder gelachen wordt aan de voordeur. Dat is zeker niet altijd de schuld van die medewerker. Misschien staat hij wel enorm onder tijdsdruk of zijn het beleid en de procedures nooit goed met hem of haar doorgenomen. Dat is niet per se de schuld van degene die het pakket komt bezorgen.

Als je uitzoomt, zou het kunnen dat bij die twee verschillende organisaties op papier exact dezelfde procedure beschreven is. Daarin zie je dus echt een verschil met de uitvoering van die procedure op papier.

Vanuit leiderschap kom je vanzelf natuurlijk bij de medewerkers. Het bewustzijn van de medewerker staat centraal. De medewerker zal moeten begrijpen en uit kunnen leggen wat de kwaliteitscultuur in jouw organisatie is.

Wat ook nieuw is: dat wordt expliciet genoemd. Het zou kunnen dat een auditor straks aan één van jouw medewerkers vraagt, zonder dat je van tevoren weet wie dat zal zijn: leg eens uit, wat is de kwaliteitscultuur hier in de organisatie? Kun je daar iets over vertellen?

Verwijzen naar een beleid dat ergens beschreven staat, zal op dat moment echt niet genoeg zijn.

Het derde punt: kwaliteitsbeleid wordt strategisch. Wat ze daar eigenlijk mee bedoelen, is dat het niet langer een los document zal zijn. Het wordt echt onderdeel van de strategie. Ook daarbij is de directie weer verantwoordelijk en moet hier actief op sturen.

Ook hier weer de link naar 2015: het neigde daar al wel naar, maar nu wordt het nog belangrijker dat die kwaliteitscultuur echt door de organisatie gaat stromen.

Dat vind ik ook mooi aan de norm. Tegenwoordig kun je de revisiecommissie makkelijk volgen en zien hoe zij kijken en denken. Daar zijn ze vrij expliciet over. Je ziet dat het statement strategisch wordt ingezet. Dat zie je ook bij andere onderwerpen, bijvoorbeeld op het gebied van risico's en kansen.

Nu is het heel duidelijk gescheiden. Er wordt nu echt gesproken over risico's en er is een apart artikel over kansen. Het wordt apart behandeld, met veel meer nadruk op innovatie en vernieuwing.

Dat sluit daardoor ook beter aan bij ISO norm 31000, die gaat over risicomanagement. Er is heel bewust voor gekozen om dit te splitsen, omdat het strategisch ook veel belangrijker is voor een organisatie: waar liggen onze kansen? Waar ligt onze groei en waar ligt onze vernieuwing?

In al die aanpassingen zie je dat er constant wordt gekeken naar hoe de norm of de standaard de organisatie daadwerkelijk kan ondersteunen. Het gaat veel meer over succes nastreven dan falen voorkomen.

Dat bespraken we ook van tevoren. Ik sta hier natuurlijk als Sales Manager die over ISO 9001 spreekt. Dat is niet iets wat je elke dag doet. Voor mij trouwens ook absoluut niet. Maar dat is wel hoe het bij ons leeft: iedereen weet wat er speelt.

Als je over kansen spreekt, is dat voor heel veel mensen veel interessanter dan alleen over risico's praten. Als ik naar sales kijk, dan jagen sales managers hun kansen na. Als ze alleen maar naar risico's zouden kijken, zou een bedrijf waarschijnlijk een heel stuk minder kunnen verdienen. Risico's zijn natuurlijk belangrijk, maar die kans wordt steeds belangrijker.

Aan de andere kant heb je ook verandermanagement. Dat is echt een uitbreiding. Er zijn nu concrete eisen rondom communicatie. Hoe communiceer je over een verandering? Maak je duidelijk wat het effect van een verandering is? Wordt een verandering ook geëvalueerd? Hoe doe je dat en hoe ga je daarmee om?

Het is absoluut niet de bedoeling dat je ineens een enorme administratie moet gaan optuigen. Dat zou een risico kunnen zijn, maar dat is niet de bedoeling. Het is de bedoeling dat het je organisatie helpt een betere organisatie te worden.

Je moet wel gaan nadenken over vragen als: wat doen we bij IT-uitval? Welke geopolitieke zaken kunnen spelen en wat heeft impact op ons bedrijf? Dat je daar meer mee bezig bent. Nogmaals: geen zware administratie, maar wel dat je erover gaat nadenken.

Aan de andere kant zie je ook dat technologie voor ons allemaal belangrijker wordt. We hebben het woord AI nog niet genoemd, maar ik ga het hier toch even noemen. AI is natuurlijk een grote verandering van de afgelopen twee, drie jaar.

Dat wordt nu veel explicieter benoemd. Naast mensen en infrastructuur gaat het ook meer over technologie. Welke taken neemt technologie over? Zeker als je het over AI hebt: wat neemt het over? Gaat het bijvoorbeeld in je servicedesk meedraaien? Wat betekent dat? Hoe voorkom je dat kennis of informatie verloren gaat? En nog een belangrijke: hoe zorg je dat je output betrouwbaar blijft?

