Digital Asset Management makkelijk gemaakt

Organiseer je assets op een logische manier met mappen. 

Organiseer je assets met behulp van Folders/Mappen door er een logische bestandstructuur voor te creëren. Folders zijn de bouwstenen van WoodWing Swivle en vormen de overkoepelende structuur van je bestandsopslag. Zij lijken op de traditionele structuur die je op je computer ziet - bestaande uit mappen, submappen en bestanden. Mappen bevatten je bestanden en elk bestand kan maar in een map tegelijkertijd bestaan. Het knappe van WoodWing Swivle is dat een bestand meerdere keren in verschillende Collections/Verzamelingen en Portals kan worden vermeld. Zo heb je een masterbestand dat je op een aantal verschillende manieren kunt opslaan, delen en bekijken. 

Organiseer, vertoon en deel content met behulp van verzamelingen 

Met Collections kunnen gebruikers content organiseren in een logische structuur die aansluit op hun behoeften. In tegenstelling tot mappen, die de masterversie van bestanden bevatten, bevat Collections *verwijzingen* naar bestanden. Dat houdt in dat bestanden kunnen worden toegevoegd aan meerdere Collections om gebruikers te helpen de bestanden die voor hen belangrijk zijn te vinden, delen en weer te geven. Zet Collections vast op de homepage van je portal om ze nog makkelijker te kunnen openen. 

Tag en label je bestanden zodat je ze eenvoudiger dan ooit kunt vinden, delen en gebruiken. 

Tags en labels verkorten de tijd die nodig is om het perfecte bestand te vinden voor jouw project. Tags (soms ook wel metadata genoemd) voegen informatie toe aan je bestanden zodat ze gemakkelijker te vinden zijn door te zoeken of te bladeren. Metadata kunnen technisch zijn (zoals bestandstype, grootte en datum) of descriptief (zoals inhoud of kleur). Dit maakt het eenvoudiger om bestanden te vinden - zelfs als je hun naam of locatie niet weet - en bestanden te filteren op basis van hun kenmerken. 

Deel wat je wilt en bescherm wat je niet wilt delen 

Soms moeten collega's, klanten of opdrachtnemers jouw bestanden zien. En soms moet je ze verborgen houden - met name als ze onder embargo staan of commercieel gevoelig zijn. Met WoodWing Swivle kun je bestanden veilig opslaan en beschermen tegen ongeautoriseerde toegang als dat nodig is en bestanden delen en er samen aan werken als jij dat wilt. 

Krijg snel toegang tot de bestanden die je nodig hebt met onze snelle zoekfuncties 

Het bestand dat je nodig hebt is slechts binnen enkele seconden gevonden dankzij onze geavanceerde zoekfunctie. Dankzij labels en tags is het makkelijker dan ooit om het perfecte bestand voor jouw project te vinden. Voer een snelle zoekopdracht uit of graaf diep tot in detail met geavanceerde zoekopdrachten, zoekwoorden en filters. Bijvoorbeeld door te filteren op datum, auteur, bestandstatus, enzovoort. 

Filter en vind bestanden met slechts enkele kliks 

Het bestand dat je nodig hebt is slechts binnen enkele seconden gevonden dankzij onze geavanceerde zoekfunctie. Dankzij labels en tags is het makkelijker dan ooit om het perfecte bestand voor jouw project te vinden. Voer een snelle zoekopdracht uit of graaf diep tot in detail met geavanceerde zoekopdrachten, zoekwoorden en filters. Bijvoorbeeld door te filteren op datum, auteur, bestandstatus, enzovoort. 

Bekijk een voorbeeld en vergelijk bestanden naast elkaar dankzij visuele voorbeelden 

Nooit meer gefrustreerd door tientallen bestanden klikken op zoek naar die ene. Bekijk een groot voorbeeld van de bestanden in elke map, verzameling of zoekresultaat. Bekijk tot 8 verschillende bestanden - of twee video's - naast elkaar om ze gemakkelijk te kunnen vergelijken. 

Deel bestanden efficiënt en veilig met door een wachtwoord beschermde branded portals. 

Je moet vaak bestanden delen, of je nu met collega's werkt op jouw bedrijf of met partners van externe organisaties. E-mailen heeft een bestandlimiet en cloudopslag is onoverzichtelijk… maar er bestaat een betere manier. In portals kun je je bestanden delen via een beveiligde site met gepersonaliseerde branding en URL. 

• Creëer een openbare brandportal waar je je assets voor je brand deelt (logo's, fonts, brochures, enz.) 
• Creëer een persoonlijke omgeving waar klanten toegang hebben tot assets en artwork (ideaal voor fotografen en bureaus) 
• Creëer een privéportal voor je partners, distributeurs of verkopers waar zij jouw nieuwste marketingmaterialen kunnen vinden

Deel Collections in slechts enkele seconden - verspil geen tijd aan het uploaden, doorsturen en downloaden. 

Werk sneller samen dankzij de mogelijkheid om Collections te delen in WoodWing Swivle. Stuur je collega gewoon een share-link naar een Collection en daar kan deze dan op klikken voor directe toegang. Zelfs als hij of zij geen Swivle-account heeft. Share-links zijn ideaal voor: 

• het delen en geven van feedback op bestanden binnen een projectteam 
• bepaalde mensen toegang geven tot een groep bestanden - zoals logo's of afbeeldingen 
• openbare toegang verlenen tot bepaalde assets 

Stond er per ongeluk een verkeerd bestand in een gedeelde Collection? Geen zorgen! Verwijder het uit de Collection en deze wijziging wordt dynamisch weergegeven in wat de ontvanger van de share-link ziet.

Heb je een ander bestandsformaat nodig? Geen probleem. Bestanden worden direct geconverteerd zonder dat daar specialistische software voor nodig is. 

Je hoeft bestanden niet te downloaden en handmatig te converteren. Met onze on-the-fly bestandconverter kun je het bestand dat je nodig hebt selecteren en dit downloaden in het formaat dat het meest geschikt is voor jouw taak. Heb je een 72dpi RGB jpg nodig voor het internet? Momentje! Heb je liever een 300dpi CMYK tiff om te printen? Komt eraan! 

Digitale assets eenvoudig beheren, localiseren en gebruiken 

Er bestaat niets ergers dan een bestand vinden, maar niet weten of het wel de meest recente versie is. Dankzij de ingebouwde versiecontrole van WoodWing Swivle zie je altijd de meest recente versie van een asset. Maar je hebt ook toegang tot een volledige audittrail van eerdere vesies, compleet met opmerkingen en aangebrachte wijzigingen. 

Drag 'n drop en creëer een prachtige digital assetbibliotheek 

Het vullen van WoodWing Swivle is snel en eenvoudig dankzij de drag-and-drop functie. Van een enkel document tot duizenden assets, zoek de bestanden die je wilt versturen en sleep ze erin. Je kunt bestanden taggen en labellen zodat je ze eenvoudig kunt vinden als ze moeten worden geüpload. 

Ontvang en werk samen aan bestanden van externe medewerkers 

Heb je bestanden nodig van je favoriete freelancer of externe bureau? Geen probleem. Je kunt hun een uploadverzoeken sturen in WoodWing Swivle waarmee ze toegang krijgen tot een uploadportal waar ze de bestanden die jij nodig hebt kunnen drag-and-droppen.