DAM en IIIF combineren voor een verbeterde museumbeleving

In ons recente webinar "Transforming Digital Experiences with DAM & IIIF for museums and cultural institutions" delen experts uit de praktijk hoe deze tools een revolutie teweeg kunnen brengen in de betrokkenheid en het beheer van digitale archieven.

Het webinar bracht experts en use cases samen om te bespreken hoe digitale technologieën worden ingezet in de culturele sector. Dit artikel geeft een samenvatting van de belangrijkste onderwerpen die aan bod kwamen, met de nadruk op Digital Asset Management (DAM), IIIF-technologie en hoe deze tools digitale strategieën voor musea en culturele instellingen verbeteren.

Liever de opname van het webinar bekijken? Dat kan hier! (of klik op de play-knop in de afbeelding hierboven).

Waarom musea een DAM-systeem nodig hebben

Een Digital Asset Management (DAM) systeem dient als een gecentraliseerde opslagplaats voor het opslaan, beheren en delen van digitale middelen – afbeeldingen, video's en documenten. Voor musea en culturele instellingen biedt een DAM een 'thuis' voor digitale schatten, waardoor organisatie en schaalbaarheid naadloos op elkaar aansluiten. Of een museum nu 10 duizend of 20 miljoen assets heeft, een robuuste DAM-oplossing – zoals WoodWing Assets – zorgt voor een soepele werking door alle assets eenvoudig toegankelijk te houden, ongeacht de grootte van de collectie.

Als u meer informatie wilt over wat digital asset management is, doet en kan doen, moet je zeker ons artikel over de ins en outs van digital asset management lezen.

De rol van IIIF op het vlak van toegankelijkheid en behoud

IIIF is een revolutie in de manier waarop musea beeldmateriaal van hoge kwaliteit kunnen presenteren en delen. IIIF stelt instellingen in staat om tot in de kleinste details in te zoomen op assets, terwijl de beeldkwaliteit behouden blijft. Met Woodwing Assets en een speciale IIIF-integratie voor culturele instellingen (ontwikkeld door WoodWing partner Qonqord), kunnen musea IIIF-viewers direct op hun websites implementeren, wat een rijkere ervaring biedt voor zowel onderzoekers als publiek.

IIIF ondersteunt ook geavanceerde opslagstrategieën. Door grote TIFF-bestanden te converteren naar JPEG, kunnen instellingen de opslagkosten verlagen zonder afbreuk te doen aan de natuurgetrouwheid van de afbeeldingen. Deze geoptimaliseerde aanpak zorgt ervoor dat assets toegankelijk blijven voor gedetailleerd onderzoek, terwijl de integriteit van de gegevens behouden blijft.

Het spreekt voor zich dat conservering essentieel is voor musea en culturele instellingen. Door een DAM-systeem te integreren met platforms zoals Axiell Collections, creëer je synchronisatie tussen collectiebeheerdossiers en digitale assets. Deze tweerichtingsintegratie vereenvoudigt workflows, waardoor teams assets direct binnen hun ecosystemen kunnen ophalen en/of bijwerken.

Het Preservation Archive van Qonqord verbetert de efficiëntie nog verder. Grote bestanden, zoals hoge resolutie TIFF's, worden opgeslagen op kostenefficiënte locaties, terwijl toegankelijke versies (JPEG's) gekoppeld blijven zodat de bronbestanden eenvoudig kunnen worden teruggehaald, indioen nodig. Deze aanpak zorgt ervoor dat kosten en toegankelijkheid in evenwicht zijn en garandeert behoud voor de lange termijn.

Nuttige functies voor musea en culturele instellingen

Laten we nu eens inzoomen op enkele specifieke functies van WoodWing Assets die zeer nuttig zijn voor musea en culturele instellingen:

• Bestandsversies
  Houd elke wijziging in bestanden bij, zodat eerdere versies eenvoudig toegankelijk zijn en er een duidelijke revisie-historie is.
• On-the-fly opmaak
  Assets kunnen worden geconverteerd naar formaten die zijn geoptimaliseerd voor specifieke kanalen, zoals het aanpassen van het formaat van afbeeldingen voor sociale media.
• Best-in-class InDesign-integratie
  Sluit naadloos aan op Adobe InDesign voor efficiënte ontwerpworkflows en realtime asset updates.
• Grote bestanden delen
  Deel moeiteloos grote bestanden via veilige, tijdelijke koppelingen en vereenvoudig zo de samenwerking met externe partners.
• Meerdere bestandsformaten
  WoodWing Assets ondersteunt miniaturen en previews voor meerdere bestandsformaten, waaronder jpf of JPEG2000.

Door workflows te automatiseren en naadloos te integreren met bestaande systemen, zorgen deze DAM-functies ervoor dat musea zich verder kunnen richten op hun kerntaak: het delen van cultureel erfgoed met de wereld.

Gebruik van DAM versus lokale of cloud-opslagoplossingen

Axiell Benelux, een belangrijke speler op het gebied van oplossingen voor archieven, bibliotheken en musea (ALM), richt zich op het verbeteren van de manier waarop culturele instellingen hun collecties beheren en delen. Axiells tools richten zich op het creëren van naadloze verbindingen tussen museumobjecten, de daarbij passende bibliotheekbronnen en andere content. Door te integreren met platformen zoals Axiell, kan WoodWing Assets efficiënter omgaan met verschillende assets - vanuit één enkel platform.