Allemaal dingen waar je over na moet denken en die gevolgen hebben voor je processen. Aan de andere kant: met technologie kun je ook, en ik denk dat velen dit misschien al doen, veel explicieter aantonen wat er gebeurt.

Stel dat je een bedrijf bent en duizenden online reviews hebt, of minder. Die kun je nu ook heel makkelijk gebruiken, als je maar kunt aantonen dat ze betrouwbaar zijn, om klanttevredenheid aan te tonen, enzovoort.

Over klimaat krijg ik de meeste vragen. Want wat doet klimaat eigenlijk in de norm? Zijn daar niet aparte normen voor? Moeten we nu ineens een klimaatplan gaan schrijven? Nee, absoluut niet. Dat is niet wat er staat. Ook geen CO2-reductieplannen enzovoort.

Wat wel belangrijk is, is dat je nadenkt over welke effecten klimaat of klimaatverandering heeft op je bedrijf en welke kansen er ook liggen. Stel dat je je meer profileert: wat betekent dat? Wat brengt dat ons? Wat is de verwachting van onze klanten rondom dit thema? Dat je over dit soort zaken met elkaar nadenkt. Als daar iets uitkomt, borg je dat natuurlijk ook weer in je systeem.

Daarnaast zie je dat een bepaald onderdeel is aangescherpt: de dienstverlening. Deze term is heel sterk verbreed naar extern geleverde processen, diensten en producten. Eigenlijk moet je alles wat onder je dienstverlening valt beheersen. Denk ook aan digitale diensten of bepaalde cloudoplossingen.

Het moet natuurlijk wel proportioneel zijn. Dat is heel belangrijk. Het moet passend zijn bij het risico. Het belangrijkste is dat je erover hebt nagedacht. Dat zie je constant terugkomen.

Dan het laatste thema. Voor veel van onze klanten speelt dit wat meer. Wij zitten veel in dienstverlening en een stuk industrie, maar veel dienstverlening. Daar zie je dat ontwerp en ontwikkeling vaak uitgesloten is.

Toch is het goed om te weten dat daar een verandering in is gekomen, omdat er veel meer wordt gekeken naar niet alleen het klassieke R&D-proces, maar ook naar agile of dienstverlenende processen. Nederland heeft vanuit de NEN daar een grote rol in gespeeld en daar veel op gepusht en voor gelobbyd, om daar meer aandacht aan te geven.

Dat is ook allemaal doorgevoerd. Het mag nog steeds worden uitgesloten, maar ik denk dat je, zeker als je het leest, ziet: hier zitten nuttige dingen in die bij ons ook van toepassing zijn.

Wat nieuw is, en misschien voor velen al wel bekend vanuit andere standaarden, bijvoorbeeld ISO 27001, is Annex A. Er zijn ongeveer 15 pagina's toegevoegd, waar je duidelijk aan de hand wordt meegenomen. Dus ook als je geen consultants hebt, kun je hiermee werken. Ik denk dat ook veel consultants Annex A zullen gebruiken als leidraad.

Hoe werkt het? Het is heel nuttig en het helpt je om het vanuit het juiste perspectief te bekijken. Annex A is heel fijn om erbij te hebben. Het sluit natuurlijk ook aan bij andere normen.

En dan de laatste: vroeger wat HLS heette, tegenwoordig de Harmonized Structure. Ook deze norm is logischerwijs op deze manier opgebouwd. Ook logisch, want ISO 14001 komt eraan, en volgens mij komt in 2026 ook ISO 45001 opnieuw uit onder een nieuwe editie.

Allemaal in die Harmonized Structure, zodat je één lijn, één gevoel en één toon krijgt. Dat maakt het natuurlijk ook makkelijk om met al die verschillende normen tegelijkertijd aan de slag te gaan, of na elkaar, maar wel zo dat ze samen één geheel vormen. Het voorkomt heel veel dubbel werk en het sluit beter op elkaar aan. Zeker als je hiermee bezig bent, of te maken hebt met ISO 45001 of ISO 14001, neem dat soort dingen mee.

Wat moet je doen? Een hele belangrijke is, en dat hebben we zelf ook gedaan: ga een gap-analyse doen. Je hebt net een stukje theorie gehoord over wat er gaat veranderen. Zoals ik al benoemde: de veranderingen zijn een evolutie. Aan de andere kant is de impact groter dan het lijkt.

Dat komt omdat heel veel in cultuur zit. Ik zie om ons heen dat daar veel mee wordt geworsteld. Onze software is altijd gemaakt als kwaliteitsmanagementsysteem om medewerkers te betrekken. Het zal daar ook niet helemaal toevallig zijn, maar onze webinars rondom dit thema zijn altijd heel goed bezocht.

