‘DAM for retail’ buyer's guide: hoe kies je een digital asset management systeem?

De vele touchpoints van retailmarketing...

Het hedendaagse retaillandschap omvat een breed scala aan activiteiten waarbij goederen of diensten aan consumenten worden verkocht. In essentie draait retail om het creëren en versterken van klantrelaties op verschillende touchpoints, om klantloyaliteit en uiteindelijk verkoop te verhogen. Deze touchpoints kunnen zowel online als offline plaatsvinden. Ervaringen in winkels, zoals het doorbladeren van artikelen, het gebruik van paskamers en kassa's zijn traditionele offline touchpoints waar klanten in contact komen met producten en personeel. Digitale touchpoints daarentegen omvatten ervaringen en activiteiten, bijvoorbeeld op de website van het bedrijf, via e-commerce, op sociale mediaplatforms of via mobiele apps. Marketinginspanningen zoals campagnes, advertenties en promotionele evenementen zijn touchpoints die zowel online als offline kunnen plaatsvinden. Elk van deze interacties biedt een kans voor het bedrijf om zijn merkimago te versterken en klantenloyaliteit te bevorderen.

...en hoe je ze op juiste wijze gebruikt

In de snelle wereld van de detailhandel kan het overweldigend (of zelfs onmogelijk) lijken voor de detailhandelaar om alle verschillende soorten content bij te houden die moet worden gemaakt en geserveerd aan al die verschillende soorten klantcontactpunten. Dit is precies waar een Digital Asset Management (DAM) systeem om de hoek komt kijken! Een DAM dient als een gecentraliseerde opslagplaats die het verwerven, organiseren, opslaan en terugvinden van de digitale middelen van een bedrijf (ook wel 'de inhoud' genoemd) stroomlijnt. Assets kunnen productafbeeldingen, merkelementen en visuals en marketingmateriaal zijn, die allemaal hun eigen processen vereisen van creatie tot publicatie. In tegenstelling tot andere opslagsystemen is een DAM specifiek ontworpen om grote hoeveelheden multimediacontent te verwerken. Dit verbetert niet alleen de efficiëntie door kostbare tijd te besparen, maar zorgt ook voor merkconsistentie en schaalbaarheid op alle bovengenoemde touchpoints.

Je zakelijke behoeften begrijpen

OK, dus als we aannemen dat Digital Asset Management inderdaad de oplossing is die jouw zaak op de rails gaat zetten en houden – waar begin je dan?

Het eerste wat je moet doen als je een case voor een DAM-investering bouwt, is een stap terugzetten zodat je kunt uitzoomen en het hele bedrijf als geheel kunt bekijken: welke bedrijfsonderdelen of functionaliteiten maken , of maken gebruik van, digitale assets?

Als je naar het grote geheel kijkt, vind je misschien functies zoals marketing, communicatie, productsourcing, productinformatiebeheer, e-commerce, of verschillende soorten activiteiten in de winkel (zoals reclame in de winkel en in retailmedia, klantenservice, het verzamelen of afhalen van producten voor e-commerce leveringen, enzovoort). Vervolgens is het tijd om dieper te graven: het is van vitaal belang om te begrijpen hoe elk van deze functies verschillende soorten digitale middelen creëert of gebruikt, wie erbij betrokken zijn, en hoe de processen eruit zien. Zelfs binnen één vakgebied, bijvoorbeeld marketing, kunnen verschillende processen door elkaar lopen en meerdere stakeholders betrokken zijn, afhankelijk van waar de assets uiteindelijk worden gepubliceerd (drukwerk, digitaal, of sociale media).

Als je je stakeholders en hun respectievelijke processen kent, zou het vrij eenvoudig moeten zijn om erachter te komen welke soorten technologieën ze gebruiken. Het is goed mogelijk dat je op het gebied van het stroomlijnen van het gebruik van digitale assets, en ook qua standaardisatie en schaalbaarheid van productafbeeldingen, met de toevoeging van een DAM-systeem aan de technische kant van het productinformatiemanagement een enorme efficiëntieslag maakt. DAM- en PIM-systemen (Product Information Management) vullen elkaar vaak aan: DAM zou kunnen werken als de single source voor het oplaan en publiceren van productassets van en naar alle kanalen, terwijl PIM leidend is voor het beheren van de productgerelateerde gegevens (die DAM op zijn beurt zou kunnen gebruiken; het gaat immers om metadata die de vindbaarheid van je assets écht vergroot en het levenscyclusbeheer ervan automatiseert). In een ecosysteem waarin het aantal producten en de daaraan gerelateerde gegevens voortdurend groeit en wordt bijgewerkt, is het van vitaal belang om de processen te automatiseren en zo realtime mogelijk te houden.

