Succesverhaal – Bauer Media Group

De uitdaging

Bauer Media wilde de grootste uitdagingen aanpakken: goed taalmanagement, het verenigen van de verschillende processen die in elk van de drie landen worden gebruikt, en de mogelijkheid om content te hergebruiken – iets wat nog niet eerder was gebeurd. Om deze uitdagingen aan te gaan, moesten de culturen, werkstijlen en gewoonten van de drie landen worden verenigd. Andere aspecten waarmee rekening moest worden gehouden, waren de verschillende structuren van de betrokken teams en de verschillen in kennisniveau.

De bedrijfsgrootte van Bauer dwong hen te zoeken naar opties die een hoge mate van standaardisatie mogelijk maakten – in de constructie en integratie en in de dagelijkse productie en het onderhoud. Bauer verwachtte dat het trainen, briefen en betrekken van een grote groep gebruikers uit drie verschillende landen een grote uitdaging zou zijn. Hoewel die veronderstelling juist was, bleek deze stap niet alleen een uitdaging maar ook een enorm succes.

Het doel

Bauer Media wilde een centraal systeem voor redactionele workflows en digital asset management dat goed werkt voor Duitsland, Polen en het Verenigd Koninkrijk – en dat samenwerking tussen de landen mogelijk maakt en stimuleert. Gecentraliseerd, uiteraard, maar ook eenvoudig te gebruiken en uit te breiden met de groei van het bedrijf. Bauer wilde niet alleen voldoen aan de eerder genoemde criteria, maar ook een gestandaardiseerd raamwerk creëren op het gebied van functionaliteit, gebruikersautorisatie en structuur – om te voldoen aan de wensen en behoeften van alle drie de betrokken regio's – dat ook in staat zou zijn om de dagelijkse werkzaamheden in alle drie de landen uit te voeren en aan te passen, waardoor het leven van 1.600 gebruikers die aan meer dan 260 publicaties werken een stuk eenvoudiger zou worden.

Het eenvoudig hergebruiken van content in verschillende regio's was een ander belangrijk doel dat Bauer wilde bereiken, voornamelijk om de kosten te verlagen en de efficiëntie te verhogen. Vandaar dat Bauer Media in eerste instantie op zoek ging naar een DAM-systeem om het beheer van digitale assets te centraliseren. Voortschrijdend inzicht wees uit dat een gelijktijdige implementatie van een redactioneel systeem effectiever zou zijn.

De oplossing

WoodWing bood de oplossing voor de eisen van Bauer Media door twee kernproducten (WoodWing Assets en WoodWing Studio) te combineren in één pakket.

De mogelijkheden van deze twee producten werden verder uitgebreid door integraties met andere systemen. De voordelen van het combineren van twee producten gaan verder dan het voor de hand liggende voordeel dat beide producten van één leverancier komen en elkaars functionaliteiten kunnen versterken; de combinatie van een redactiesysteem en een DAM-systeem dekt de eisen van alle betrokken landen. Een extra bonus komt van WoodWings gestandaardiseerde lay-out templates waarmee eenvoudig kan worden gewerkt en die helpen tijd te besparen in de dagelijkse planning van medewerkers. Dankzij een best-of-breed aanpak konden de a&f-systemen eerder gebruikte producten vervangen en de nieuwe tools verbinden met andere systemen in de technologiestack.

Aangezien dit het eerste grootschalige WoodWing Cloud-project in Europa was (gebaseerd op het aantal gebruikers, de hoeveelheid content, en de geografische omvang), heeft de extra hulp van a&f écht geholpen om het tot een succes te maken.

Het proces

Het project ging van start in de zomer van 2020 en was vanaf het begin opgedeeld in verschillende fasen om (segmenten van) publicaties te migreren naar het nieuwe Global Publishing System (GPS, in feite de redactionele systeemomgeving) in beheersbare brokken – met WoodWings producten in het centrum en de geïntegreerde perifere systemen die worden gebruikt voor de productie daaromheen. Ondanks het feit dat elk land zijn eigen basisvereisten voor het project had, werden de gebruikte methodologieën geconsolideerd en in kaart gebracht in één enkel systeem.

De eerste stap was het ontwikkelen van de interface voor de overgang van het vorige naar het nieuwe systeem, waarna de oude systemen geleidelijk werden overgezet naar de productieomgeving van WoodWing, die in de herfst van 2021 live ging. Workshops hielpen bij het definiëren van gestandaardiseerde gebruikersgroepen en autorisaties, en de oprichting van een uniforme technische structuur voor merken en lay-outs – zogenaamde SmartTemplates, InDesign templates die samen werden ontwikkeld om het merendeel van de tijdschriften zo eenvoudig en geautomatiseerd mogelijk te maken – zorgde voor een eenvoudig integratieproces en toekomstig gebruik. Digitale artikelstructuren en componenten werden gestandaardiseerd voor integratie om flexibiliteit te behouden en eenvoudig hergebruik mogelijk te maken. De overgangsfase werd afgerond met de ontwikkeling van interfaces voor Monday.com (planning) en Amendo (beeldoptimalisatie) en de geleidelijke uitrol van plugins voor WoodWing Studio en WoodWing Assets.

Hoewel het oorspronkelijke plan een hybride aanpak volgde, bleek de onvoorziene constante stroom van (te veel) nieuwe taken, vereisten en technische uitdagingen onbeheersbaar vanwege het volume en de complexiteit. De overstap naar een 'klassiek' DevOps sprintmodel voor meer controle over de werklast en ontwikkelingen bleek de juiste keuze. De praktijken, tools en cultuurfilosofie die deel uitmaken van de aangepaste aanpak zijn ontworpen om processen tussen softwareontwikkeling en IT-afdelingen te automatiseren en te integreren. De standaardisatie van de workflow zorgt voor een snelle overgang van ontwikkelingen naar productieve activiteiten, wat helpt om teams te motiveren tijdens langlopende projecten zoals deze.

De conclusie

Het gebruik van de eerder genoemde SmartTemplates heeft het dagelijkse werk aanzienlijk efficiënter gemaakt. In plaats van drie supportteams (één voor elk land) is er nu één team dat in alle drie de landen werkt – een resultaat van de nieuwe, uniforme manier van werken. Op dezelfde manier kunnen medewerkers elkaar ook in andere landen ondersteunen in geval van problemen. Het project heeft ook bijgedragen aan de verdere verbetering van WoodWing Cloud, op basis van suggesties die tijdens het project voortdurend werden gedaan. Binnen Bauer Media is de samenwerking tussen de verschillende landen aanzienlijk verbeterd dankzij de aanmoediging en de geringe inspanning die nodig is om content in verschillende landen te hergebruiken.