Waarom? Ik denk dat heel veel organisaties al jaren weten hoe het spel werkt, om het zo maar even uit te drukken. En toch: hoe betrek je die medewerkers daarbij, of de directie en medewerkers in de brede zin van het woord?

Daarom is het goed om nu die gap-analyse te gaan doen, voornamelijk op cultuur en bewustzijn. Kun je die vraag stellen als je naar een willekeurige medewerker toe loopt en vraagt: wat betekent de kwaliteitscultuur? Ik denk dat de meeste mensen, als je heel eerlijk bent, daar niet goed antwoord op kunnen geven.

Dat heeft er wel mee te maken dat de vraag een beetje moeilijk is. Wat bedoel je eigenlijk met kwaliteitscultuur? Maar het is wel belangrijk om daarmee bezig te zijn.

Het tweede punt: betrek je mensen er nu al bij. Dat is eigenlijk deels wat Reinder al zei. Kwaliteitscultuur: wat is het? Maar als we al weten wat het is, kun je dat niet top-down opleggen. Dat gaat gewoon niet.

Waar je alvast mee kunt beginnen, is het gesprek aangaan met teams, medewerkers en natuurlijk ook met management. Wanneer meld je iets? Wat is eigenlijk ethisch gedrag? Wat verstaan we daaronder? Wanneer escaleer je bijvoorbeeld als er iets gebeurt?

Die gesprekken zullen straks bij een audit het verschil maken. Dit gaat ook verder dan een e-learning. Denk bijvoorbeeld aan bewustwordingssessies of awarenesssessies die je hierbij kunt gebruiken.

Als je kijkt naar kansen: die zijn heel belangrijk geworden. Ik zie bij heel veel klanten dat het risicoregister, of welk woord je er ook voor gebruikt, prima op orde is. Natuurlijk kan het altijd misschien meer aandacht hebben, maar je ziet vaak dat kansen erbij worden gedaan of half zijn ingevuld.

Dat krijgt niet dezelfde liefde. Wij hebben er binnen WoodWing altijd veel tijd aan besteed om juist ook naar die kansen te kijken en dat mee te nemen. Zelfs bij ons merk ik toch dat het iets meer ondergesneeuwd is dan de risico's.

Aan de andere kant worden die kansen veel belangrijker. Het wordt ook expliciet benoemd. Ga ermee aan de slag. Het is zo interessant om dat te doen. Er zijn zoveel kansen waar je iets mee zou kunnen doen, zeker als je dat in de organisatie legt. Ik denk dat dat heel belangrijk is.

Een ander belangrijk punt is je verandermanagement. Ook omdat je heel concreet moet zijn. Wat betekent het? Ga met elkaar bespreken: wanneer is een verandering geslaagd? Hoe meten we dat? Durven we dat ook daadwerkelijk te meten? Durven we daadwerkelijk een getal op papier te zetten en te zorgen dat het getal meetbaar is?

Gaan we daarover praten? Ik merk dat dit sterk in onze organisatie verweven zit, dat je dat ook cross-afdeling doet. Dus over alle afdelingen heen praat je over dit soort dingen. Dat bevordert natuurlijk ook de communicatie tussen afdelingen. Je merkt dat het helpt om veranderingen geaccepteerd te krijgen en te weten waar de ander staat.

Zoals ik net al zei: de commissie zelf noemt expliciet dat het geen zware administratie hoeft te zijn. Dat is niet waar het over gaat. Heel veel gaat over cultuur. Dus als een auditor komt en een verandering is beschreven en vastgelegd, en hij loopt naar mensen toe, dan moeten ze natuurlijk weten waar het over gaat. Waar staan we? Waar staan we voor? Dit is hoe we werken als organisatie.

Maak je kwaliteitsbeleid onderdeel van je bedrijfsstrategie. Dat is al even voorbijgekomen. De norm vraagt niet meer om een los kwaliteitsbeleid naast je bedrijfsstrategie, maar het moet onderdeel worden. Zorg bijvoorbeeld dat je management reviews, die je nu doet voor je ISO-norm, onderdeel maakt van de jaarplannen.

Dat maakt het ook iets makkelijker om de directie erbij te betrekken. De achterliggende reden vanuit de commissie voor het vernieuwen van dit stuk is eigenlijk dat kwaliteit geen apart vakgebied of aparte afdeling meer moet zijn, maar onderdeel van de hele organisatie.

Hoe nu verder? Ik gaf het al aan bij de agenda van vandaag. Klanten die deelnemen aan dit webinar zullen dat van ons kennen: wij hebben 10 jaar geleden al een ISO 9001-handboek gemaakt.

Als de norm een update krijgt, kunnen we natuurlijk niet achterblijven. Wij zijn bezig met het vernieuwen van dat handboek. Inmiddels bestaat het uit meer dan 550 artikelen. Het is eigenlijk niet meer alleen een handboek. Dat is te licht uitgedrukt. Het is een handboek plus een compleet managementsysteem dat we aan het ontwikkelen zijn.

