Informatie en documenten delen in je organisatie: wat is wijsheid?

Het maakt eigenlijk niet zo veel uit, want de redenen om te starten met jullie project zijn helder en logisch, iedereen is voorstander en iedereen is enthousiast en wellicht zijn de eerste quick wins al binnen.

Maar dan. Het echte werk. Er gaat heel wat beschreven, gedeeld en gerapporteerd worden. Maar hoe deel je eigenlijk al die kennis, informatie en documenten in je organisatie?

Word, Excel of Visio op een interne schijf

Ongetwijfeld heeft jouw organisatie er ook één (of heeft er één gehad): de F-schijf waar allerlei interne documenten op worden neergezet.

Zo’n fileserver is een allemansvriend: toegang is redelijk makkelijk te regelen, iedereen kan zijn eigen structuur aanmaken en allerlei documenten kunnen er op geplaatst worden. Voor dagelijkse en persoonlijke documenten, zoals aantekeningen, persoonlijke verslagen of concept-plannen, is zo’n fileserver ideaal.

Moet er daadwerkelijk documenten geraadpleegd worden door anderen, dan vergt het een ijzeren wil om dit beheersbaar te houden. Door het kopiëren, hernoemen en verplaatsen van documenten loopt de structuur, actualiteit en vindbaarheid van de documenten risico. Ook documenten zoeken, zoeken op meta-informatie, wijzigingen doorvoeren of notificaties per e-mail: het gaat allemaal handmatig en wordt, naarmate je organisatie groeit, toch steeds meer onpraktisch. Wat zijn de alternatieven?

Google Drive, Onedrive of Dropbox

Dit lijkt op de fileserver, behalve dat deze systemen in de cloud staan.

Eigenlijk geldt hiervoor hetzelfde als voor de lokale fileservers: handig voor persoonlijke documenten (en met deze systemen zijn ze ook nog op elk apparaat benaderbaar), maar lastig werkbaar als volwaardig systeem. Een systeem wat bestaat uit losse bestanden in een mappenstructuur, ook in deze moderne cloudsystemen, word al heel snel lastig doorzoekbaar, onbeheersbaar en ondoorgrondelijk.

Intranet

Veel organisaties maken gebruik van een intranet. Maar het ene intranet is de andere niet: de ene organisatie heeft een verouderde html-pagina waar je een spreekwoordelijk kanon kunt afschieten, de ander heeft een groot maatwerkproject opgezet en verbetert het intranet continu.

Wat de staat van je intranet ook is: een intranet kán een goede plek zijn om documenten te delen en te beheren, mits je intranet hiervoor de juiste functionaliteiten heeft. Denk daarom goed na in hoeverre jouw intranet scoort op onderstaande eigenschappen.

Vluchtigheid van informatie. Kunnen belangrijke documenten en informatie een vaste plek krijgen op het intranet, of worden ze al gauw begraven in een stroom van topics, discussies en kattenplaatjes?

Interactiviteit van informatie. Kan er commentaar en verbetervoorstellen op worden gedaan op documenten, en hoe is het geregeld met versiebeheer, notificaties en leesverzoeken?

Toegankelijkheid van informatie. Kan iedereen documenten delen, of alleen bepaalde groepen of alleen de intranetbeheerder? En wie kunnen documenten lezen en bewerken?

Gebruiksvriendelijkheid van informatie. Kan informatie makkelijk gevonden worden, zijn documenten makkelijk te lezen, of moeten documenten eerst gedownload worden?

SharePoint

Ah, SharePoint. Geliefd bij de één als wondermiddel voor elk IT-probleem, gehaat door de ander als een Paard van Troje dat werd binnengehaald in de organisatie. SharePoint is als het ware een Zwitsers zakmes: het kan heel erg veel, als je maar weet hoe je alles kunt gebruiken.