De belangrijkste functies voor je DAM-systeem

Bij het kiezen van een DAM-systeem zouden retailbedrijven prioriteit moeten geven aan functies die hun activiteiten stroomlijnen en hun contentgerelateerde strategieën verbeteren. Een belangrijk kenmerk is logischerwijs een intuïtieve gebruikersinterface die gebruiksgemak garandeert voor alle teamleden, ongeacht hun technische expertise. Als een DAM aan die voorwaarde van gebruiksgemak voldoet, kunnen gebruikers zich concentreren op en genieten van hun werk, in plaats van zich te laten frustreren door het werken met een (te) ingewikkeld systeem. Het DAM-systeem moet daarnaast ook geavanceerde zoekmogelijkheden bieden, zodat gebruikers snel assets kunnen vinden met behulp van taxonomieën, metadata en vocabulaires, tags, en misschien zelfs door kunstmatige intelligentie (AI) gestuurde tagging-functionaliteiten met betrekking tot zoek- of metadata.

Naast AI-functionaliteiten bij het zoeken, is het goed om rekening te houden met de mogelijkheden tot uitbreiding die het systeem biedt als het gaat om AI-functionaliteiten in het algemeen. AI kan van grote waarde zijn bij het verbeteren en opschalen van verschillende terugkerende processen. AI kan bijvoorbeeld worden ingezet om het bewerken en harmoniseren van binnenkomende productassets te automatiseren door achtergrondverwijdering, kleurcorrecties, enzovoort, te automatiseren.

Ook schaalbaarheid is van vitaal belang: het DAM-systeem moet kunnen meegroeien met het bedrijf en een toenemende hoeveelheid assets aankunnen zonder dat dit ten koste gaat van de prestaties. DAM-integraties, bijvoorbeeld met bestaande marketingtools, of productbeheer- of e-commerceplatforms, zijn essentieel voor een naadloze workflow, zodat assets efficiënt over verschillende kanalen kunnen worden gedistribueerd. Zoek naar een DAM dat moderne interfaces (API's) biedt om ervoor te zorgen dat complexe integraties, die veel data heen en weer sturen, goed worden gefaciliteerd.

Daarnaast zijn robuuste beveiligingsmaatregelen (waaronder algemene informatiebeveiliging, gegevensbescherming, toegangscontroles en audit trails) cruciaal om intellectueel eigendom te beschermen en te voldoen aan de regelgeving voor gegevensbescherming.

Deze eigenschappen zorgen er samen voor dat een DAM-systeem niet alleen voldoet aan de huidige behoeften van een retailbedrijf, maar ook de toekomstige groei en evolutie in het steeds veranderende digitale landschap ondersteunt.

Je toekomstige DAM en de bijbehorende investering evalueren

Bij het evalueren van de verschillende leveranciers van DAM-software voor de retailsector is het cruciaal om de beoordeling te centreren rond de specifieke use cases van je bedrijf. Dit betekent dat je de unieke behoeften van jouw bedrijf én hoe een DAM-systeem deze behoeften kan ondersteunen, goed moet begrijpen. Heeft jouw bedrijf bijvoorbeeld een sterke online aanwezigheid, dan heb je waarschijnlijk een voorkeur voor de leveranciers die robuuste e-commerce-integraties bieden. Als je bedrijf daarentegen meer aan de traditionele kant zit, met veel fysieke, gedrukte output, kan het een goed idee zijn om ervoor te zorgen dat je DAM juist de creatieve toolset en workflows ondersteunt die je al gebruikt.

Noteer, beschrijf en prioriteer alle functionaliteiten die je van je DAM-systeem verwacht en leg ook uit waaróm je ze nodig hebt. Dit maakt het gemakkelijker om de beste match voor jouw specifieke bedrijfsbehoeften te vinden, omdat je met een lijst van features makkelijk kunt vergelijken en vervolgens evalueren. Het creëren van buyer personas voor alle verschillende gebruikers op basis van hun specifieke gebruikersprofiel en de bedrijfsprocessen waarbij ze zijn betrokken, is een goede manier om hiermee te beginnen.