Als laatste zie je staan: focus op de medewerkers. Ik zou bijna willen zeggen: dat was voor ons altijd al zo. Maar toch proberen we daar nog meer nadruk op te leggen. Zoals gezegd, we zijn er nog niet mee klaar. Reinder gaat je alvast een sneak preview geven van dit nieuwe managementsysteem dat we aan het ontwikkelen zijn.

Marieke noemde het al. We hebben zelfs al 11 jaar geleden, dat was denk ik 2015, een handboek ontwikkeld rondom ISO 9001:2015, met een hele sterke focus op de medewerkers.

Wat je hier ziet, is ook een typische Scienta-omgeving waar medewerkers binnenkomen. Wat je meteen opvalt: het gaat niet alleen over procedures enzovoort. Je ziet ook vrij veel van wat de organisatie vormt. Mensen kunnen calamiteitenformulieren invullen, maar ook allerlei andere zaken bekijken. Hoe zitten de hoofdprocessen in elkaar?

Of als je een nieuwe medewerker bent: een heel ander thema. We vallen je niet meteen helemaal lastig met het kwaliteitsmanagementsysteem. We hebben speciale dashboards voor jou. Want ook hoe je met elkaar feesten viert of dingen doet, maakt natuurlijk onderdeel uit van wie je bent en wat je doet.

Waar wordt Scienta voor gebruikt? Om alle kennis en informatie, van werkinstructies tot wat je maar wilt vastleggen, te borgen in je organisatie. Dat leg je vast in Scienta.

Wat we hebben ontwikkeld, en waar we nu opnieuw aan werken of helemaal aan het uitwerken zijn, is eigenlijk een compleet systeem. Elk artikel wordt vollediger geschreven, ook met het doel om nog dichter bij die medewerker te staan.

Het gaat veel verder dan alleen de bekende besturende processen en primaire processen. Wat we sowieso hebben gedaan, is uitleggen hoe het systeem werkt. Zodat je begrijpt: dit is wat ik krijg en hoe werkt dat?

Je ziet misschien ook al dat er nieuws en mededelingen in zitten. Wat zijn de jaarplannen? Zodat iedereen op de hoogte is van elkaars jaarplannen en geïnformeerd is.

Ook lessen uit de praktijk. Ik vind dit altijd mooi. Iedereen deed het anders. Je leert van dingen die mis zijn gegaan. Dit was een tip van de consultants die ons daarbij begeleiden: leg dit soort dingen vast. Je lessons learned. Het staat ergens ook expliciet benoemd. Je denkt hierover na. Het hoeft niet per se in deze vorm, maar ik vond dit een mooie vorm.

Aan de andere kant: alles over de organisatie. Ik vind zelf “onze geschiedenis” een hele mooie. Hoe zit onze geschiedenis in elkaar? Zelfs als je 100 jaar bestaat als bedrijf: waar komen we vandaan? Wat vonden de founding fathers van de organisatie? Wat heeft ons gevormd?

Dat zie je natuurlijk op heel veel verschillende vlakken. Hoe gaan we met bezoekers om? Waar staan we voor? Wat doen we? Dit is dan bezoekersinformatie. Ik pak heel even bewust één artikel.

Alle artikelen zijn keurig netjes uitgewerkt. Ze zijn geschreven alsof ze door jezelf zijn geschreven. Dus niet door ons, maar door jezelf. Je kunt ze dus relatief makkelijk aanpassen.

Marieke noemde het al: het zijn 550 artikelen. Eigenlijk zijn het er inmiddels bijna 600. Maar we hebben ook alle normen opgenomen en allerlei risico's in kaart gebracht. Daardoor loopt dat getal hard op.

Iedereen kan ook meedoen. Iedereen kan een wijzigingsvoorstel aanmaken en zeggen: hé, dit klopt niet of er is inmiddels iets aangepast. Het secretariaat kan dat bijvoorbeeld doen. Daarmee wordt het opgestuurd naar de juiste persoon die daar verantwoordelijk voor is. Dat regelt het systeem allemaal keurig netjes voor je.

Er zit ook een personeelshandboek in. Je zou kunnen zeggen: wat heeft dat met ISO 9001 te maken? Misschien niet direct iets. Maar wat wel belangrijk is: alle functieprofielen zitten erin en worden overal netjes genoemd en aan elkaar gelinkt.

Ook: wat zijn de competenties? Een competentie als kwaliteitsbewustzijn: wat verstaan we daaronder? Of wat verstaan we onder leiderschap? Allemaal zaken onder leiderschap zijn ook nog beter uitgewerkt. Dat zal ik zo meteen ook nog even kort laten zien.

Zo zie je dat al die thema's die je tegenkomt, en we hebben absoluut niet de norm één op één gevolgd, overal keurig netjes zijn verweven. Om de medewerkers mee te nemen, in de zachte informatie, maar soms ook gewoon in bepaalde procedures.

