Succesverhaal - Sodexo

Alle personeelsdossiers in één centraal online archief

In april 2015 is de personeelsafdeling van Sodexo verhuisd naar een nieuw pand. De papieren personeelsdossiers zijn niet meeverhuisd. In plaats daarvan is de organisatie overgegaan op het online digitaal archiefsysteem WoodWing Xtendis waarin alle personeel gerelateerde documenten kunnen worden opgeslagen. Omdat deze oplossing wordt beheerd in het WoodWing datacenter heeft Sodexo geen aanvullende ICT-investeringen hoeven te doen.

Online personeelsarchief extra beveiligd

Sodexo werkt met persoonsgegevens en daarom zijn er bij de overgang naar een digitaalpersoneelsarchief de uitgebreide beveiligingsmogelijkheden van WoodWing Xtendis ingezet, zowel op functioneel- als op documentniveau. Zo is naast de waarborging van de authenticiteit van een document, ook de afscherming voor het raadplegen van een document ingeregeld. Persoonlijke documenten welke alleen door de personeelsafdeling geraadpleegd mogen worden, zijn dan ook alleen door die gerechtigde personen op te vragen. Daarnaast is per gebruiker in Xtendis vastgelegd welke functionaliteit voor welke documenten gebruikt mag worden.

Honderden briefsoorten automatisch gearchiveerd in het juiste digitale personeelsdossier

De inzet van WoodWing Xtendis zorgt voor tijdsbesparing bij het archiveren van documenten door een aantal handelingen te automatiseren. Zo wordt de grote stroom van verschillende documenten die door de afdeling personeelszaken met medewerkers worden gedeeld, voorzien van een QR-code. Dankzij deze QR-code worden deze documenten volledig automatisch in het juiste personeelsdossier gearchiveerd, in de goede categorie ingedeeld, het correcte documenttype toegekend en het juiste afschermingsniveau ingesteld.

Uitgaande documenten die door een medewerker ondertekend dienen te worden, worden op het moment van versturen met de status ‘ongetekend’ automatisch vastgelegd in het digitale dossier. Deze status verandert in ‘getekend’ zodra het document getekend retour komt. Op deze manier is het voor de personeelsafdeling mogelijk om automatisch te bewaken welke documenten nog niet getekend retour zijn gekomen.

En dan is het ook nog mogelijk voor de medewerkers van Sodexo om rechtstreeks vanuit MS Outlook, MS Word en Excel met één druk op de knop documenten digitaal in het Xtendis-archief te plaatsen.

Personeelsdocumenten snel online opzoeken op verschillende manieren

Het raadplegen van documenten in WoodWing Xtendis gebeurt via een beveiligde webbrowser-sessie. Hierdoor kan het management vanuit iedere locatie een dossier raadplegen. Het zoeken naar documenten gebeurt veelal op dossierniveau, maar kan ook op basis van één of meerdere kenmerken zoals categorie, datum, combi van deze twee of willekeurige woorden uit het document dankzij de Full-Text-functionaliteit. De kracht van Xtendis is dat er ook dwarsdoorsnedes door alle dossiers gemaakt kunnen worden. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk een overzicht te genereren van alle legitimaties die verlopen zijn of binnen een bepaalde periode gaan verlopen.

Automatische aanmaak personeelsdossiers dankzij koppeling met SAP

Sodexo maakt gebruik van SAP voor onder andere de registratie van haar personeelsgegevens.

Periodiek levert Sodexo aan WoodWing Xtendis een bestand met daarin personeelsgegevens uit SAP (NAW-gegevens, functie, vestiging et cetera). Xtendis maakt op basis van dit bestand automatisch dossiers aan of update de reeds aanwezige informatie in Xtendis bijvoorbeeld bij een verhuizing, naamswijziging of functiewijziging. Hierdoor worden de personeelsgegevens centraal beheerd vanuit SAP en is het niet mogelijk om een niet bestaand personeelslid in te voeren.

De koppeling van WoodWing Xtendis met SAP biedt nog meer grote voordelen onder meer op het gebied van veiligheid. Zo levert SAP aan Xtendis de locatie aan waar de medewerker werkt en een bestand van de managers die verantwoordelijk zijn voor de desbetreffende locatie, iets wat zeer regelmatig wijzigt bij Sodexo. Xtendis bepaalt op basis daarvan dagelijks welke dossiers voor welke managers beschikbaar zijn.

Binnen een dossier is op basis van het documenttype vastgelegd of alleen de mag zien of ook de desbetreffende manager.

De mogelijkheden van Xtendis in nabije toekomst stapsgewijs verder uitgebreid

Met de inzet van WoodWing Xtendis beheert Sodexo nu met gemak de 5400 personeelsdossiers. Vanwege het succes van Xtendis worden de mogelijkheden verder uitgebreid. Zo is het in de nabije toekomst mogelijk om vanuit Xtendis per e-mail de medewerkers hun loonstroken toe te sturen. Dit zal weer enorme kostenbesparing opleveren aangaande portokosten, papier en enveloppen.