Het is ook verstandig om het DAM-systeem te testen en te evalueren voordat je tot aanschaf overgaat (‘proof of concept’). Vraag een proefperiode of een demo aan om te zien hoe het systeem presteert met assets en processen uit jouw bedrijfspraktijk. Deze praktische ervaring kan voorkomen dat je ‘een kat in de zak koopt’ – een gevreesd scenario waarbij je jezelf tekort hebt gedaan met een duur DAM-systeem dat niet aan je behoeften voldoet.

De ondersteuning van je leverancier is een andere belangrijke overweging: zoek naar leveranciers die uitgebreide training, goede klantenservice, en adequate technische ondersteuning bieden om problemen snel en goed op te lossen. Hoe groter je operationele activiteiten, des te belangrijker het is om deskundige hulp bij de hand te hebben – waar en wanneer je die nodig hebt. Zorg er ook voor dat de DAM-leveranciers die je overweegt toekomstbestendig zijn. Het is belangrijk dat ze over een trackrecord beschikken dat aantoont dat ze hun systeem kunnen updaten op basis van veranderende bedrijfsbehoeften in de markt of bij hun eigen klanten, en dat ze kunnen en willen meegroeien met de groei van jouw bedrijf.

Een typische ‘best practice’ als het om de aanschaf van een DAM-tool gaat, is om de total cost of ownership (TCO) te berekenen en een business case te evalueren voor álle DAM-systemen die je vergelijkt tijdens het aankoopproces. Dit omvat niet alleen de initiële aankoopprijs, maar ook lopende kosten zoals licenties, onderhoud, upgrades, integraties en extra modules of functies die je in de toekomst mogelijk nodig hebt. Wat zijn de voordelen, besparingen, en efficiëntiewinsten van elk systeem? Als je deze vragen kunt beantwoorden en het cijfermatig kunt staven, zit je midden in een solide besluitvormingsproces en ben je op weg naar een verstandige investering – met een ROI die daarbij past.

Door deze factoren zorgvuldig te overwegen, kun je een DAM-leverancier vinden die niet alleen voldoet aan je huidige behoeften, maar die je bedrijf ook ondersteunt bij de verdere ontwikkeling ervan. Het juiste DAM-systeem is een investering in de consistentie, efficiëntie, schaalbaarheid, en uiteindelijk ook het succes van je merk op de markt.

Hoe kies je het perfecte DAM-systeem? Gebruik de buyer's guide!

Tegenwoordig is het implementeren van een DAM-systeem in een retailbedrijf niet alleen een verbetering van, maar meer nog een centrale en cruciale investering ín je infrastructuur. Het systeem moet worden afgestemd op de unieke operationele behoeften en contentstrategieën van het bedrijf. Het is geen one-size-fits-all oplossing, maar een ‘levende’ tool die meegroeit met het bedrijf.

Je DAM-systeem moet naadloos integreren met bestaande workflows, en meegroeien met en ondersteuning bieden voor de groeiende opslagplaats van digitale assets van het bedrijf. Het moet uitgebreide en passende beveiligingsfuncties bieden die ongeautoriseerde toegang voorkomen en waardevolle digitale assets beschermen.

De rechtvaardiging voor de aanschaf van een DAM-systeem is gebaseerd op een goed opgebouwde business case en zorgvuldig berekende TCO-schattingen. Deze financiële kaders benadrukken de waarde op lange termijn en het kostenbesparende potentieel van het beoogde DAM-systeem.

Concluderend kunnen we stellen dat een DAM-systeem een essentieel onderdeel is in een retailorganisatie, omdat het in staat is een groot aantal standaardprocessen, die betrekking hebben op de manier waarop een retailbedrijf opereert, te ondersteunen, stroomlijnen, automatiseren en opschalen. Terwijl het retaillandschap blijft evolueren, zal de implementatie van een DAM-systeem proactieve bedrijven onderscheiden van hun (minder (succesvol) proactieve) concurrenten, en tegelijkertijd efficiëntie, innovatie en groei stimuleren.