Ook dingen als: zo zit onze veiligheidscultuur in elkaar. We hebben daar heel goed naar gekeken. Dit is hoe het werkt. Iedereen kan dit lezen. Het is zo geschreven dat het echt de focus op die medewerker heeft.

Dat zie je ook met allerlei andere thema's, van ideeënbeheer tot inkoop, projectmanagement of hoe het secretariaat kleine dingen doet, zoals broodjes bestellen. Wat heeft dat ermee te maken? Dit is wat onze cultuur vormt. Daarom hebben we het ook opgenomen.

Een paar dingen wil ik nog even los laten zien. Ik had net al een dashboard voor nieuwe medewerkers. Nogmaals: hier brengen we al die informatie bij elkaar, want veel van onze klanten hebben rustig duizenden artikelen in Scienta staan.

Juist om alles voor die nieuwe medewerker inzichtelijk te maken. Aan de andere kant heb ik hem nu even ISO 9001 genoemd. Ik denk zelf dat ik hem in de praktijk iets anders zou noemen, maar dit was meer om duidelijk te maken: alles rondom ISO 9001 bij elkaar.

Waarom doen we dit eigenlijk? Kader en richting, maar ook gewoon in normale taal. We hebben normen, we hebben te maken met wetgeving, we hebben te maken met eisen, definities en met wat we eigenlijk willen bereiken. Wat zijn onze doelstellingen? Wat zijn onze KPI's?

Hetzelfde geldt voor de signalen. Wat gaat er mis en wat kan er beter? Ondersteunend: welke middelen hebben we? We bieden zelf ook een hele implementatie. Het zijn taken. Je krijgt straks, denk ik, 30 à 40 taken die je kunt doen als je dit gaat gebruiken. Zo kun je gewoon een leidraad volgen.

Zo loop je door het hele systeem heen. Welke functies hebben we, welke competenties? Ik zal even een norm openen. Alle content is natuurlijk aanpasbaar door jezelf.

Ik open nu een overzicht van alle normen die er zijn. Dit is nog gebaseerd op de draft. Ik open even 4.3. Bij 4.3 zie je wat het nummer is, wat de context is, de Nederlandse omschrijving. We hebben ook de Engelse toegevoegd. Onder welke standaard valt hij? Dan zie je dat hij nog onder de draft valt.

Maar ook, en dat is enorm krachtig: hoe wordt eigenlijk aan die norm voldaan? Hoe wordt echt aan die norm voldaan? Welke artikelen zijn daaraan gekoppeld?

We hebben toen ook een gap-analyse gemaakt met ons oude handboek. Eigenlijk is die door een externe partij gedaan. Die heeft een gap-analyse gemaakt en die was groter dan we dachten. Veel groter dan we dachten.

Alles wat uit de gap-analyse kwam, en we zijn er natuurlijk nog steeds mee bezig, hebben we verwerkt. Dat maakt dat je, zeker als er een auditor is geweest, terugkrijgt: hé, dit was een verademing om er doorheen te lopen. Auditors zagen dat we veel liefde in Scienta hebben gestoken. Dat het klopt. Dat alles aan elkaar gelinkt is. En ook dat kleine dingen kloppen.

Hier staat bijvoorbeeld een taak in die is ingepland. Bij ingeplande taken staat dat er nog een controle staat. Elk jaar kun je dit artikel weer even controleren: klopt het nog? Anders kun je het eventueel aanpassen en je bewijslast aanpassen.

Wat ik vaak als tip meegeef: werk het na elke audit, intern of extern, even bij met alle kennis die je hebt opgedaan. Dat maakt het gewoon heel erg veel makkelijker.

Als je kijkt naar de doelstellingen: we hebben op dit moment 33 doelstellingen gedefinieerd. Die komen uit de rest van de artikelen. Er komen automatisch doelstellingen uit.

Ik zal de eerste openen. Dit is een doelstelling, namelijk dat we een actueel en beheerst kwaliteitsmanagementsysteem hebben. Daar staat duidelijk wat we doen, dat het een procesdoel is, welke processen gerelateerd zijn, wie de eigenaar is en welke KPI's eraan gekoppeld zijn.

Ik zie daar ook nog een taak staan. Hier moet kennelijk nog de status worden aangevuld. Je kunt dus allerlei taken opzetten. Niet alleen ingeplande taken, maar ook dingen die nog moeten gebeuren. Hier moet de status kennelijk nog worden aangevuld. Je kunt eventueel de status aanvullen en dan de taak afhandelen.

Zoals ik al zei: alle velden en alles is aanpasbaar. Wij bieden een standaard aan waarmee we zoveel mogelijk klanten proberen te bedienen. Zodat je daar daadwerkelijk iets aan hebt en echt een compleet systeem krijgt.

