Succesverhaal - Porto Editora

Uitdagingen

Voordat de uitgeverij met WoodWing werkte, had Porto Editora een standalone DAM -oplossing en een apart informatie beheer systeem waarop mensen voor een bepaald project hun werkzaamheden en tijd op konden aangeven. Degene die vervolgens aan het project ging werken moest dan de DAM openen om de bestanden te zoeken, zijn of haar werk doen, de bestanden weer naar de DAM versturen en zijn of haar werkzaamheden in het informatiebeheersysteem invoeren. Aangezien er ongeveer 10 mensen aan een bepaald boek werken – waaronder auteurs, ontwerpers, layout professionals, fotografen en revisoren - was dit een omslachtig proces. 

Voor wat betreft digitale productie bevond Porto Editora zich nog steeds in een overgangsfase. Multichannel output mogelijk maken voor zowel digitaal als print was een belangrijke overweging om het bedrijf toekomstbestendig te maken, zodat klanten tussen verschillende kanalen kunnen kiezen. Porto Editora heeft daarbij een eenvoudig productieproces voor ogen waarbij dezelfde content bron alle output genereert.

Vereisten

Tijdens het beoordelen van potentiële oplossingen ter ondersteuning van het productieproces stelde Porto Editora de volgende eisen, naast multichannel en het stroomlijnen van de uitgeefprocessen: 

• Een open technologische architectuur 
• Integratie met Adobe-software 
• Contentgericht (zoeken, browsen, zoekterm, plannen, creëren, beheren, uitgeven) 
• Workflowoverzicht 
• Editor toegankelijk voor zowel interne als externe bijdragen 
• Integratie API 
• DAM-integratie 

Oplossing 

In samenwerking met WoodWing's partner Qonqord voor de implementatie en het systeem beheer implementeerde Porto Editora WoodWing's DAM- en contentproductie oplossingen. Zo kon de organisatie zijn twee systemen consolideren in een geïntegreerde oplossing en profiteren van de workflowfunctie voor een sneller en transparanter contentcreatieproces. 

Er zijn drie grote voordelen aan werken met WoodWing Studio (eerder WoodWing Enterprise). Ten eerste heb je dankzij het overzicht van de workflow eenvoudig toegang tot het systeem en kun je zien in welke fase een boek zich bevindt. Ten tweede geeft de workflow richting aan de manier waarop contentcreatie en goedkeuringsprocessen door de verschillende teams lopen. En ten derde zorgt de open architectuur van WoodWing's producten ervoor dat we deze continu kunnen verbeteren en aanpassen aan onze behoeften.

 

Rui Pereira, Pre-press director at Porto Editora

Resultaten

'De integratie van Woodwing Assets met onze PIM helpt ons bij het efficiënt uitgeven van productinformatie, zowel op websites als in catalogi en brochures, gemaakt met Indesign. Dit maakt alle dagelijkse activiteiten van de marketingafdeling veel eenvoudiger.' 

'De link met onze op maat gemaakte PIM heeft ontzettend veel communicatie problemen opgelost en de foutmarges met betrekking tot de technische informatie op productwebsites verminderd.' 

Betere zichtbaarheid digitale assets 

• Dankzij de betere zichtbaarheid en transparantie van workflowstatus en overzicht heeft Porto Editora nu minder revisie- en feedbackrondes nodig voor het uitgeven van een boek. Hierdoor is er mee tijd om te investeren in onder andere contentkwaliteit. 
• De combinatie van WoodWing Assets en WoodWing Studio houdt in dat workflow en asset management in een enkel systeem kan worden geconsolideerd. 
• Porto Editora is nu klaar om de transitie naar digital publishing vanuit een bron te maken. Dankzij de flexibiliteit van de WoodWing-oplossingen kan het bedrijf zijn productieprocessen opnieuw vormgeven. 

Samen met de product en technologieteams van Porto Editora hebben we de WoodWing-tools geïntegreerd in de bestaande Porto Editora IT-omgeving en zo de beste oplossing voor de klant gecrëerd. We verwachten dat toekomstige WoodWing Studio-versies een steeds grotere rol zullen spelen in het ondersteunen van uitgevers wereldwijd bij hun print- en digitale productieprocessen.

Hans Fermont, Director at Qonqord