Rob Jacobs (managing director van Axiell Benelux) benadrukte de evolutie van collectiebeheersystemen. Vroeger vertrouwden veel instellingen op gelokaliseerde systemen waarbij bezittingen afzonderlijk werden opgeslagen. Tegenwoordig is er een verschuiving naar gecentraliseerde, cloud-gebaseerde oplossingen waarmee gebruikers vanaf elke locatie toegang hebben tot zowel collectiemetadata als digitale assets in hoge resolutie. Deze aanpak vereenvoudigt niet alleen workflows, maar bevordert ook de samenwerking tussen afdelingen.

Een terugkerend thema in de discussie over asset management is het onderscheid tussen Digital Asset Management (DAM) systemen en eenvoudige(re) opslagoplossingen. Terwijl traditionele opslag alleen een opslagplaats biedt, herbergen DAM-systemen naast de opslagfunctionaliteit geavanceerde functionaliteiten, zoals het annoteren van afbeeldingen, beheren van workflows, en integratie met bijvoorbeeld collectiebeheersystemen.

Musea slaan vaak meerdere versies van hetzelfde object op, wat leidt tot inefficiëntie. Het centraliseren van assets voorkomt duplicatie, stroomlijnt werkzaamheden en zorgt ervoor dat alle belanghebbenden met dezelfde versie van een bestand werken.

Betrokkenheid vergroten met IIIF

De integratie van IIIF in de systemen van Axiell is een game-changer voor instellingen en musea die de betrokkenheid van het publiek en de academische wereld willen vergroten. IIIF maakt het mogelijk om afbeeldingen met een hoge resolutie te delen en er online op in te zoomen zónder dat onderzoekers of studenten persoonlijk langs hoeven te komen. Daarnaast kunnen annotaties worden toegevoegd aan afbeeldingen om gevoelige gebieden te bedekken of specifieke details te benadrukken zonder dubbele bestanden aan te maken.

Deze aanpak ondersteunt gekoppelde open data, waardoor instellingen hun collecties wereldwijd met anderen kunnen verbinden. Platformen zoals het Getty Institute laten zien hoe IIIF kan worden gebruikt niet alleen toegang te bieden tot digitale collecties, maar dat in de vorm van een geëngageerde, diepgaande en gedetailleerde ervaring te doen.

Samenwerkingen zoals die met Het Nieuwe Instituut laten zien dat Axiell in staat is om DAM-oplossingen effectief te integreren met collectiebeheersystemen. Door digitale assets te combineren met gekoppelde open data, kunnen instellingen verrijkt onderzoek en instrumenten voor publieksparticipatie aanbieden. Deze aanpak vergroot de toegankelijkheid van culturele collecties en versterkt de rol van technologie in het behouden en promoten van cultureel erfgoed.

IIIF-technologie bij Het Nieuwe Instituut: een casestudy

Het Nieuwe Instituut, gevestigd in Rotterdam, bezit een uitgebreide collectie Nederlands architectuur- en stedenbouwmateriaal, waaronder ongeveer 4 miljoen gearchiveerde items. Lois Hutubessy, Collection System Manager, deelde inzichten over de integratie van IIIF met hun DAM- en collectiebeheersystemen.

Waarom IIIF integreren?
De beslissing om IIIF te implementeren voor Het Nieuwe Instituut leverde een aantal belangrijke voordelen op:

• Verbeterde toegankelijkheid
• Verbeterde beeldinteractie
• Gestroomlijnd delen van gegevens

Hutubessy deelde ook enkele waardevolle adviezen voor de implementatie van IIIF in een organisatie:

• Begrijp relevante use cases
  Werk samen met eindgebruikers om specifieke behoeften en toepassingen voor IIIF te identificeren. Deze gezamenlijke aanpak zorgt ervoor dat de technologie effectief wordt geïmplementeerd en zinvolle voordelen oplevert.
• Kies compatibele systemen
  Kies voor DAM- en collectiebeheersystemen die IIIF ondersteunen of naadloos kunnen integreren. Voor Het Nieuwe Instituut zorgde de samenwerking met Qonqord voor een soepele implementatie binnen hun bestaande Axiell Collections en WoodWing Assets combinatie.
• Maak gebruik van de community
  Het IIIF-initiatief wordt ondersteund door een actieve wereldwijde community van bibliotheken, archieven en musea. Dit netwerk biedt bronnen, gidsen en training om instellingen te helpen het grote potentieel van IIIF-technologie over te nemen en te maximaliseren.

Een nieuw tijdperk voor Digital Asset Management voor musea

Voor musea en culturele instellingen betekent de adoptie van DAM-systemen zoals Woodwing Assets en het gebruik van IIIF-technologie een aanzienlijke sprong voorwaarts in efficiëntie, toegankelijkheid en behoud van hun collecties. Deze tools bieden de infrastructuur die nodig is om groeiende digitale collecties te beheren en tegelijkertijd de betrokkenheid van het publiek te vergroten. Als musea deze innovaties blijven omarmen, kunnen ze met vertrouwen door het digitale tijdperk navigeren en ervoor zorgen dat hun collecties toegankelijk en beschermd blijven voor toekomstige generaties.