Dat systeem gaat ook een stukje verder, omdat daar veel behoefte aan is. Je hebt ook te maken met allerlei formulieren: dingen die je wilt ophalen uit de organisatie. Bijvoorbeeld als het over incidenten gaat, dat mensen heel makkelijk een incident kunnen invullen, of in dit geval een datalek kunnen invullen. Allemaal zaken om die mensen erbij te betrekken.

Ik denk dat we dat ook het meeste terugkrijgen van onze klanten. Zoals ik net al benoemde bij audits: als ze uit de audit komen, zeggen ze: wauw, jullie hebben het echt heel goed voor elkaar. Alles is met elkaar gekoppeld. Normen, wetgeving, eisen: alles is aan elkaar gelinkt.

Het is echt een levend ecosysteem waar medewerkers heel eenvoudig input op kunnen leveren. Dat is waar we voor staan. Daarom kreeg ik in 2015 al een glimlach. Marieke noemde het al: als het steeds minder gaat over procedures opschrijven, heb je dan nog wel een systeem nodig?

Ik denk juist wel, om mensen daarin mee te nemen. Dit is waar we voor staan. We merken ook dat daar enorm veel behoefte aan is. Aan de ene kant vanuit medewerkers, maar ook vanuit kwaliteitsmensen, om die mensen erin mee te nemen. Dat is het platform dat we bieden.

Dat wilde ik heel kort laten zien. Dan moet ik even je presentatie delen. De presentatie even vragen. Daar komt hij weer. Dank je. Ik had hem even iets te enthousiast weggeklikt.

Veelgestelde vragen. Wat we hebben gedaan, en Marieke noemde het daarnet al bij het voorbereiden: we zijn hier al best een hele tijd mee bezig. Ook omdat we al lang bezig zijn met het vernieuwen van het handboek, zie je dat er veel vragen leven bij onze klanten.

Die krijgen we binnen via de helpdesk. Maar ook als je kijkt naar allerlei bronnen die je raadpleegt, zie je dat er heel veel vragen zijn. Op dit moment staan hier zes vragen. Ik hoorde net van degene die op de achtergrond aanwezig is, die net ook de presentatie weer even terugzette, dat degene die onze blog schrijft net de veelgestelde vragen online heeft gezet.

Daar staan veel meer vragen in. Wij pakken er zes uit, de zes belangrijkste. Maar er zijn dus veel meer veelgestelde vragen. Die kun je op de website nalezen.

Deze zes lopen we even langs. De eerste: wanneer is het handig om de overstap te maken? Ons advies is eigenlijk: laat het samenvallen met de hercertificering. Dan wordt je hele systeem toch doorgelicht. Je hebt natuurlijk tot Q3 2029.

Maar je zou wel alvast kunnen beginnen met een gap-analyse: waar moet ik aanpassingen doen?

Daarop aansluitend krijgen we ook wel de vraag: kan ik ook bij een periodieke audit overstappen op die nieuwe norm? In principe is het antwoord ja, maar wel even in overleg met je certificatie-instelling. Zij bepalen of er aanvullende acties nodig zijn. Bij de overgang van 2008 naar 2015 kon dit ook.

De tweede vraag: we zijn nog niet gecertificeerd. Moet ik wachten op de nieuwe norm? Overduidelijk nee. Je hoeft niet te wachten. Begin vooral. Bouw je systeem gerust op basis van de 2015-norm. Het is geen fundamentele verandering, meer een evolutie, zoals Reinder al zei. De investering die je nu doet, is toekomstbestendig. Dus begin vooral.

Dit is een hele interessante vraag: hoe bewijs je die kwaliteitscultuur? Dat is ook een beetje eng, want als je een beleid kunt laten zien, is dat heel makkelijk.

Aan de andere kant heb je te maken met AI. AI kan binnen 10 seconden een beleid of de meest fantastische documenten tevoorschijn toveren, die er allemaal fantastisch uitzien. Maar je zult het uiteindelijk naar de praktijk toe moeten brengen.

Marieke noemde het zelf al: je redt het niet als een medewerker zegt: “Ja, daar staat hoe we werken” of “dit is het beleid.” Je moet echt kunnen laten zien: heb je die mensen meegenomen? Zijn die sessies er? Hoe is het verwerkt in je onboarding?

Ik denk dat je door een systeem als Scienta te hebben ook laat zien: kijk eens waarin we mensen meenemen, en hoe we ze proberen te bereiken. Nogmaals, we hebben hier ook aparte webinars over, waarin we laten zien hoe je dat heel specifiek zou kunnen doen.

Je ziet wel dat het veel meer naar de praktijk gaat. Wat weet de medewerker? Dus aantrekkelijke sessies, gesprekken met elkaar aangaan, maar ook, en dat is denk ik heel belangrijk: dat directie en managementlagen zich ervan bewust zijn en dat het in hun DNA komt. Als het in hun DNA terechtkomt, zul je ook zien dat het gaat stromen in de organisatie.

