Succesverhaal – 2-advise

Ik ben vijf dagen in de week intensief met WoodWing Scienta bezig. Twee dagen in mijn rol als externe projectmanager voor Novak waarbij ik  samen met het redactieteam de content actueel houd. De andere drie dagen ben ik bezig met het doorvoeren van de updates in de WoodWing Scienta omgeving van de individuele kantoren, en het waar nodig bijpraten van klanten over de aanpassingen.

De uitdaging

De belangrijkste uitdaging waar 2-advise mee te maken heeft, is het efficiënt en specifiek beheren en up-to-date houden van aanzienlijke hoeveelheden content voor een diverse klantenkring. Dit omvat het aanpassen van de content aan de unieke behoeften van elk van de 90 klanten, wat een aanzienlijke tijdsinvestering en nauwkeurige contentmanagementvaardigheden vereist.

Waarom WoodWing Scienta?

Praktisch vertaalde blauwdruk voor een fictief accountantskantoor
Marcel: “De Novak content is een uitgewerkte blauwdruk voor een fictief accountantskantoor. Lang geleden werd deze content beschikbaar gesteld in de vorm van Microsoft Word-documenten die op cd-roms werden uitgeleverd aan de abonnees. Bij elke update kregen de kantoren een nieuwe cd-rom en moesten ze zelf de wijzigingen doorvoeren. In 2007 werd het Novak kwaliteitssysteem beschikbaar gemaakt via het WoodWing Scienta platform en zag de wereld er plotseling heel anders uit. Elk van de 90 kantoren waar ik voor werk, heeft een eigen WoodWing Scienta omgeving waarin ik de Novak content kantoorspecifiek maak en ervoor zorg dat de content vervolgens actueel blijft. Ik ben de enige in de markt met een dergelijke dienstverlening en doe dit inmiddels al 20 jaar naar volle tevredenheid van mijn klanten.”

Zonder de registratie, distributie en updatemogelijkheden van WoodWing Scienta zou ik mijn klanten nooit op deze manier kunnen bedienen.

Voordelen

Gemak en tijdsbesparing met WoodWing Scienta
“WoodWing Scienta beschikt over een aantal belangrijke functionaliteiten die het beheer van de Novak content een stuk makkelijker maakt en ervoor zorgt dat ik de actuele content eenvoudig kan distribueren. Wijzigingen voer ik vanuit mijn eigen werkplek door in de klantspecifieke omgevingen. Elke wijziging blijft zichtbaar, wat vooral handig is voor de vakinhoudelijke aanpassingen. Op basis van het wijzigingenoverzicht kan ik deze stuk voor stuk met mijn klanten bespreken.”

“Mocht er onverhoopt een keer iets vastlopen bij mijn klanten, dan weet ik dat ik direct kan schakelen met het team achter WoodWing Scienta. Zij weten hoe belangrijk de content voor mijn klanten is en weten van doorpakken. Voor de continuïteit van mijn bedrijf moet ik volume kunnen draaien. WoodWing Scienta biedt mij het gemak en de tijdsbesparing waardoor ik zoveel klanten kan bedienen.”

Het maakt bij WoodWing Scienta niet uit of je een groot bedrijf bent of een eenpitter. Het zorgt in alle gevallen voor flexibele en betrouwbare kennisopslag, -updates en -distributie. Hoe korter de houdbaarheidswaarde van de content, hoe groter de toegevoegde waarde van WoodWing Scienta.

Evaluatie en conclusie

WoodWing Scienta houdt content actueel en vindbaar
“Mijn klanten kunnen er te allen tijde vanuit gaan dat de content in hun eigen WoodWing Scienta omgeving actueel is, ongeacht of zij één of meerdere vestigingen hebben. Je kunt als kantoor ook nooit onbedoeld iets definitief weggooien omdat er altijd een vangnet is waarmee je documenten terug kunt zetten. Dit is het zogenaamde revisiebeheer. Bij de Novak-content is het niet relevant, maar als je zou willen, kun je de rechtenstructuur in WoodWing Scienta zo fijnmazig maken dat elke gebruiker van het systeem alleen die informatie ziet die voor hem of haar relevant is.”

WoodWing Scienta zorgt voor structuur in content. Combineer dat met een sterke zoekfunctie en je kunt elk gewenst stukje informatie in no-time op elke plek ter wereld boven tafel krijgen zolang je maar een internetverbinding hebt.”