Succesverhaal - Medium Rare

Uitdagingen 

Als een dienstverleningsbedrijf voor klanten moet Medium Rare niet alleen content leveren die klanten boeit en verrukt, maar ook een probleemloos proces dat het leven van de klanten gemakkelijker maakt. 
Het team beheert jaarlijks honderden publicaties en digitale projecten en wist dat het optimaliseren van de processen voordelen zou opleveren voor zowel het bedrijf als de klanten.

Het kende zoals veel grote bureaus uitdagingen inzake: 

• Geïsoleerd werken en gebrek aan transparantie
• Softwaresystemen die niet integreren
• Dubbele verwerking van informatie en data input
• Verloren tijd door het zoeken van assets
• Het beheer van complexe gebruikersrechten van assets

Uitdagingen in de samenwerking met meerdere aandeelhouders 

Vóór WoodWing gebruikte het bureau meerdere softwaresystemen met minimale integratie. Doordat het personeel geïsoleerd werkte, met verschillende klanten en projecten, hadden managers en collega's regelmatig updates nodig over de projectstatus. En door de pandemie en het thuiswerk was op de hoogte blijven niet meer zo eenvoudig. 

Kostbare tijd ging verloren met het controleren en rapporteren van de voortgang, en er werd dubbel werk en administratie gedaan om de verschillende systemen up-to-date te houden. 

De toegang tot assets was niet geoptimaliseerd, dus moest het personeel vaak beelden en video's voor projecten zoeken, gebruikersrechten en versiegeschiedenis aanvragen bij collega's. Het ontvangen en verzenden van assets van en naar externe partijen was een ouderwets proces, waarbij Dropbox en FTP werden gebruikt om beelden en kunstwerken tussen gebruikers te delen. Dit alles leidde tot processen die langzamer waren dan wat het moest zijn, met langere productieschema's en minder wendbaarheid bij het reageren op klantverzoeken. 

Elke keer dat je iets niet kunt vinden of een e-mail moet sturen of aan iemand iets moet vragen, is dat verloren tijd. Het is de langzame ondergang, en dat telt op.

 

Owen Greenwell, Operations Director bij Medium Rare Content Agency

Evaluatie 

Medium Rare deed beroep op een inhouse workflow- en IT-expert, Owen Greenwell. 
Door de 25-jarige IT-ervaring van Owen in de reclamesector, gevolgd door meerdere jaren als WoodWing Solution Partner, kende hij reeds de softwareoplossingen van WoodWing en hun voordelen voor een bedrijf. 

Dus toen het bureau besloot om de softwaresystemen te herzien en verbeteren van begin tot einde van het project, was Owen enthousiast om een partnerschap met WoodWing te onderzoeken. 

We weten niet wat het volgende kanaal zal zijn. Maar ervoor zorgen dat jouw assets klaar zijn voor de toekomst, dat je de juiste metagegevens hebt, dat je ergens bent waar je gemakkelijk kunt delen, en dat je samenwerkt met een bedrijf dat bereid is om na te denken over hoe je content kunt laten werken in deze nieuwe platforms zodra ze verschijnen - dat is voor mij het allerbelangrijkste. 
 
Karla Courtney, Digital Director, Medium Rare Content Agency 

Implementatie 

Medium Rare heeft een best-in-breed softwarestack ontworpen dat afgestemd is op de behoeften van de klanten. 

Het bureau heeft nu een probleemloze workflow van projectopdracht tot oplevering, met een combinatie van: 

• WoodWing Assets voor asset management
• WoodWing Studio voor het maken van multichannel content
• Adobe Creative Suite voor lay-out en ontwerp
• Wrike voor project management 

Deze stack biedt geïntegreerde en geautomatiseerde workflows in meerdere systemen, volledige transparantie binnen de organisatie en een gestandaardiseerde werkomgeving voor alle medewerkers.

Operations Director Owen legt uit dat deze setup het ontwerpproces versnelt en verbetert - het personeel heeft snellere toegang tot creatieve bestanden, kan de projectstatus en -acties in één oogopslag zien en werkt met meedere projecten en klanten in hetzelfde intuïtieve software-ecosysteem. 

Realtime updates worden gesynchroniseerd in de stack, wat betekent dat het personeel meteen de projectstatus kent, ongeacht in welke software ze het meest werken. Dit bespaart kostbare tijd in vergaderingen, zegt Owen, aangezien de projectstatus niet meer moet worden besproken. 
De mogelijkheid van WoodWing om te integreren met andere software was een belangrijk deel van de aankoopbeslissing, zegt Owen. Door meerdere oplossingen te combineren om een efficiëntere workflow te creëren, kan het bureau betere resultaten behalen. " We zijn uiteindelijk een klantservicebedrijf. Dus alles wat we doen moet in het voordeel van de klant zijn." 

Niet alleen klanten profiteren van de snellere doorlooptijden en betere resultaten, maar de tools en integraties van WoodWing creëren ook een modernere en dynamischere ervaring voor klanten. 

"Het versturen van PDF's via e-mail is verleden tijd", zegt Owen. Met WoodWing Studio kan het bureau online klantbeoordeling en -goedkeuring verkrijgen, voordat ze definitieve bestanden maken voor drukwerk of online publicatie. Dit maakt het proces sneller en gemakkelijker voor klanten en personeel, die weinig tijd hebben. 

De implementatie van WoodWing zorgde ook voor de groei van Medium Rare, door het creatieve te verankeren in processen die de levering verbeteren en het vertrouwen van klanten vergroten. Dit ondersteunt de verwerving van klanten en breidt de diensten uit die het aan klanten kan bieden. Het stelt ons uiteindelijk in staat om ons te focussen op het schrijven van geweldige verhalen, het maken van geweldige foto's en video's en het snel naar buiten brengen van dit alles. 
 
Karla Courtney, Digital Director, Medium Rare Content Agency

Resultaten & Voordelen 

• Probleemloze integratie van asset management, project management, en content creation tools om end-to-end efficiëntie te leveren
• Geen repetitieve taken meer, wat tijd en geld bespaart, en tijd vrijmaakt voor creativiteit
• Een meer geavanceerde klantworkflow helpt bij het aantrekken en behouden van klanten
• Dynamischere klantervaringen en snellere antwoordtijden
• Meer transparantie en overzicht van het project
• Eenvoudiger projectbeheer (waaronder snellere projectopstart, tracking van contentgebruik en klantenfacturering)
• Consistente ervaring voor het personeel, of ze nu op kantoor of op afstand werken, als werknemer of contractant