Dit is ook een leuke vraag. Zelf zijn we ook veel bezig met ISO 27001 als cloudbedrijf. Dan lijken bepaalde dingen, zoals AI, al te zijn afgedekt. En dat klopt natuurlijk ook wel. Al zit dat voornamelijk in de beveiligingshoek.

Als je kijkt naar AI, is het belangrijk dat je gaat kijken: waar raakt het onze processen? Hoe raakt het onze concurrentiepositie om dingen wel of niet te doen? Waar liggen weer risico's of natuurlijk kansen? Wat doet het met de klantrelatie als we AI gaan inzetten of bepaalde technologieën gaan inzetten?

Dat is een bredere vraag dan alleen het beveiligingsvraagstuk. Je zult het deels hebben afgedekt, maar de nieuwe ISO 9001 biedt ook de mogelijkheid om het breder in de organisatie te implementeren en over dit soort dingen na te denken.

Is de DIS, de Draft International Standard, al ergens te lezen? Ja. Ik zou zeggen: Google even, dan kun je hem online kopen. Ik geloof dat hij €79 kost. Dan kun je hem alvast doorlezen. Hij kan natuurlijk nog een heel klein beetje veranderen. Dat wordt niet verwacht, maar dan weet je wel waar het over gaat.

Dit is een hele interessante vraag: kan ik mijn implementatie niet gewoon door ChatGPT laten doen, of Claude, Gemini, Grok of welke AI-tool je ook gebruikt? Dat zou een vraag van mij kunnen zijn. Ja, dat kan zeker. Ik denk dat het op sommige vlakken ook heel verstandig is om te doen.

Zeker om bijvoorbeeld de leesbaarheid omhoog te krijgen of bepaalde documenten te schrijven, zodat alles netjes in één stijl staat. Dat kan enorm helpen, daarover mag geen enkel misverstand bestaan. AI kan bepaalde dingen samenvatten.

Aan de andere kant, en dat is natuurlijk de kern van de revisie: het gaat over kwaliteitscultuur, ethisch gedrag, leiderschap, en hoe mensen denken en handelen. Daar ligt de focus. Dat doe je niet met een chatbotje.

Die kan je wel enorm helpen en veel tijd besparen, juist om meters te maken. Dat is ook de reden dat we al jaren een ISO 9001-handboek aanbieden. In de praktijk wordt dat gebruikt als spiegel: we hebben al heel veel, maar wat zegt een externe partij? Hoe is het opgebouwd? Of als fundament om daarop verder te bouwen, omdat het gewoon enorm veel tijd bespaart bij nadenken over structuur en hoe je het opbouwt.

Dus ja, AI kan je absoluut helpen, daar ben ik heilig van overtuigd. Aan de andere kant gaat het over cultuur en leiderschap. Dat is natuurlijk iets anders. Dat kan AI je lastiger geven.

AI zou je wel kunnen voorzien van tips waarschijnlijk. Zeker. Je kunt zeker vragen hoe je dat zou moeten doen, en dat staat ook in ons boek.

Dan een aantal punten om mee te nemen. Volgens mij zijn het er vier. Zoals al gezegd: je huidige systeem is echt de basis. Er is veel over gezegd. Ga daarop voortbouwen.

De echte verschuiving zit in cultuur en mensen. Daar hebben we denk ik veel over gezegd. Daar zit echt de verschuiving.

Wat ik het mooist vind aan deze norm, en dat merk ik ook als je de leden van de commissie volgt: het helpt je om een betere organisatie te worden. Dat werd in 2015 denk ik ook al gezegd, en die evolutie is de afgelopen jaren natuurlijk steeds sterker geworden. Maar je ziet dat het steeds serieuzer wordt. Het helpt je echt een betere organisatie te worden. Het gaat niet om die procedure, maar om je organisatie beter te maken.

De laatste vind ik ook een hele mooie. We hebben een webinar gekeken van onder andere de voorzitter van de revisiecommissie. Dit is één van de zinnen die zij uitsprak. Ik zei tegen Reinder: als ik het webinar in één minuut zou moeten doen, dan zou dit de zin zijn die ik zou meegeven: van procedureel kloppend naar waardegedreven leiderschap.

Je hebt het ons al een paar keer horen zeggen: leiderschap wordt echt expliciet gekoppeld aan het creëren en uitdragen van die kwaliteitscultuur binnen de organisatie. Dat is iets wat continu terug gaat komen.

Wat moet je daaruit meenemen? Als je directie kwaliteit nu ziet als een afdeling of een eilandje, iets van jou of van jou en je collega's van kwaliteit, dan is dit echt het moment om die gesprekken te gaan voeren. Want dat is essentieel in de nieuwe norm.

Als ik kijk naar de tijd, hebben we nog heel kort ruimte voor het beantwoorden van een aantal vragen. Ik zie er eentje voorbij komen over het handboek en wat de kosten daarvan zijn.

