Succesverhaal - Royal Polak Spices

Kun je meer vertellen over hoe kwaliteit er in jullie organisatie uit ziet?

‘Het begint bij onze inkopers. Zij hebben contact met buitenlandse leveranciers. We importeren uit veel verschillende landen, zoals Vietnam, China, Madagaskar of Sri Lanka. De kaneel die we kopen wordt vaak in het wild geoogst en heeft allerlei formaten. De ene keer komt onze kaneel binnen als grote sticks van vijftig centimeter lang, maar soms in kleine stukjes. De ene keer in zakken van vijftig kilogram  en de andere in zakken van veertig kilogram.’

Cintha is QA-coördinator bij Royal Polak Spices. De QA-afdeling bestaat in totaal uit zeven mensen en houdt zich bezig met klantvragen beantwoorden, specificaties invullen en analyses van de grondstoffen. Omdat de grondstoffen kunnen variëren in samenstelling, wordt alles grondig geanalyseerd bij binnenkomst. ‘We hebben een eigen laboratorium waarin we dat doen’, vertelt Cintha. ‘We kijken naar de chemische gegevens van de grondstof. Uiteindelijk maken we daarvan een mix. Daardoor krijgen we een betrouwbaar product met een constante kwaliteit, en voorkomen we dat we de ene keer een veel sterkere smaak hebben dan de andere keer.’

Deze analyses de basis van het kwaliteitsmanagementsysteem. Aan elke grondstof hangt een risico. Dat kunnen microbiologische, fysische  of chemische risico’s zijn, maar ook risico’s op fraude. Cintha: ‘We importeren bijvoorbeeld Bourbonvanille. Deze vanille mag alleen van Madagaskar of Réunion komen. Controle hierop wordt gedaan aan de hand van documenten, maar is ook te achterhalen door de chemische samenstelling van de vanille te analyseren. Op deze manier heeft Polak alle risico’s in kaart gebracht, en met deze analyses in het achterhoofd kopen de inkopers de grondstoffen in.

Waar bestaat jullie kwaliteitssysteem nog meer uit?

‘Nadat de grondstof binnenkomt, wordt het in een grote maalmolen gedaan. Afhankelijk van de wensen van de klant wordt het op een bepaalde maalgraad gemalen en gezeefd. Heel klein of heel grof: dat mag de klant zelf beslissen.’

‘Ook lopen we rondes door de fabriek en letten we op kritische punten. Het meest kritische gebied is waar het product open is, waar andere dingen bij het product kunnen komen. De maalderij is een gesloten systeem, maar bij de invoer en de uitvoer wordt het product uitvoerig gecontroleerd. Dit doen we niet alleen visueel, maar ook door bijvoorbeeld magneten en zware deeltjesscheiders. Deze punten moeten regelmatig gecontroleerd worden op hun werking.

‘Tijdens een ronde met een teamleider door de fabriek controleren we of alles netjes opgeruimd is. Is er een kans dat er hier iets gebeurt dat het product kan besmetten? Is er iets afgebroken? Ook letten we of de afspraken die we gemaakt hebben worden nageleefd. We gebruiken bijvoorbeeld andere vegertjes voor de vloer dan voor in de machines. Die zijn met andere kleuren aangegeven. Wordt dat wel op de juiste manier gebruikt? Heeft iedereen wel een haarnetje op? En ook letten we op veiligheid. Zakken worden open gesneden met een scherp mes: hebben we daar wel de juiste handschoenen voor?’

Jullie hebben ongetwijfeld ook te maken met verschillende certificeringen. Kun je daar wat meer over vertellen?

‘Klopt, daar hebben we mee te maken. Onze klanten hebben veel vragen. Is jullie fabriek wel schoon, werken jullie wel volgens bepaalde standaarden? Daarvoor is onder andere de FSSC-norm in het leven geroepen. Dat is een wereldwijde norm voor voedselveiligheid. Door middel van een externe audit behaal je  daarvoor een certificaat. Het was de bedoeling dat je alleen dat certificaat hoefde te laten zien en dat was dan een bevestiging van dat je alle op orde had. Tegenwoordig is dat niet meer voldoende. Zo vond men in het Verenigd Koninkrijk andere elementen belangijker. Daar is de BRC-norm uit voortgekomen. En hetzelfde gebeurde in Duitsland, en daar is de IFS-norm ontstaan. Gelukkig gaan de meeste klanten akkoord als je één van deze drie certificaten hebt, in ons geval het FSSC 2200 certificaat.’

‘Verder zijn we ook nog gecertificeerd voor SKAL, het keurmerk voor biologische producten. Onze producten zijn ook Koosjer gecertificeerd.

Dat is één van de lastigste dingen waar veel kwaliteitsmanagers mee te maken hebben: uitleggen aan je medewerkers waarom dingen zo moeten.

Cintha Timmer, QA-coördinator bij Royal Polak Spices

Je ziet in veel organisaties die te maken hebben met certificeringen, dat medewerkers het lastig vinden om de toegevoegde waarde te zien van al die procedures en regels. Wat is jouw ervaring daarmee?

‘Dat is één van de lastigste dingen waar veel kwaliteitsmanagers mee te maken hebben: uitleggen aan je medewerkers waarom dingen zo moeten of waarom bepaalde er regels zijn. Ik probeer zelf het altijd dicht naar hun zelf te brengen. Dan zeg ik: “als jij naar de winkel gaat en je koopt je boodschappen dan ga je er van uit dat het goed is. De mensen die ons product kopen willen dat ook, dus vandaar al die regeltjes.”

Het hele kwaliteitsmanagementsysteem is in Scienta verwerkt, zo vertelt Cintha. Alle documenten, procedures en werkinstructies zitten in Scienta. ‘De meeste collega’s weten alles wel en gebruiken het als naslagwerk, maar voor de audits moet veel op ‘papier’ staan. Voor onze controlerondes gebruiken we checklists die we direct invullen in Scienta. Hier willen we wel nog meer mee doen. We hebben bijvoorbeeld ook schoonmaaklijsten, deze zijn nu nog als fysieke documenten in de ruimtes aanwezig. Een dergelijk formulier kunnen we digitaliseren in Scienta waardoor de gebruiker een vaste plek heeft om af te tekenen met als bijkomend voordeel dat we al die formulieren niet meer aan de muur hebben hangen. Zo blijven we ontwikkelen om ons kwaliteitssysteem nog makkelijker en toegankelijker te maken’.