SharePoint is van nature sterk in samenwerking in documenten, vaak voor projecten, maar minder geschikt voor documentmanagement in het kader van proces- of kwaliteitsmanagement. Dit komt door de standaard functionaliteiten die SharePoint kent, die zijn gericht op het opslaan en delen van documenten, maar veel extra functionaliteiten zijn maatwerk en moeten bijgebouwd worden.

Een systeembeheerder of consultant is een vereiste voor het inrichten van SharePoint. Eerst is er de technische installatie, dan de consultancy over een functioneel ontwerp, de technische realisatie van het ontwerp en dan het uiteindelijk inrichten en implementeren van het systeem. Ook moeten beheerder en gebruikers getraind en opgeleid worden. Alles bij elkaar kost zo’n SharePoint implementatie veel tijd, energie en mankracht.

Het kan het waard zijn als je een hiervoor de mankracht, budget en planning heeft om dit project te managen (én te blijven managen), maar er zijn goedkopere alternatieven (in termen van tijd en geld) voor SharePoint. Ook hebben die vaak betere functionaliteiten die al standaard in dat pakket zitten, zonder dat dit er extra bij gebouwd moet worden.

Een DMS of BPM-systeem

Voor SharePoint, fileservers en niet-werkende intranetten bestaan gelukkig veel alternatieven. Twee lichten we er graag uit: een documentmanagementsysteem (een DMS) en een Business Process Managementsysteem (een BPM systeem).

Een DMS is een systeem waarbij documenten centraal opgeslagen en opvraagbaar zijn. Vaak wordt een DMS omschreven als een ‘digitaal archief’ waarin alle documenten eenvoudig terug te vinden zijn. Het lost de beheerproblemen van een fileserver op, maar niet alle DMS’en zijn even intuïtief, functioneel en gebruiksvriendelijk. En misschien wil je wel meer: vaak willen organisaties een combinatie van ‘hard’ documentmanagement (met versiebeheer, meta-informatie en audittrails), maar met een ‘zacht’ randje in de vorm van een sociaal intranet (geen installaties, intuïtief en modern design, online benaderbaar en persoonlijke dashboards).

BPM-systemen zijn systemen om jouw bedrijfsprocessen in te beschrijven, te managen en te verbeteren. Er bestaan veel verschillende smaken in BPM-systemen, variërend van een simpele procesteken-tool tot aan grote enterprise paketten. De term BPM-systeem is erg breed en er wordt veel onder verstaan. Lees in deze blog meer over de verschillende smaken van BPM-systemen.

Onze eigen software: Scienta

Natuurlijk mag onze eigen software, Scienta, niet ontbreken in deze lijst.

Scienta is cloudsoftware om organisaties beter te managen. Onze klanten, actief in zo’n beetje elk denkbare branche, gebruiken Scienta als basis voor hun managementsysteem, als interne kennisbank of als intranet. Ideaal voor documentmanagement, kennismanagement, procesmanagement of, misschien, elke andere vorm van ‘management’.

Benieuwd? Oordeel zelf met een gratis demo van Scienta.

Als laatste: a fool with a tool…

Systemen en software zijn tools: gereedschap om een dieperliggend probleem te helpen oplossen. En net zoals het aanschaffen van een hamer niet zorgt voor waterpas schilderij aan de muur, zorgt het aanschaffen van een nieuw systeem er ook niet voor dat alles ineens veranderd. Een softwaresysteem is net zo krachtig als de organisatie en de mensen die het gebruiken.

Bovenstaande lijst met systemen is niet volledig. Ook bestaat er vaak overlap tussen systemen, zoals een intranet en een DMS die prima naast elkaar kunnen werken. Soms kan één systeem voldoende zijn om je informatieprobleem op te lossen, soms zijn er drie systemen nodig om het probleem helemaal te tackelen.

Praten met één van onze expert over jouw informatie probleem? Stuur ons een bericht of bel ons op 0341 700 255 . We helpen je graag verder!