Dat zal wellicht van een klant komen. Het handboek dat we in 2015 hadden, en nog steeds hebben, hebben we altijd gratis aangeboden. Dat kreeg je gratis als Scienta-klant. We konden dat gratis inladen en je kon ermee aan de slag.

Als je nu kijkt naar wat we uitrollen, is het geen handboek meer. Het is een handboek plus een compleet managementsysteem. Het heeft echt te veel body om dat helemaal gratis weg te kunnen zetten.

Wat we wel gaan doen, is een soort light-versie creëren. Dat is misschien nog niet eens te vergelijken met het 2015-handboek, want hij is nog beter. Die light-versie blijft gratis. Voor het complete managementsysteem zal een eenmalige vergoeding komen. Wat die is, moeten we nog bespreken. Daar zijn we nog niet helemaal over uit. Het is ook nog niet af, dus daarover later meer.

Ik zie een vraag voorbij komen over cultuur en ethiek: hoe verwoord je dat? Hoe maak je dat meetbaar zonder vaag te worden? Hele goede vraag. Die zit ook bij de veelgestelde vragen in het blog. Die hadden wij voor dit webinar even geschrapt. Maar daar wordt antwoord op gegeven, hoe je daarmee zou kunnen omgaan.

Je zou bijvoorbeeld heel duidelijk kunnen zijn over hoe transparant we zijn bij verstoringen. Hoe gaan we daarmee om? Of hoe ziet onze meldcultuur rondom fouten eruit? Daar kun je heel expliciet zaken over vastleggen. Dat zie je ook in het voorbeeldboek. Er zijn allerlei gedragscodes over hoe we met bepaalde zaken omgaan.

Hij komt nu twee keer binnen, dus misschien moeten we hier toch iets over zeggen. De vraag is: wat heeft deze vernieuwing van ISO 9001 voor invloed op de HKZ? Die vraag wordt meerdere keren gesteld. Dat kan ik me ook voorstellen. We hebben veel klanten in de zorg.

Dat kunnen we nog niet zeker zeggen, maar wat ik wel kan zeggen is dat ISO 9001 een lijnstandaard is en HKZ een Nederlandse norm die meer gericht is op de zorg. De vorige keer, toen ISO 9001:2015 veranderde, is HKZ later wel gaan volgen. Die heeft daar zeker naar gekeken. Ik verwacht eigenlijk dat dat nu ook gaat gebeuren.

Wat we net niet hebben genoemd, maar veel zien, is dat bij heel veel normen en andere richtlijnen, bijvoorbeeld in de accountancy, verzekeringen en denk ik ook bij HKZ, de focus steeds meer komt op de betrokkenheid van medewerkers.

Je ziet dat overal voorbij komen. Elke keer als er iets nieuws komt, hoeft het niet eens met ISO te maken te hebben. Je hebt natuurlijk ook brancheorganisaties die bepaalde dingen over de branche heen leggen, of een bepaalde beroepsgroep. Het gaat steeds meer over hoe het leeft in de organisatie. Dus natuurlijk het aantonen, maar tegelijkertijd ook dat het echt leeft in de organisatie.

Er komen nu erg veel vragen binnen, wat niet erg is, maar ik zie ook de tijd. We hebben het al eerder gezegd: als je vraag nu niet beantwoord wordt, nemen we achteraf contact met je op.

Ik zie nog een vraag. Misschien is dat mooi als laatste: hoe houd je een omvangrijk kwaliteitsmanagementsysteem overzichtelijk en transparant? Dat is inderdaad een hele goede vraag.

Het was niet per se bedoeld om onszelf te promoten, maar dit is natuurlijk waar we altijd naar hebben gestreefd: echt focus hebben op die medewerker. Dat je het inricht naar de medewerker. Ik liet net een aantal dashboards zien. Dat kan veel uitgebreider, bijvoorbeeld rondom bepaalde thema's.

Als er een issue rondom veiligheid is, kun je daar sterk op gaan zitten. Of rondom AI. Maar ook rondom bepaalde afdelingen. Het heeft denk ik heel sterk te maken met dat je de aantrekkelijkheid goed houdt.

Nogmaals, hier hebben we specifieke webinars voor. Dit is een hele goede vraag en echt een kernvraag, maar hij is niet in één zin te beantwoorden. Ik denk wel dat we daarbij kunnen helpen. En inderdaad, andere webinars die we daarover geven, zijn daarop terug te vinden en na te slaan.

Omwille van de tijd, want we zijn toch al een aantal minuten langer bezig dan drie kwartier, stoppen we er nu mee. Nogmaals, we nemen natuurlijk contact met je op als jouw vraag niet beantwoord is.

Voor nu zou ik zeggen: ontzettend bedankt voor het kijken naar dit webinar. Graag tot de volgende keer.

Dank je wel. Tot ziens.

Note: this transcript has been auto-corrected using AI, it may contain mistakes.